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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit den neuen September 2023-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Word 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann die standardmäßig aktivierte geschützte Ansicht umgangen werden, wenn der Anwender ein manipuliertes Dokument öffnet, das heruntergeladen oder in einer E-Mail empfangen wurde. Über ein Makro könnte so zum Beispiel Schadsoftware eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine bestimmte Textstelle automatisch in die Kopfzeile übernehmen möchten. Beim Erstellen von Agendas nehmen Sie zum Beispiel immer die letzte Agenda, passen den Inhalt an und speichern sie unter einem neuen Namen. Das Datum der Sitzung steht dabei sowohl im Text als auch in der Kopfzeile. Effektiv wäre es, das Datum aus dem Text automatisch in die Kopfzeile zu übernehmen, so dass Sie es nur einmal eingeben müssen. Unser Tipp zeigt, wie es geht.
FRAGE Word erstellt automatisch eine Standardvorlage namens NORMAL.DOTM - das heißt, eine Vorlage, in der Makros gespeichert werden können. Ich nutze Makros nicht und darum scheint es mir im Hinblick auf Makroviren riskant, eine "makrofähige" Vorlage einzusetzen. Kann ich irgendwo einstellen, dass Word mit einer Standardvorlage arbeitet, in der Makros von vornherein ausgeschlossen sind? Oder kann ich die Vorlagendatei NORMAL.DOTM einfach in NORMAL.DOTX umbenennen?
Terminabstimmung leicht gemacht: Mit dem kostenlosen SmartTools Monatskalender 2024 für Word fügen Sie Monatskalender mit individuellen Terminhervorhebungen sowie aktuellen Ferien und Feiertagen bis 2025 blitzschnell in Ihre Dokumente ein. Auf diese Weise lassen sich Urlaubs- und Abgabetermine, Fristen, Projektabläufe, Messetermine usw. sehr einfach visualisieren. Der Clou: Mit der aktuellen Version können Sie wichtige und interessante Termine über das Internet in Form eines iCal-Kalenders kostenlos abonnieren und in den Monatskalender übernehmen. Die Monatskalenderblätter sind kompakt, frei formatierbar und lassen sich problemlos in alle beliebigen Dokumente einfügen. Dieser Tipp zeigt die Bedienung unseres beliebten Assistenten.
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Unser Tipp liefert die Lösung.
FRAGE In unserem Team arbeiten wir viel mit Word-Dokumenten, die Links zu anderen Word- oder Excel-Dateien enthalten. Die Links verweisen auf Inhalte aus gemeinsam genutzten OneDrive-Ordnern. Mich stört allerdings, dass die verlinkten Online-Dokumente immer in meinem Browser geöffnet werden und nicht direkt in dem auf meinem PC installierten Word bzw. Excel. Aus dem Browserfenster kann ich die Datei zwar per Mausklick in der Desktop-Anwendung öffnen. Diesen zusätzlichen Schritt möchte ich mir aber gerne ersparen. Gibt es vielleicht einen Trick, verlinkte Dokumente sofort in meinem Desktop-Word zu öffnen?
Angenommen Sie haben zwei Dokumente, bei dem einen handelt es sich um die Übersetzung des anderen Dokuments. Nun möchten Sie beide Dokumente so zusammenfügen, dass auf der linken Seite der Originaltext steht und rechts daneben die Übersetzung. Ob diese Aufgabe gelingt, hängt davon ab, wie Ihre Dokumente aufgebaut sind. Wenn sich die Absätze der beiden Dokumente exakt zuordnen lassen - das heißt, wenn der erste Absatz im zweiten Dokument die Übersetzung des ersten Absatzes im Original ist, der zweite Absatz die Übersetzung des zweiten Absatzes usw. - dann können Sie beide Dokumente mit Hilfe einer Tabelle sehr schön nebeneinander anordnen. Das geht so.
Wenn Sie VBA-Makros in Word 365 nutzen, haben Sie in den letzten Monaten eventuell festgestellt, dass sie plötzlich langsamer ausgeführt werden als gewohnt. Das Problem ist etwas schwer zu fassen, weil es nicht bei jedem Makro spürbar ist und auch von der Komplexität der ausgeführten Befehle abhängt. Mittlerweile hat Microsoft die langsamere Ausführung mit Word 365-Releases aus den letzten Monaten allerdings bestätigt und ein Update zur Verfügung gestellt, das das Problem beheben soll.
Word und die übrigen Anwendungen des Office 365-Paketes senden regelmäßig Diagnosedaten an Microsoft. Das passiert unbemerkt im Hintergrund und immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die sich hier mehr Kontrolle wünschen. Ganz ausschalten lässt sich die Übertragung von Diagnosedaten leider nicht. Sie könnten höchstens die Internetverbindung Ihres PCs kappen. Aber dann funktionieren auch andere Word-Dienste nicht mehr – zum Beispiel die Diktierfunktion oder die Recherchefunktion. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Studie in Auftrag gegeben, die das Abrufen von Diagnosedaten durch Microsoft 365 näher beleuchtet. Immerhin wird dort ein undokumentierter Registry-Eintrag erwähnt, mit dem Sie den Umfang der an Microsoft gesendeten Diagnosedaten so weit wie möglich einschränken können.
FRAGE In einem Dokument sollen bestimmte Informationen an mehreren Stellen verwendet werden. Ich möchte zum Beispiel ein Aktenzeichen sowohl auf Seite 1 als auch irgendwo auf Seite 5 und Seite 7 einfügen. Lässt sich das so weit automatisieren, dass ich dieses Aktenzeichen nur einmal auf Seite 1 eingebe und es dann automatisch auf den anderen Seiten wiederholt wird? Auch Änderungen des Aktenzeichens sollten sich automatisch an den anderen Stellen bemerkbar machen.
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