Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
SmartTools QuickMail Pro 7.9 ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es nicht!
Mit Outlook können Sie mit wenig Aufwand eine Regel definieren, die E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch druckt. Wenn Sie im Druckdialog von Outlook vorher bereits das Kontrollkästchen Anlagen drucken aktiviert haben, werden durch die Regel auch die angehängten PDF-Dokumente gedruckt. Häufig möchten Sie mit der Regel nur den Dateianhang und nicht zusätzlich die E-Mail selber drucken aber genau dafür gibt es keine vorgefertigte Regelaktion. Sie können allerdings ein VBA-Makro erstellen, das gezielt nur Dateianhänge druckt und per Regel aufgerufen wird. Unser Tipp liefert die fertige Lösung.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt wieder zu einem Problem mit der Suchfunktion. Einige Anwender berichten, dass Outlook komplett abstürzt, sobald sie in den Suchergebnissen auf "Mehr" klicken. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt. Die Version 2310 (Build 16924.20124) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Wenn Sie die Sofortsuche von Outlook nutzen, um E-Mails nicht nur im aktuellen Ordner sondern im gesamten Postfach zu suchen, gibt es Probleme beim Ausdruck der Trefferliste im Tabellenformat. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie über einen Suchordner zum Ziel kommen. Die Inhalte eines Suchordners lassen sich im Tabellenformat ausgeben, so dass tatsächlich nur die E-Mails gedruckt werden, die dem Suchkriterium entsprechen.
Wir haben vor kurzem darüber berichtet: Wenn Sie eine Mail in Outlook öffnen, können Sie Anhänge sehr schnell über das Menü Schnelldruck ausgeben lassen. Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen Fehler, der die Verwendung des Schnelldrucks mit PDF-Anhängen verhindert. Nach dem Aufruf des entsprechenden Befehls, erscheint lediglich eine Fehlermeldung. Behoben ist der Fehler noch nicht, aber der Microsoft-Support hat jetzt auf einen temporären Bugfix hingewiesen.
Die meisten Outlook-Kalender enthalten auch eine Reihe von Terminserien. Wenn Sie sich den Kalender in der Listenansicht ansehen, werden aber immer nur die ersten Termine einer Serie angezeigt. Für die Terminplanung wäre es sinnvoll, auch die Einzeltermine der Serien in einem bestimmten Zeitraum aufzulisten. In den Listenansichten von Outlook können Sie Einzeltermine von Serien allerdings nicht sichtbar machen. So bleibt Ihnen nur eine VBA-Lösung, mit der Sie alle Termine eines Zeitraums inklusive der darin auftretenden Einzeltermine in eine Textdatei ausgeben lassen.
Vor Kurzem hat Microsoft die Verfügbarkeit des Microsoft 365 Copilot für den 1. November 2023 angekündigt. Copilot ist ein KI-Assistent, der sich in Outlook, Excel, Word und PowerPoint integriert und den Anwender speziell bei der Arbeit in der entsprechenden Applikation unterstützen soll. In Outlook werden Sie zum Beispiel in der Lage sein, eine E-Mail-Konversation zusammenfassen oder Entwürfe für E-Mail-Antworten erstellen zu lassen . Hinzu kommt mit Microsoft 365 Chat ein anwendungsübergreifender Assistent, der alle verfügbaren Unternehmensinformationen zum Anlegen von Konzepten, E-Mail-Antworten oder Ankündigungen verwenden kann. Das hört sich gut an und sieht in den Demo-Videos auch gut aus – hat aber auch seinen Preis.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die auf einem Outlook-Konto alle Nachrichten doppelt erhalten. Es sind dann häufig noch andere Konten in Outlook eingerichtet, bei denen der Posteingang ganz normal funktioniert. Die Einstellungen sind bei allen Konten nahezu identisch. Sie unterscheiden sich nur durch die Benutzernamen und Kennwörter sowie durch Adressen der jeweiligen Posteingangs-/ausgangsserver. Eine Universallösung für unerwartete E-Mail-Duplikate gibt es leider nicht, aber die Lösungsansätze aus diesem Tipp helfen weiter.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie gezielt bestimmen möchten, an welche Adressen die Antwort auf eine E-Mail geschickt wird. Sie schicken beispielsweise eine Nachricht aus dem Büro und möchten erreichen, dass die Antwort Sie auch zu Haus auf Ihrem privaten Account erreicht. Oder Sie möchten sich nicht darauf verlassen, dass der Empfänger Ihrer E-Mail die Funktion Allen antworten kennt, so dass die Antwort eventuell nicht alle betroffenen Mitarbeiter erreicht.
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, den aktuellen Wetterbericht im Kalender von Outlook anzeigen zu lassen. Etwas überraschend hat Microsoft nun angekündigt, dass diese Funktion in Zukunft für Outlook 365 nicht mehr zur Verfügung stehen wird. Nach dem Update auf die Version 2311 Build 16929.15000 werden die entsprechenden Einstellungen aus den Optionen verschwunden sein und der Wetterbericht dementsprechend nicht mehr im Kalender erscheinen.
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