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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Manchmal möchten Sie erreichen, dass Benutzer in Ihrem Kalkulationsmodell nur bis zu einer bestimmten Zelle blättern können. Bereiche jenseits dieser Zelle sollen den Anwendern verborgen bleiben. So können Sie verhindern, dass Daten und Formeln, die Sie als Basis für die Auswertungen einsetzen, eingesehen werden können. Mit dem Blattschutz kommen Sie nicht weiter. Dann lassen sich die zu verbergenden Zellen zwar nicht bearbeiten, aber es ist möglich, zu den Zellen zu blättern und die Inhalte einzusehen. Wir zeigen einen Trick, den Bildlauf in einem Tabellenblatt auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
FRAGE Ich habe in einer Tabelle verschiedene Messreihen erfasst. Die erste Spalte enthält fortlaufende Datumsangaben, die nächsten Spalten enthalten die Werte, die an den Tagen gemessen wurden. Jetzt ist aber nicht in jeder Messreihe jedes Datum erfasst. Beispielsweise fehlen in der ersten Messreihe Angaben für den 10., 15. und 22. des aufgezeichneten Monats, in der zweiten Messreihe fehlen Werte für den 1., den 9., den 15. und den 28. usw. Wenn ich die Daten in einem Liniendiagramm darstelle, führt das leider dazu, dass die Linie an den Stellen, an denen die Messwerte fehlen, unterbrochen wird. Bietet Excel keine Option, die Linie ohne Lücken zu zeichnen und dabei einfach die Datenpunkte vor und hinter der Lücke zu verbinden?
Excel kann Sie manchmal zur Verzweiflung bringen, weil es immer wieder die Währungsformatierung durcheinander bringt. Sie möchten einer Zelle zum Beispiel das Währungsformat mit nachgestelltem Euro-Symbol zuweisen, und Excel formatiert die Zelle so, dass das Euro-Zeichen vor dem Zahlenwert steht. Folglich müssen Sie das gewünschte Format immer manuell über das Dialogfenster Zellen formatieren zuweisen. Wir erklären, warum Excel scheinbar eigenmächtig die Währungsformatierung ändert. Und natürlich erfahren Sie, wie das Währungsformat permanent auf die von Ihnen gewünschte Art eingestellt werden kann.
FRAGE Ich habe ein Tabellenblatt vorliegen, das ich in mehreren Arbeitsmappen verwende. Nun möchte ich mir die Arbeit ersparen, die Daten dieses Tabellenblatts immer in allen Arbeitsmappen auf den jeweils neuesten Stand bringen zu müssen. Gibt es irgendeine Möglichkeit, dieses Tabellenblatt nur einmal anzulegen und in anderen Arbeitsmappen lediglich eine Verknüpfung zu diesem Blatt einzufügen? So müsste ich Aktualisierungen nur einmal vornehmen. Über die Verknüpfung hätten die anderen Arbeitsmappen dann automatisch die aktuelle Version des Tabellenblatts.
Excel erkennt Hyperlinks automatisch, wenn Sie zum Beispiel eine Internetadresse in eine Zelle eingeben oder wenn Sie mit dem Link-Befehl eine externe Verknüpfung einfügen. Viele Anwender stört allerdings, dass Excel die Hyperlinks immer blau und unterstrichen formatiert. Sie müssen dann immer erst per Menüband die Unterstreichung entfernen und die Schriftfarbe ändern. In diesem Tipp zeigen wir, Sie Sie Excel davon abhalten, Hyperlinks automatisch zu formatieren.
FRAGE Ich nutze ein Excel-Tabellenblatt, um Termine zu koordinieren. Dazu trage ich zunächst Termine mit Ihrem Datum, Betreff und anderen Infos in eine Liste ein. Die Erfassung erfolgt unsortiert und einfach nur nach Eingang der Terminanfrage. Nun möchte ich schon bei der Erfassung vermeiden, zu viele Termine auf einen Tag zu legen. Dazu wäre es hilfreich, wenn Excel die Datumszelle sofort farblich markiert, sobald ich zum Beispiel den vierten Termin an diesem Datum eingebe. Mir ist es bislang aber nicht gelungen, eine entsprechende bedingte Formatierung anzulegen. Können Sie mir helfen?
Vor kurzem haben wir in einem QuickTipp gezeigt, wie man automatisch nur jede zweite Tabellenzeile ausfüllen kann. Wir verwenden dafür das Ausfüllkästchen, um eine Reihe aus Werte- und leeren Zellen in einen Spaltenbereich eintragen zu lassen. Wie sieht es aber aus, wenn Sie die umgekehrte Aufgabe erledigen möchten: Sie müssen jede n-te Zeile löschen (mal jede zweite, mal jede dritte usw.). Auch hier können das Ausfüllkästchen nutzen. In diesem Fall erstellen Sie damit eine Wertereihe, anhand derer sich die zu löschenden Zeilen herausfiltern lassen.
Um die Einträge einer umfangreichen Liste besser lesbar zu machen, können Sie Zeilen abwechselnd schattieren. Wenn Sie keine Tabelle nutzen möchten, in der das automatisch passiert kommt meistens die bedingte Formatierung mit dem folgenden Formelkriterium zum Einsatz: =REST(ZEILE();2)=0. Das funktioniert allerdings nur solange die Liste nicht gefiltert ist. Wenn Sie aber Filter anwenden, orientiert sich die bedingte Formatierung weiter an der tatsächlichen Zeilennummer und nicht daran, ob eine Zeile sichtbar ist oder nicht. Das führt dazu, dass die gefilterten Zeilen nicht mehr abwechselnd schattiert sind, sondern dass manchmal mehrere eingefärbte Zeilen untereinander stehen. Um dieses Problem zu lösen, können Sie die bedingte Formatierung nutzen, aber das Formelkriterium muss etwas anders aussehen.
FRAGE Ich suche eine Möglichkeit, eine definierte Reihe in ein Tabellenblatt einzufügen. Die Reihe soll aus sieben Dienstgruppen bestehen, die täglich wechselnd eingeteilt werden sollen. Damit die Gruppen nicht immer am gleichen Wochentag arbeiten müssen, soll die Einteilung wochenweise um jeweils einen Tag nach vorn verschoben werden. Das heißt, in der zweiten Woche beginnt Gruppe 2 mit dem Montagsdienst, Gruppe 3 arbeitet am Dienstag usw. während Gruppe 1 zunächst pausiert und erst am Sonntag wieder arbeitet. Kann Excel solche Reihen berechnen?
FRAGE In einem Tabellenblatt erfasse ich Seminartermine. Da die Seminarbeschreibungen häufig etwas länger sind, habe ich die Zeilenhöhen so angepasst, dass immer die volle Beschreibung in eine Zelle passt. In manchen Tabellenzellen stehen somit zwei Zeilen Text, in manchen drei Zeilen und in anderen sogar fünf Zeilen. Da die Erfassung der Termine aber nicht immer chronologisch erfolgt, sortiere ich die Liste der Seminare immer wieder nach der Datumsspalte. Das wirft die mühevoll angepassten Zeilenhöhen leider völlig durcheinander. So wird zum Beispiel von einer fünfzeiligen Seminarbeschreibung nach der Sortierung nur noch die erste Zeile angezeigt, während eine einzeilige Seminarbeschreibung plötzlich in einer Tabellenzelle steht, die Platz für drei Zeilen hätte. Folglich muss ich nach jedem Sortiervorgang wieder mühsam alle Zeilenhöhen anpassen. Gibt es nicht irgendeine Option, mit der ich Excel dazu überreden könnte, bei einer Sortierung die jeweils zugewiesene Zeilenhöhe beizubehalten?
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