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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Ein versehentlich gelöschtes Dokument oder ein Festplattenausfall sind nur zwei mögliche Szenarien für einen ärgerlichen Datenverlust. In der Regel resultiert daraus eine zeit- und kostenintensive Wiederherstellung der verlorenen Daten. Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.0 für Word müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen, denn das Gratis-Tool legt mit jedem Speichervorgang automatisch eine Kopie des aktuellen Dokuments in einem beliebigen Ordner ab. Bei Problemen mit einem Originaldokument können Sie dann sofort auf eine Kopie zum Beispiel in einem Serververzeichnis, einer externen Festplatte oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) zurückgreifen. Dieser Tipp zeigt unser beliebtes Add-In im Praxiseinsatz.
In diesen Tagen wird Microsoft Word 40 Jahre alt. Am 25. Oktober 1983 wurde die erste Word-Version vorgestellt, die allerdings noch nicht unter Windows oder MacOS, sondern unter dem textbasierten MS-DOS lief. Word war in den ersten Jahren zwar erfolgreich, aber bei weitem nicht so verbreitet wie heute. WordStar, WordPerfect und Euroscript (XyWrite) waren die stärksten Konkurrenten (Funfact: George R. R. Martin schreibt seine Bücher wie "Game of Thrones" immer noch auf einem alten DOS-Rechner mit WordStar 4.0). Das Feld lichtete sich erst, als Windows immer populärer wurde.
Aus der Hilfefunktion sind Sie es gewohnt, dass Fachbegriffe farblich hervorgehoben werden. Ein Mausklick zeigt dann ein Popup-Fenster mit Erläuterungen an. Eine solche Funktion wäre beispielsweise in technischen Dokumentationen hilfreich, die Sie mit Word erstellen und an Kunden weitergeben. Word stellt eine solche Funktion zwar nicht direkt zur Verfügung, aber mit dem kleinen Trick aus diesem Tipp der Woche können Sie solche erläuternden QuickInfos zu beliebigen Begriffen anzeigen.
In der letzten Woche haben wir über einen ärgerlichen Fehler mit der häufig eingesetzten Funktion Änderungen nachverfolgen berichtet, der zu einigen Missverständnissen führen: Die Darstellung von gelöschtem und hinzugefügten Inhalten wird umgedreht. Neuer Text erscheint also als gelöscht und gelöschter Text als hinzugefügt. Nachdem dieses Problem inzwischen behoben wurde, gibt es nun zwei weitere Fehler.
FRAGE In vielen Dokumenten setze ich die automatische Silbentrennung von Word ein. In manchen Fällen führt das aber zu Trennungen an Wortpositionen, die mir nicht gefallen. So trennt Word zum Beispiel auch das Wort "oder", was laut Rechtschreibung korrekt sein mag, aber in meinen Augen nicht erwünscht ist. Auch an anderen Stellen kommt es mitunter vor, dass Word direkt nach dem ersten Buchstaben trennt, wenn dieser einzelne Buchstabe die erste Silbe eines Wortes bildet. Gibt es eine Möglichkeit, unerwünschte Silbentrennungen zu unterbinden?
Viele Anwender nutzen die Funktion Änderungen nachverfolgen, wenn Dokumente im Team erstellt und bearbeitet werden. Jede Änderung wird zunächst markiert und neben der ursprünglichen Fassung angezeigt. Am Ende kann dann entschieden werden, welche Änderungen tatsächlich übernommen oder verworfen werden. Microsoft weist darauf hin, dass es seit einem der letzten Microsoft 365-Updates ein kritisches Problem bei der Anzeige der Änderungen gibt: Die Darstellung von gelöschtem und hinzugefügten Inhalten wird umgedreht. Neuer Text erscheint also als gelöscht und gelöschter Text als hinzugefügt.
Innerhalb eines Dokuments können Sie zwar unterschiedliche Einstellungen für die erste Seite und die folgenden Seiten vornehmen. Aber was ist, wenn Sie mehrere Exemplare eines kompletten Dokuments drucken und dabei das zweite, dritte usw. Exemplar mit einem Wasserzeichen versehen möchten, um diese Exemplare zum Beispiel als Kopien zu kennzeichnen? Eine unterschiedliche Behandlung einzelner Druckexemplare ist in Word nicht vorgesehen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen aber, wie Sie das Ziel mit einer Makrolösung erreichen.
Angenommen Sie haben einen Serienbrief erstellt und mit einer Excel-Tabelle verbunden. Nun möchten Sie die Vorschaufunktion nutzen, um die Serienbriefe an die einzelnen Empfänger zu kontrollieren. Das ist insofern schwierig, als im Menüband-Register Sendungen nur die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse zu sehen ist. Die Schaltfläche können Sie anklicken und über das aufklappende Menü zum jeweils nächsten oder vorherigen Datensatz springen. Zum Weiterblättern müssen Sie aber immer wieder das Menü aufklappen, was sehr lästig ist. Besser wäre es, wenn das Menü aufgeklappt bliebe oder wenn zumindest die Schaltflächen zum Blättern in den Datensätzen ständig verfügbar wären.
Microsoft hat vor einigen Tagen auf einen neu entdeckten Fehler beim PDF-Export in Word 365 hingewiesen. Normalerweise gehen Sie davon aus, dass Hyperlinks in den PDF-Dateien genauso funktionieren wie im Word-Dokument. Das ist allerdings nicht der Fall, wenn die Hyperlinks einen Bindestrich enthalten. Bei Dokumenten in deutscher Sprache (und in jeder anderen Sprache außer "Englisch") wird der Bindestrich im Hyperlink verdoppelt, so dass der Link nicht mehr funktioniert. Ein Update soll das Problem beheben.
Dass sich Word die letzte Position und Größe eines Aufgabenbereichs nicht merkt, kann zum Ärgernis werden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen deshalb eine Makrolösung vor, mit der Sie Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder das Fenster für Formatvorlagen immer dort platzieren, wo Sie es gerne möchten. Die Positionierungsmakros für einige häufig genutzte Aufgabenbereiche haben Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Darin stellen Sie mit Zahlenwerten ein, in welchem Abstand vom linken und oberen Bildschirmrand der Aufgabenbereich angezeigt werden soll und wie hoch und breit er sein soll. Die optimalen Werte finden Sie so aber nur durch Experimentieren heraus. Besser wäre es, wenn Sie den gewünschten Aufgabenbereich zunächst selbst in der gewünschten Form auf dem Bildschirm platzieren und die entsprechenden Positionsangaben anhand dieses Beispiels ermitteln. Das lässt sich mit einem weiteren VBA-Makro erreichen, das Sie nach demselben Prinzip wie die Positionierungsmakros erstellen.
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