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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Microsoft hat vor wenigen Tagen die Versionsnummer "2024" für das nächste Office-Paket bekannt gegeben, das als Dauerlizenz ohne Abonnement erworben werden kann. Als Erscheinungstermin steht derzeit lediglich grob "im Laufe des Jahres" fest, aber es gibt andere interessante Informationen, die Microsoft angekündigt hat. So wird Office 2024 wird nicht die letzte Version sein, die als Dauerlizenz erworben werden kann. Man kann also voraussichtlich 2026/2027 mit mindestens einer weiteren Version rechnen.
Als Office-Anwender bringt man Word nicht unbedingt mit mathematischen Berechnungen in Zusammenhang. Den meisten Anwendern ist wahrscheinlich unbekannt, das Word über eine versteckte Funktion für einfache Berechnungen verfügt. Diese Funktion berechnet zum Beispiel eine einfache Formel wie 2,95*3+174 und kopiert das Ergebnis in die Zwischenablage. Im ersten Teil dieses Tipps zeigen wir Ihnen, wo Sie die entsprechende Funktion finden und wie Sie den Aufruf möglichst komfortabel gestalten. In der nächsten Woche stellen wir Ihnen dann eine fertige Makro-Lösung vor, mit der Sie das Ergebnis einer markierten Rechenaufgabe – ohne Umweg über die Zwischenablage - direkt in den Text einfügen.
FRAGE Ich ärgere mich schon längere Zeit darüber, dass Hyperlinks in Word-Dokumenten nicht direkt per Mausklick geöffnet werden können: Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Link fahren, meldet Word nur "STRG + Klicken um Link zu folgen". Diese Meldung wird standardmäßig angezeigt und das direkte Öffnen per Mausklick blockiert. In einem früheren QuickTipp haben Sie erwähnt, dass es eine Möglichkeit gibt, dieses Verhalten wieder umzustellen. Wie gehe ich dazu vor?
Word bietet einige wenig bekannte Möglichkeiten, um die Dateneingabe deutlich zu beschleunigen. Kennen Sie beispielsweise AUTOTEXTLIST-Felder, um vorgegebene Werte aus einer Dropdownliste auszuwählen und bei denen Sie die einzelnen Eingabepositionen ganz einfach mit F11 anspringen können? AUTOTEXTLIST-Felder funktionieren nach folgendem Prinzip: Für jede (Dropdown-)Liste definieren Sie AutoText-Einträge mit einer gemeinsamen Formatvorlage. Dann richten Sie ein AUTOTEXTLIST-Feld ein, in dem Sie auf die Formatvorlage verweisen. Ein Rechtsklick auf dieses Feld zeigt dann nur die AutoText-Einträge mit der entsprechenden Formatvorlage an. Unser Tipp zeigt die konkrete Vorgehensweise im Detail.
FRAGE In einer Dokumentation muss ich eine Liste aller Dateien erstellen, die sich in einem Festplattenordner befinden. Nun möchte ich die Dateinamen nicht einzeln abtippen. Kann ich eine solche Liste möglichst schnell in ein Word-Dokument einfügen? Mir ist bewusst, dass sich dazu ein VBA-Makro einsetzen lässt, aber ich suche nach einer möglichst einfachen Lösung, die ohne Programmierung auskommt. Haben Sie dazu einen Tipp?
Eventuell kennen Sie das Problem, dass Word in einer Tabelle die erste Zeile sehr merkwürdig formatiert: Word wendet so etwas wie einen Blocksatz an. Dabei werden aber nicht die Abstände zwischen den Wörtern so angepasst, dass der Text exakt vom linken bis zum rechten Ende der Tabellenzelle reicht. Word vergrößert vielmehr die Abstände zwischen den einzelnen Buchstaben. Unklar ist auf den ersten Blick, wie man diese Formatierung wieder rückgängig machen kann, zumal als Absatzformat "linksbündig" - und nicht etwa "Blocksatz" - eingestellt ist.
Mit den Tastenkombinationen Strg + F6 und Strg + Umschalt + F6 können Sie zwar jeweils in das nächste oder vorhergehende Dokumentfenster blättern, aber es fehlt eine Möglichkeit, bestimmte Fenster gezielt auszuwählen. Wenn Sie regelmäßig mit Projekten arbeiten, die aus mehreren Dateien bestehen, wären daher einige zusätzliche Tastenkombinationen besonders nützlich. Mit unserem Tipp erreichen Sie, dass Sie die ersten neun geöffneten Fenster mit Strg + Umschalt und der entsprechenden Nummer direkt auswählen können (zum Beispiel Strg + Umschalt + 1 für das erste, Strg + Umschalt + 2 für das zweite Fenster usw.).
Viele Anwender entscheiden sich in der Entstehungsphase eines Textes für einen sogenannten doppelzeiligen Ausdruck, um die zusätzliche Leerzeile zwischen den Textzeilen für Korrekturen und Anmerkungen zu nutzen. Da Sie diese Darstellung in der Regel nur einmal benötigen und ansonsten eine "normale" Ausgabe ohne Leerzeilen wünschen, sollten Sie unseren Trick zum temporären Umschalten auf doppelzeiligen Ausdruck kennen.
FRAGE Sie hatten kürzlich in einer Helpline von SmartTools Word Weekly beschrieben, wie sich ein markierter Textabschnitt schnell in ein anderes Dokument kopieren oder verschieben lässt. Dabei verwenden Sie hauptsächlich Tastaturverfahren wie Strg + C und Strg + V. Es geht aber auch durch einfaches Ziehen mit der Maus (Drag & Drop). Vielleicht können Sie diese Technik auch noch für andere Anwender genauer beschreiben.
Im Rahmen der Februar 2024-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist und die auch Word betrifft. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
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