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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Nehmen wir an, dass Sie eine Vorlage für Einladungen erstellt haben, die ich je nach Anlass individuell anpassen möchten. An einer Stelle soll natürlich auch das Einladungsdatum stehen. Dabei soll auch der Wochentag ausgegeben werden. Um Fehler auszuschließen, sollte Word den Wochentag automatisch eintragen, so wie das auch mit dem Befehl Einfügen-Text-Datum und Uhrzeit geht. Dieser Befehl fügt aber immer nur das aktuelle Datum ein. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie ein beliebiges Datum abfragen und so einfügen können, dass automatisch der Wochentag ergänzt wird.
In Word 365 verwenden Sie den Microsoft Editor, um Rechtschreibung und Grammatik des aktuellen Dokumentes zu prüfen. Eines der letzten Microsoft 365-Updates sorgt dafür, dass die Benutzeroberfläche auf Englisch angezeigt wird, obwohl die Prüfung selbst weiterhin in deutscher Sprache funktioniert. Microsoft hat das Problem inzwischen behoben. Wählen Sie Datei-Konto an und klicken Sie unter "Updateoptionen" auf Jetzt aktualisieren, um mindestens die Version 2309 (Build 16827.20130) herunterzuladen, nach dessen Installation der Editor wieder auf Deutsch angezeigt wird.
War früher wieder einmal alles besser? Nun ja: Was die Aufgabenbereiche von Word angeht, vielleicht. In früheren Versionen platzierte Word Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder den Bereich für Formatvorlagen immer an der Position und in der Größe, wie Sie sie in der letzten Sitzung verlassen hatten. In neueren Word-Versionen merkt sich Word offenbar nur, ob ein Aufgabenbereich am Fensterrand angedockt war oder ob er frei als Unterfenster positioniert war. Die zuvor eingestellte Position und Größe scheint Word zu ignorieren. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, was Sie dagegen machen können.
Mit dem neuen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt aus Word nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung. Wir stellen in diesem Tipp das brandneue Gratis-Tool vor und zeigen, wie Sie es bei Ihrer täglichen Arbeit mit Word nutzen können.
Die Standard-Funktion zum Suchen- und Ersetzen von Word stößt schnell an Ihre Grenzen: Es gilt immer nur ein Suchen-/Ersetzen-Paar zurzeit, es gibt keine Speicherfunktion für immer wieder benötigte Suchen-/Ersetzen-Begriffe und Sie können immer nur ein Dokument zur Zeit bearbeiten. Wenn Sie mehrere Begriffe suchen/ersetzen möchten und vielleicht Hunderte oder sogar Tausende von Dokumenten bearbeitet werden sollen, kann das Stunden oder Tage dauern.
Vor wenigen Tagen hat Microsoft offiziell die Verfügbarkeit des Microsoft 365 Copilot für den 1. November 2023 angekündigt. Copilot ist ein KI-Assistent, der sich in Word, Excel, Outlook und PowerPoint integriert und den Anwender speziell bei der Arbeit in der entsprechenden Applikation unterstützen soll. In Word werden Sie zum Beispiel in der Lage sein, ein Dokument zusammenzufassen, Absätze umzuschreiben oder einen Text auf sprachliche Fehler zu prüfen. Hinzu kommt mit Microsoft 365 Chat ein anwendungsübergreifender Assistent, der alle verfügbaren Unternehmensinformationen zum Anlegen von Konzepten, E-Mail-Antworten oder Ankündigungen verwenden kann. Das hört sich gut an und sieht in den Demo-Videos auch gut aus – hat aber auch seinen Preis.
ChatGPT ist die ideale Ergänzung für die tägliche Arbeit mit Word. Nutzen Sie die KI zum Beispiel für Zusammenfassungen, Formulierungshilfen, Übersetzungen, Recherche, Brainstorming, Vorschläge für Überschriften, vereinfachte Textversionen usw. Das Problem dabei: die Länge eines Textes, die Sie zur Analyse und weiteren Bearbeitung mit einem Prompt an ChatGPT übergeben können, ist begrenzt. In der kostenlosen Version sind es maximal ca. 15.000 Zeichen, was den Einsatz der KI unnötig einschränkt. Ein kleiner Trick hilft weiter: Sie teilen den Text auf mehrere Prompts auf und übermitteln ihn häppchenweise an ChatGPT. Unser kostenloses SmartTools Word-To-ChatGPT nimmt Ihnen dabei den Großteil der Arbeit ab.
Mit den September-Updates wird eine kritische Sicherheitslücke in Word 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 geschlossen. Laut Dokumentation kann eine Sicherheitslücke zur Ausführung von Schadprogrammen genutzt werden, wenn der Anwender ein manipuliertes Dokument öffnet, das beispielsweise per E-Mail verschickt wurde. Das zweite Sicherheitsproblem kann zum Auslesen von Login-Daten führen. Sie sollten Ihre Word-Version daher schnellst möglich auf den neuesten Stand bringen.
Nehmen wir an, dass Sie ein Dokument mit verschiedenen Gliederungsebenen erstellt haben. Nun möchten Sie diese Gliederung in ein neues Dokument übernehmen - allerdings ohne den untergeordneten Text. Sie möchten also ein neues Dokument mit derselben Gliederungsstruktur wie im ersten Dokument anlegen, so dass Sie anschließend neuen Standardtext unter den jeweiligen Gliederungspunkten eingeben können. Unser Tipp zeigt wie Sie zum Ziel kommen.
Sie möchten ein Dokument mit Makros erstellen, die Sie in allen Word-Dokumenten einsetzen können. Im Prinzip so etwas wie die persönliche Makroarbeitsmappe in Excel. Die NORMAL.DOTM-Datei soll dazu aber nicht benutzt werden, weil sie neben Makros auch andere Standardeinstellungen enthält. Außerdem soll die Makrodatei auf verschiedenen Arbeitsplätzen im Netzwerk genutzt werden. Das Problem ist häufig, die Datei mit ihren Makros so zu öffnen, dass Sie sie in allen Word-Dokumenten verwenden können. Word zeigt die Makros in anderen Dokumenten oft nicht an.
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