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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Was tun, wenn Word Rechtschreibfehler bemängelt, die eigentlich gar keine sind, - beispielsweise Eigennamen oder wenig gebräuchliche Fachbegriffe? Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie bereits einige Verfahren kennengelernt, mit denen sich die Korrekturfunktionen von Word verfeinern lassen. In diesem zweiten Teil stellen wir Ihnen eine interessante Alternative mit Hilfe von Formatvorlagen vor. Schauen Sie selbst.
FRAGE Ich stelle immer wieder fest, dass der Textkörper auf jeder Seite eines Dokuments unterschiedlich hoch ausfällt. So ist zum Beispiel auf der ersten Seite etwas mehr Platz bis zum unteren Papierrand als auf der zweiten Seite. Besonders auffällig ist das bei mehrspaltigen Dokumenten, bei denen manchmal nicht einmal die Spalten einer einzigen Seite gleich lang sind. Kann man dieses Layoutverhalten irgendwie beeinflussen?
Die Rechtschreibprüfung ist für gewöhnlich eine große Hilfe beim Schreiben mit Word. Nur manchmal schießt sie über das Ziel hinaus, wenn sie immer wieder Begriffe bemängelt, die gar nicht falsch geschrieben sind. Meist sind das Fachbegriffe oder Eigennamen. Die muss Word auch nicht unbedingt kennen. Es wäre aber schön, wenn sie die Rechtschreibprüfung als korrekte Wörter einstufen würde. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die Korrekturfunktionen von Word entsprechend erweitern.
FRAGE Ich möchte einen grafischen Rahmen um die gesamte Seite ziehen. Prinzipiell funktioniert das auch mit dem Befehl Seitenlayout-Seitenhintergrund-Seitenränder und den Optionen auf der Registerkarte "Seitenrand". Leider wird der Rahmen aber nicht vollständig ausgedruckt. Sowohl auf dem Papier als auch in der Seitenvorschau schneidet Word etwa 2 bis 3 Millimeter vom unteren Ende ab. Welche Einstellungen muss ich ändern, damit der Rahmen komplett angezeigt wird?
Mit dem neuen SmartTools ChatGPT-Assistant 1.6 können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt aus Word nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung. Mit der neuen Version 1.6 können Sie auch komplett neue Texte erstellen und in Word einfügen lassen.
Wenn Sie Word 365 einsetzen und die neuesten Updates installiert haben, hat sich auch bei Ihnen vor kurzem die Darstellung des Formatvorlagenkatalogs geändert (Menübandgruppe Start-Formatvorlagen). Die meisten Anwender sind damit sehr unzufrieden: während vorher eine Vorschau mit den ersten Buchstaben des Alphabets und darunter mit die Namen der jeweiligen Formatvorlagen angezeigt wurden erscheint jetzt nur noch eine Vorschau, bestehend aus dem Formatvorlagennamen. Weil die Symbole breiter geworden sind, reduziert sich gleichzeitig die Anzahl der standardmäßig sichtbaren Formatvorlagen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie wieder zur alten Formatvorlagendarstellung zurückzukehren.
FRAGE Mir gelingt es einfach nicht, den Text in den Zellen einer Word-Tabelle komplett mittig auszurichten. Die horizontale (zentrierte) Ausrichtung ist kein Problem. Es scheitert aber an der vertikalen Ausrichtung, also der Zentrierung zwischen oberem und unterem Zellenrand. Selbst mit den Einstellungen im Dialogfenster der Tabelleneigenschaften bin ich nicht weiter gekommen. Können Sie mir eine Lösung anbieten?
Einige Anwender speichern Word-Dokumente vorübergehend auf dem Windows-Desktop, um sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell wieder bearbeiten zu können. Gewöhnlich werden die Dokumente auf dem Desktop als Symbole mit dem üblichen Word-Icon angezeigt. Es kann aber auch sein, dass stattdessen ein Vorschaubild der ersten Dokumentseite erscheint. Zwei Faktoren sind verantwortlich, wenn Word-Dokumente auf dem Desktop - oder generell im Windows-Explorer - als Vorschaubildchen angezeigt werden.
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.3 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
Sie können in Word bekanntlich verschiedene Standardformen (Rechtecke, Kreise usw.) einfügen. Dabei verwendet Word aber immer einen blauen Hintergrund mit Rahmen. Und Text, den Sie der Form hinzufügen, erscheint in Weiß. Wenn Ihnen diese Vorgaben nicht gefallen, müssen Sie sie nicht immer wieder manuell anpassen. Die Vorgaben für die Hintergrundfarbe und die Rahmeneinstellungen können Sie relativ leicht ändern. Damit diese Vorgaben nicht nur für das aktuelle Dokument gelten, sondern für alle neuen Standarddokumente, nehmen Sie die Änderungen direkt in der Vorlagendatei NORMAL.DOTM vor.
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