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Was mit normalen Pivot-Tabellen nicht geht, geht meist mit Power Pivot. So ist es auch im Fall der Problematik, mit der wir uns in diesem Tipp beschäftigen: Es soll der prozentuale Anteil verschiedener Ausgabenkategorien an den jeweiligen Jahreseinnahmen berechnet werden. Die Vorarbeiten haben Sie im ersten Teil dieses Tipps erledigt. Jetzt erfahren Sie, wie Sie die Pivot-Tabelle mit den Jahresergebnissen erstellen.
FRAGE Bei meiner Arbeit mit Excel stehe ich immer wieder vor dem gleichen Problem: In sehr großen Tabellen mit mehreren tausend Zeilen muss ich immer wieder große Zellbereiche markieren, um sie anschließend mit einem bestimmten Wert zu füllen. Das Markieren mit der Maus ist meiner Meinung nach ineffizient und zeitaufwendig. Gibt es nicht irgendwelche Tastaturkürzel, die mir die Arbeit erleichtern können?
In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf einen ärgerlichen Excel-Fehler bin, der sich mit einem der letzten Microsoft 365-Updates eingeschlichen hat: Wenn Sie umfangreiche Textdateien öffnen oder importieren, kann es zu einem plötzlichen Programmabsturz kommen. Nähere Informationen über die kritische Dateigröße, die das Problem auslöst, gibt es leider nicht. Die Version 2404 (Build 17509.20000) im Betakanal enthält ein Update, das das Problem beheben soll.
Ein Leser fragte uns kürzlich, wie er in einer Pivot-Tabelle den prozentualen Anteil einzelner Ausgabenposten an den Jahreseinnahmen berechnen könne. Eine interessante Frage, aber mit einer herkömmlichen Pivot-Tabelle nicht zu lösen. Doch es gibt ja noch Power Pivot, das zum Standard-Lieferumfang der Microsoft 365-Abo-Produkte gehört und in Excel 2021, 2019 und 2016 zumindest in den Pro-Paketen der Einzelplatzinstallationen enthalten ist. Mit Power Pivot berechnen Sie den Ausgabenanteil im Handumdrehen, wie Sie in diesem Tipp sehen werden.
FRAGE Es ist mit Excel ja ziemlich einfach, die Zeilen einer Tabelle mit wenigen Mausklicks aufsteigend oder absteigend zu sortieren. Nun arbeite ich aber mit einer Tabelle, in der die entscheidenden Informationen nicht in Zeilen, sondern in Spalten angeordnet sind. Wie gehe ich hier nun vor? Gibt es in Excel auch eine Funktion, um Spalten automatisch zu sortieren? Ich kann leider kein entsprechendes Symbol finden.
Microsoft hat vor wenigen Tagen die Versionsnummer "2024" für das nächste Office-Paket bekannt gegeben, das als Dauerlizenz ohne Abonnement erworben werden kann. Als Erscheinungstermin steht derzeit lediglich grob "im Laufe des Jahres" fest, aber es gibt andere interessante Informationen, die Microsoft angekündigt hat. So wird Office 2024 wird nicht die letzte Version sein, die als Dauerlizenz erworben werden kann. Man kann also voraussichtlich 2026/2027 mit mindestens einer weiteren Version rechnen.
Mit Hilfe einer zusätzlichen Suchmatrix lassen sich die Möglichkeiten der bedingten Formatierung von Excel erweitern. Nehmen wir folgendes Praxisbeispiel: Für eine Schichtplanung tragen Sie in einer Spalte die Kalenderwochen ein. Direkt daneben erstellen Sie eine Matrix, in deren erster Zeile die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen. Wenn jemand Urlaub hat, geben Sie in die Zelle am Schnittpunkt von Kalenderwoche und Name ein "x" ein. Anschließend planen Sie die Wochenschichten, indem Sie für jede Kalenderwoche in einer weiteren Spalte die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeben. Dabei darf es nicht passieren, dass die entsprechende Person in dieser Kalenderwoche Urlaub hat. Excel soll also darauf hinweisen, dass in der Urlaubsmatrix bei dem eingegebenen Namen ein "x" in der Kalenderwochenzeile steht.
FRAGE Ich habe in einer Excel-Tabelle eine Adressenliste angelegt, in der ich auch Telefonnummern erfasse. Die Liste enthält separate Spalten für die eigentliche Telefonnummer, für die nationale Vorwahl und für die Ländervorwahl. Nun sollen die Rufnummern jeweils in Zweierblöcken dargestellt werden, sodass zum Beispiel eine Nummer wie "1234567" als "1 23 45 67" erscheint. Diese Aufgabe habe ich mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat "?? ?? ?? ?? ??" gelöst. Das Format funktioniert bei den Vorwahlnummern allerdings nicht, da die führenden Nullen nicht ausgegeben werden. Eine Vorwahl wie 0421 stellt Excel dann als "4 21" dar; oder noch schlimmer bei internationalen Vorwahlen: aus "00353" wird "3 53". Haben Sie eine Lösung für das Problem?
Mit dem neuen SmartTools DateiLister Pro 6.1 können Sie Dateilisten von beliebigen Ordnern oder kompletten Ordnerstrukturen per Mausklick in Excel-Tabellen einfügen. Für viele Anwendungen bietet es sich an, die Inhalte bestimmter Ordner oder kompletter Datenträger in eine Excel-Tabelle einzufügen. Die Daten liegen Ihnen dann in tabellarischer Form vor und können schnell ausgewertet, durchsucht, sortiert und flexibel genutzt werden. Auf Wunsch lassen Sie Ordner- und Dateinamen als Hyperlink ausgeben, so dass Sie per Mausklick darauf zugreifen können.
In einem Punkt (XY)-Diagramm ist es problemlos möglich, neben oder über den Datenpunkten den zugehörigen Wert als Beschriftung anzeigen zu lassen. Wie erreichen Sie aber, dass stattdessen Beschreibungen/Kommentare verwendet werden, die in der Tabelle in einer Spalte direkt neben den Messwerten stehen? Optimalerweise soll auch eine dynamische Verknüpfung zu den Tabellendaten bestehen. In Excel 365, 2019, 2016 oder 2013 erreichen Sie das gewünschte Ziel ganz einfach mit einer wenig bekannten Diagrammeinstellung.
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