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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Haben Sie immer alle anstehenden Geburts- und Jahrestage im Blick? Mit der SmartTools Geburtstags-Erinnerung für Outlook verpassen Sie in Zukunft keinen Ehrentag – egal aus welchem Kontakte-Ordner: Der Assistent prüft Ihre Kontakte auf eventuell vermerkte Geburtstage und zeigt Ihnen die Geburtstagskinder in einem übersichtlichen Dialog an. Dabei können Sie gezielt beispielsweise die Geburtstage von heute, den nächsten drei Tagen, dieser Woche oder dieses Monats mit einem Mausklick anzeigen und zusätzlich für jedes Geburtstagskind Zusatzinformationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ablesen und sogar per Mausklick eine Geburtstagsmail abschicken!
Die aktuellen Word- und Outlook-Versionen bieten seit einiger Zeit die Funktion Laut vorlesen an, mit der Sie sich einen Text vorlesen lassen können. Mit dem Aufruf von Überprüfen-Laut vorlesen starten Sie die Wiedergabe für das aktuelle Dokument oder einen vorher markierten Text. Die Ausgabe lässt sich über die daraufhin eingeblendeten Schaltflächen kontrollieren (Pause, Absatz vor/zurück, Lesegeschwindigkeit). In den Einstellungen können Sie außerdem die gewünschte Vorlesestimme auswählen und hier bereitet Microsoft das nächste Update vor. Nach dem Schritt von den "Roboterstimmen zu natürlichen Vorlesestimmen, steht in Kürze eine größere Auswahl von Stimmen zur Verfügung, die auch noch auf die jeweilige Sprache abgestimmt sind.
Per Hyperlink ein neues Word-Dokument auf Basis einer Dokumentvorlage zu öffnen, das geht nicht nur mit Hilfe einer VBA-Lösung, sondern auch über den Umweg einer Verknüpfung, - einer LNK-Datei. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die Details vor, wobei Sie im ersten Teil bereits die Schritte zum Einrichten der benötigten LNK-Datei kennengelernt haben. Wie Sie diese Verknüpfung nun in einen Hyperlink integrieren, zeigen wir Ihnen in diesem zweiten Teil.
Die Funktion Überprüfen-Vergleichen hilft immer dann weiter, wenn Sie zwei Versionen eines Dokumentes vorliegen haben und Sie schnell die Unterschiede anzeigen möchten. Eines der letzten Microsoft 365-Updates hat dafür gesorgt, dass die entsprechende Schaltfläche im Menüband fälschlicherweise ausgegraut ist und die Vergleichsfunktion nicht genutzt werden kann. Microsoft hat das Problem inzwischen behoben.
FRAGE Ich habe kürzlich einiges an Zeit verloren, weil während der Arbeit an einem Dokument auf unserem Netzwerkserver plötzlich die Netzwerkverbindung zusammengebrochen ist. Da half auch die AutoWiederherstellen-Funktion nicht weiter. Und die neue Funktion Automatisches Speichern, die in meiner Word-Version in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angeboten wird, scheint nur für Cloud-Dokumente aus einem OneDrive-Ordner zu gelten. Haben Sie einen Tipp, wie ich Datenverlusten beim Bearbeiten von Netzwerkdokumenten künftig vorbeugen kann?
ChatGPT ist die ideale Ergänzung für die tägliche Arbeit mit Word. Nutzen Sie die KI zum Beispiel für Zusammenfassungen, Formulierungshilfen, Übersetzungen, Recherche, Brainstorming, Vorschläge für Überschriften, vereinfachte Textversionen usw. Das Problem dabei: die Länge eines Textes, die Sie zur Analyse und weiteren Bearbeitung mit einem Prompt an ChatGPT übergeben können, ist begrenzt. In der kostenlosen Version sind es maximal ca. 15.000 Zeichen, was den Einsatz der KI unnötig einschränkt. Die kostenlose Erweiterung SmartTools Word-To-ChatGPT löst das Problem.
Mit dem neuen SmartTools Kalender-Assistenten 2024 erstellen Sie blitzschnell individuelle Planungsvorlagen direkt in Word. Für jeden beliebigen Zeitpunkt und auf Wunsch mit Feiertagen und hervorgehobenen Ferienterminen passend für Ihr Bundesland. Das Ergebnis sind Tages-, Wochen- oder Monatskalender nach Ihren Vorgaben als ungeschützte Word-Dokumente, die Sie beliebig ausfüllen, formatieren und anpassen können.
Das "Inhaltssteuerelement für wiederholte Abschnitte" lässt sich immer dann besonders effektiv einsetzen, wenn Sie Vorlagen mit einer flexiblen Anzahl von Elementen einrichten. Ein vorbereitetes Textelement kann zum Beispiel in einer Liste mit wenigen Mausklicks so oft eingefügt werden, wie Sie es benötigen. Eines er letzten Microsoft 365-Updates hat dafür gesorgt, dass das Öffnen von Dokumenten mit diesem Inhaltssteuerelement praktisch nicht mehr möglich ist, weil Word sofort abstürzt und neu gestartet werden muss.
Es kommt häufig vor, dass Tabellen, die Sie kurz vor dem Ende einer Seite angelegt haben, durch einen Umbruch "zerrissen" und so zum Teil auf der einen und zum Teil auf der folgenden Seite erscheinen. Um das zu verhindern, wird in der Regel vor der Tabelle ein manueller Seitenumbruch eingefügt. Das kann wiederum dazu führen, dass bei einer späteren Änderung des Layouts der Seitenumbruch plötzlich mitten in der Seite erfolgt, obwohl die Tabelle auf der betreffenden Seite noch komplett Platz gehabt hätte. Sie können Word aber dazu bringen, eine Tabelle auch ohne manuellen Seitenumbruch zusammenzuhalten und sie entweder komplett am Ende der einen oder am Anfang der nächsten Seite auszugeben. Wie zeigen in diesem Tipp wie das funktioniert.
Ihre Zeit ist kostbar! Verschwenden Sie sie nicht damit, wiederkehrende Texte immer wieder neu zu schreiben. Egal ob es um Angebote, Nachverfolgungen, Berichte oder Kundenkorrespondenz geht - die mühsame manuelle Eingabe von Textbausteinen kann zeitraubend und frustrierend sein. SmartTools QuickText Pro ist das ultimative Tool für die Arbeit mit Textbausteinen in Word-Dokumenten. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Textbausteine komfortabel kategorisieren, suchen, bearbeiten und einfügen.
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