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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
FRAGE Ich habe eine Excel-Datei bekommen, in der die Übernachtungen in einer Ferienwohnung erfasst und verwaltet werden. Leider sind darin Anreise- und Abreisedatum nicht in separaten Zellen eingetragen, sondern in einer einzigen Zelle, und zwar in der Form: TT.MM.-TT.MM.JJJJ. Also zum Beispiel: "27.08.-31.08.2025". Wie kann ich einen solchen Text in einzelne Datumsangaben für Anreise- und Abreisetag umwandeln? Aus der Differenz dieser Datumswerte möchte ich anschließend die Anzahl der Übernachtungen berechnen.
Mit dem neuen SmartTools E-Rechnung Assistenten 1.6 für Excel können Sie Ihre individuellen Rechnungen in Excel schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 1.6 enthält zahlreiche Optimierungen nach Kundenfeedback und einen noch besseren Validator.
Microsoft hat vor einiger Zeit eine immer wieder nachgefragte Funktion angekündigt und nun mit den neuesten Updates an alle Abonnenten von Excel 365 verteilt: Mit "Auto Refresh" werden alle Änderungen in der Quellbereichstabelle – zum Beispiel neu hinzugefügte oder korrigierte Einträge – unmittelbar in der Pivot-Tabelle dargestellt. Damit entfällt das manuelle Klicken auf „Aktualisieren“. Die Funktion ist standardmäßig für neu erstellte Pivot-Tabellen eingeschaltet und kann für bestehende Tabellen per Mausklick aktiviert werden.
Wenn Sie das Erstelldatum und den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung in einer Tabelle festhalten, können Sie auf den ersten Blick die Aktualität der Daten beurteilen. Leider gibt es dafür keine eingebauten Tabellenfunktionen, aber prinzipiell stehen diese Informationen in den Dateieigenschaften einer Arbeitsmappe zur Verfügung. Das sehen Sie zum Beispiel, wenn Sie in Excel Datei-Informationen anwählen. Hier zeigt Excel, wann die letzte Änderung vorgenommen und wann die Datei erstellt wurde. Unser Tipp zeigt, wie Sie diese Informationen nutzen können.
Der SmartTools Mini-Kalender 2026 integriert sich als Popup-Kalender in Excel und ist jederzeit nur einen Mausklick entfernt: Nach der automatischen Installation starten Sie den kleinen Kalender über das Kontextmenü (Rechtsklick in eine beliebige Zelle) oder das Menübandregister "SmartTools". Blättern Sie in dem übersichtlichen Monatskalender mit Anzeige der Kalenderwochen und der aktuellen Feiertage und Ferien aus Ihrem Bundesland/Kanton. Fügen Sie dann ganz einfach per Doppelklick ein Datum in die aktuelle Zelle ein oder markieren Sie mehrere Tage, um mehrere Datumsangaben neben- oder untereinander in der aktuellen Tabelle aufzulisten.
Für viele Anwendungen müssen Sie sicherstellen, dass keine doppelten Werte in eine Spalte eingetragen werden. Das gilt zum Beispiel für Rechnungs-, Kunden- oder Artikelnummern, die in jedem Fall immer eindeutig vergeben werden müssen. Mit wenig Aufwand können Sie dafür sorgen, dass Excel diese Prüfung für Sie übernimmt und doppelte Eingaben automatisch verhindert. Dazu möchten wir Ihnen in diesem Tipp der Woche zwei Varianten vorstellen. Bei der ersten Lösung gehen wir davon aus, dass Sie die Zahlen in einer Spalte untereinander eingeben und neue Zahlen immer am Ende anfügen.
FRAGE In der Excel Weekly-Ausgabe vom 12. August hatten Sie eine Formel vorgestellt, mit der sich jeder n-te Zellenwert einer Spalte addieren lässt. Als Beispiel hatten Sie eine Liste mit Wahlergebnissen aus den deutschen Bundesländern angeführt – mit den Zweitstimmen der fünf größten Parteien. Ihre Formel klingt interessant, wirft aber bei mir und vielleicht auch einigen anderen Lesern viele Fragezeichen auf. Außerdem halte ich sie für unnötig komplex. Warum verwenden Sie keine SUMMEWENN-Funktion?
Eine typische Anwendungssituation, die uns immer wieder geschildert wird: Ausgangspunkt ist Artikelliste mit Artikelbezeichnungen, Preisangaben usw. Nun möchten Sie in einer zweiten Tabelle einzelne Artikelinformationen auslesen, indem Sie eine Artikelnummer als Suchkriterium eingeben. Das ist mit der Funktion SVERWEIS eigentlich kein Problem, wenn die erste Spalte der Artikelliste neben der Artikelnummer nicht auch noch andere Informationen enthält – häufig nach dem Schema "<Produktgruppe>/<Art.-Nr.>/<Lagerplatz>". Da SVERWEIS nur exakte Übereinstimmungen findet, müssen Sie also nicht nur die Artikelnummer sondern auch die Produktgruppe und den Lagerplatz wissen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie in der ersten Spalte der Artikelliste nach einer teilweisen Übereinstimmung suchen.
Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Kalender mit Terminen aus Kalenderordnern oder Ressourcen-Kalendern von Outlook/Exchange. Der neue SmartTools Jahreskalender Pro 2026 kann außerdem Termine aus beliebigen Internet-Kalendern (iCalendar, iCal, ics) übernehmen. Alternativ steht Ihnen die Umsetzung Ihrer Outlook-Termine in ein übersichtliches Gantt-Chart zur Verfügung, so dass Sie zum Beispiel Abwesenheiten oder Belegungen perfekt im Blick haben. In jedem Fall die optimale Lösung für Projektpläne, Abgabetermine, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten, Veranstaltungs- und Besuchstermine usw.
Excel öffnet Arbeitsmappen leider nie da, wo Sie sie zuletzt geschlossen haben. Die Arbeitsmappenfenster erscheinen an willkürlichen Positionen und Sie müssen die Fenster jedes Mal erst wieder so anordnen, dass sie sich nicht überlagern und sie sinnvoll mit ihnen arbeiten können. Excel merkt sich die letzte Fensterposition zwar in der Registry, aber das hilft Ihnen nicht weiter, weil die Positionsangaben bei jedem Beenden von Excel neu gesetzt werden und weil sie nur für das Programmfenster gelten. Individuelle Einstellungen für einzelne Arbeitsmappen lassen sich über die Registry nicht festlegen. Abhilfe schafft unsere VBA-Lösung.
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