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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
In einem Tabellenblatt können Sie in einer Spalte die bedingte Formatierung verwenden, um doppelte Einträge hervorzuheben. Fügen Sie immer wieder neue Werte hinzu, sollte der Bereich, auf den sich die bedingte Formatierung bezieht, dynamisch sein. Eine Lösungsansatz ist ein Name, der per Formel einen dynamischen Bereich über alle ausgefüllten Zellen in der Spalte beschreibt. Das funktioniert grundsätzlich, aber wenn Sie den Namen im "Manager für Regeln zur bedingten Formatierung" in das Feld Wird angewendet auf eingeben, wandelt ihn Excel sofort in eine absolute Bereichsadresse um. Das führt dazu, dass neue Werte nicht mehr von der bedingten Formatierung berücksichtigt werden. Die bezieht sich nur auf den letzten absoluten Zellbereich – und nicht auf den benannten Bereich.
Vor kurzem haben wir gezeigt, wie sich Listen mit mehrfach vorkommenden Einträgen unter Summierung der jeweiligen Eintragswerte zusammenfassen lassen. Dabei haben wir die Konsolidieren-Funktion von Excel verwendet. Bei dieser Technik ist es allerdings nicht möglich, mehr als eine Beschriftungsspalte in den Ausgabebereich zu übernehmen. Analog zu unserem damaligen Beispiel mit Spalten für "Datum", "Projekt" und "Stunden" kommen vielleicht noch Spalten für "Projektnr." und "Ort" hinzu. Diese beiden Spalten sollten neben den Projektnamen im Ausgabebereich erscheinen. Das funktioniert allerdings nicht, denn mit der Konsolidieren-Funktion lässt sich nur eine Beschriftungsspalte in den Ausgabebereich übernehmen. Wenn Sie mehr Spalten übernehmen wollen, müssen Sie auf Power Query-Funktionen zurückgreifen, die seit Excel 2016 direkt in Excel integriert sind. Wir zeigen in diesem Tipp wie das im Detail funktioniert.
FRAGE Ich bearbeite eine Excel-Datei, die ich von einer Kollegin bekommen habe. Wenn ich die Datei drucke, kann ich aber kaum etwas erkennen, weil die Schrift so klein ist. Da im Tabellenblatt sehr viele unterschiedliche Formatierungen vorkommen, wäre es zu aufwendig, den einzelnen Zellen größere Schriftgrade zuzuweisen. Kennen Sie vielleicht eine andere Lösung, den Ausdruck des Tabellenblatts besser lesbar zu machen?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen die bedingte Formatierung von Excel nicht nur eine vollständige Übereinstimmung, sondern auch Textteile berücksichtigen soll. In einer tabellarischen Liste stehen in den Spalten B und C zum Beispiel Textwerte. Mit einer bedingten Formatierung möchte Sie die gesamte Zeile der Liste einfärben, wenn in den Zellen aus Spalte B oder C der Text "Fahrrad" vorkommt. Dabei kann "Fahrrad" auch nur ein Teil des Zellinhalts sein wie etwa in "Große Fahrradtour" oder "Fahrrad-Reparatur". Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
FRAGE Ich möchte verhindern, dass in einer Tabelle, in der Arbeitszeiten erfasst werden, fehlerhafte Daten eingegeben werden. Es kommt immer wieder vor, dass die Zeitwerte falsch geschrieben werden – etwa "15.33" anstelle von "15:33" – oder dass überhaupt unsinniger Text eingetragen wird. Ist es nicht möglich, die Anwender darauf hinzuweisen, dass in einer Zelle nur Zeiten eingegeben werden dürfen, und sie gleichzeitig daran zu hindern, falsche Werte einzutragen?
Vor kurzem hatten wir in unserer Helpline beschrieben, wie man mit Hilfe des Ausfüllkästchens Datumsreihen ohne Samstage und Sonntage erstellt. Viele Leser haben sich dazu bei uns gemeldet, weil sie eine längere Arbeitswoche haben. Sie benötigen also Datumsreihen, in denen der Samstag ebenfalls als Arbeitstag gilt, in denen also nur der Sonntag herausfällt. Unser aktueller Tipp liefert auch dafür eine Lösung. Allein mit dem Ausfüllkästchen kommen Sie in diesem Fall nicht weiter. Aber mit einer Formel, die Sie im Anschluss mittels Ausfüllkästchen nach unten kopieren, kommen Sie zum Ziel.
FRAGE Beim Drucken mancher Tabellenblätter stört mich, dass Excel an unpassenden Stellen Seitenumbrüche einfügt. Bei einer Jahresübersicht, die pro Monat aus fünf Spalten besteht, druckt Excel zum Beispiel die ersten beiden Monate plus zwei Spalten des nächsten Monats auf einer Seite. Die nächste Seite beginnt dann mit drei Spalten des angebrochenen Monats und dementsprechend unzusammenhängend geht es weiter. In diesem Fall wäre es mir lieber, wenn immer nur zwei Monate pro Seite gedruckt würden und jeweils alle Monatsspalten zusammenbleiben. Gibt es in Excel eine Möglichkeit, Einfluss auf die Seitenumbrüche zu nehmen?
Die Verweisfunktionen von Excel sind leistungsfähig und vielseitig einsetzbar, aber nicht immer liefern sie direkt die gewünschten Ergebnisse. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie ein Tabellenblatt für Zahlungseingänge angelegt haben. Darin halten Sie unter anderem die Kundennummer und den Betrag fest. In einem anderen Tabellenblatt sollen nun die Zahlungen eines bestimmten Kunden ausgewertet werden. Wenn Sie mit der Funktion SVERWEIS in der Tabelle mit den Zahlungseingängen nach einer Kundennummer suchen, findet Excel immer nur die erste Zahlung. Bei mehrfachem Vorkommen der Kundennummer können Sie nie die Datensätze für die zweite, dritte usw. Zahlung ausfindig machen. Unser Tipp zeigt eine flexible Alternative.
FRAGE Ich habe in Excel mit einer Fehlermeldung zu kämpfen, mit der ich nichts anfangen kann. Wenn ich eine bestimmte Arbeitsmappe öffne, zeigt Excel immer wieder die Meldung an, dass mindestens ein Zirkelbezug vorliegt. Ich habe schon intensiv gesucht, aber leider weiß ich aber nicht, wo dieser Zirkelbezug stecken könnte. Gibt es eine Möglichkeit, diesen Fehler mit möglichst wenig Aufwand aufzuspüren?
Das möglichst komfortable Bilden von Summen basierend auf individuellen Kriterien kann die Auswertung von vielen Tabellen vereinfachen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein Tabellenblatt mit einem Auswertungs- und einem Datenbereich eingerichtet haben. Der Datenbereich beginnt in Zeile 5 und ist vier Spalten breit - mit den Spaltenüberschriften "Datum", "Titel", "Code" und "Preis". Darüber - im Auswertungsbereich - möchten Sie nun die Preisangaben in Abhängigkeit vom zugehörigen Code summieren. In Zelle B3 soll zum Beispiel die Summe aller Preise erscheinen, denen der Code "G" zugewiesen wurde. Natürlich sollen sich die Summenformeln immer auf den gesamten Datenbereich beziehen - also auch auf neue Zeilen, die Sie am Ende des Datenbereichs eingeben. Unser Tipp zeigt, wie Ihnen die Umwandlung des Datenbereichs in eine Tabelle weiterhilft.
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