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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro können Sie virtuelle Notizzettel und viele weitere Informationen mit jeder beliebigen E-Mail in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 (auch IMAP und Exchange Server) verknüpfen, ohne die Nachricht selbst zu verändern. SmartTools E-Mail Notizen Pro 5.0 wurde komplett überarbeitet – die neue Version bietet nicht nur ein neues modernes Design, sondern auch eine deutlich optimierte Geschwindigkeit sowie zahlreiche neue Funktionen.
Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.0 für Word müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitskopien Ihrer Dokumente mehr machen: Einmal installiert legt das Gratis-Tool mit jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie des aktuellen Dokuments in einem von Ihnen festgelegten Ordner ab. Voll automatisch speichern Sie so mehrere Versionen Ihrer wichtigen Dateien wahlweise lokal, auf dem Server, externen Festplatten oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive).
Nehmen wir an, dass Sie vorgestanzte Pappen für Postkarten bedrucken möchten. Jede Pappe umfasst vier Postkarten. Gedruckt werden sollen ein Standardtext und die jeweilige Empfängeradresse. Dabei soll auf jeder Postkarte eine andere Adresse stehen. Die Herausforderung beim Einsatz der Seriendruckfunktion besteht darin, dass jede Postkarte natürlich mit einer anderen Adresse versehen werden soll. Word ändert die Adressen standardmäßig leider aber nur seitenweise, so dass immer alle vier Postkarten eines Blatts mit derselben Adresse bedruckt werden. Sie können mit der Seriendruckfunktion aber auch mehrere Datensätze einer Datenquelle auf einem Blatt Papier ausdrucken. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie vorgehen müssen.
Das brandneue SmartTools Servicepack 2023 für Word ist ab sofort verfügbar! Entdecken Sie unsere neue Sammlung mit 10 kostenlosen Word-Tools! Sie erhalten aber nicht nur eine Vielzahl nützlicher neuer Funktionen, sondern auch einen praktischen Servicepack-Manager, der die Installation und Verwaltung der Erweiterungen zum Kinderspiel macht – ganz egal, ob Sie Word 365, 2021, 2019, 2016, 2013 oder 2010 nutzen.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu Problemen, wenn Sie Tabellenbereiche aus Excel über die Zwischenablage in ein Dokument einfügen möchten. Das funktioniert normalerweise einwandfrei, aber der neu entdeckte Fehler sorgt dafür, dass einige Formatierungen wie die Hintergrundfarbe von Zellen nicht korrekt übernommen wird. Die Version 2305 (Build 16501.20000) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll.
Mit Strg + Umschalt + Leertaste können Sie ein geschütztes Leerzeichen einfügen, damit zwei Wörter nicht durch einen eventuellen Zeilenumbruch getrennt werden. Problematisch wird es aber bei automatisch erstellten Beschriftungen, insbesondere bei Querverweisen auf diese Beschriftungen. Es passiert immer wieder, dass zum Beispiel bei einem Querverweis auf "Abbildung 1" ein Umbruch vor der Ziffer eingefügt wird. Wenn Sie manuell ein geschütztes Leerzeichen in den Querverweis einfügen, setzt Word das selbstständig auf ein normales Leerzeichen zurück, sobald Sie das Feld aktualisieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
Angenommen Sie möchten mit Word ein Fotoalbum erstellen - mit Textelementen und Bildern, die Sie mit einer Digitalkamera aufgenommen haben. Nach dem Speichern und erneuten Öffnen des Fotoalbums kommt es jedoch vor, dass die Bildqualität nicht mehr so gut ist wie die der Originalbilder. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie solche Qualitätsverluste verhindern. Word bietet die Möglichkeit, die Ausgabequalität für einzelne oder alle Bilder in einem Dokument individuell festzulegen. Dadurch können Sie gleichzeitig auch die Dateigröße beeinflussen: Je geringer die Bildqualität, desto kleiner die Datei.
Endlich können Sie Booklets und Broschüren per Mausklick direkt aus Word ausdrucken. Die neue Version 9.5 wurde komplett überarbeitet und noch besser in Word integriert. Besonders für kleine Auflagen eröffnen sich mit dem SmartTools Booklet-Assistenten (mittlerweile mehr als 800.000 Downloads!) unzählige Möglichkeiten: Erstellen Sie professionelle und papiersparende Anleitungen oder technische Dokumentationen, Referenzen, Entwürfe für Ihre Kurzgeschichten und Buchprojekte, Gesangsheftchen, Hochzeitszeitungen, Prospekte und Info-Flyer, Preislisten mit individuellem Firmendeckblatt usw.
Die Kommentarfunktion vom Word wurde in den letzten Monaten deutlich erweitert. Inzwischen haben alle Bearbeiter die Möglichkeit, in einem Thread über Textstellen diskutieren, so dass am Ende mehrere Meinungen in die endgültige Fassung einfließen können. Laut Microsoft haben sich viele Anwender in diesem Zusammenhang gewünscht, eine Zustimmung zu einem Kommentar über ein einfaches "Like" (Gefällt mir) deutlich zu machen, so wie es auch in den meisten Social Media-Apps üblich ist. Für Word im Web wurde diese Erweiterung bereits letztes Jahr eingeführt und ab sofort steht sie jetzt auch in Word unter Windows zur Verfügung.
Vor einiger Zeit hat Microsoft das "automatische Speichern" von OneDrive- und SharePoint Online-Dokumenten eingeführt. Eigentlich ein recht nützliches Feature, doch es hat auch seine Tücken - dann nämlich, wenn Sie Ihre letzten Änderungen gar nicht speichern wollen. Ein einfaches Schließen, ohne zu speichern, funktioniert nicht, denn Word hat alles ja schon automatisch gespeichert. Also was tun? - In diesem Tipp erfahren Sie mehr zu der neuen Speicherfunktion und wie Sie sie in den Griff bekommen.
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