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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2025 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage nach in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Da Phishing-Mails immer authentischer werden, macht es Sinn, die tatsächlichen E-Mail-Adressen der Absender im Posteingang anzeigen zu lassen. Das übliche Absenderfeld "Von" zeigt meist nur einen Klarnamen an – etwa "SmartTools Outlook Weekly" anstelle von "newsletter@smarttools.de". So könnte ein Angreifer den Klarnamen fälschen und eine täuschend echt aussehende E-Mail verschicken, die tatsächlich aber einen Link zu einem Viren-Download enthält. Im Vertrauen auf den bekannten Absendernamen könnte ein Hackerangriff schnell Erfolg haben. Das Risiko ließe sich minimieren, wenn auch die Original-Absenderadresse im Posteingang zu sehen wäre. So würde eine E-Mail mit dem Absendernamen "SmartTools Outlook Weekly" und einer Absenderadresse wie "info@hacker-business.com" sofort misstrauisch machen und die Gefahr unbedachter Mausklicks könnte zumindest ein wenig reduziert werden. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Bei der gemeinsamen Nutzung von öffentlichen Kontakteordnern wäre ein wenig mehr Transparenz wünschenswert. Lassen sich irgendwie mit möglichst wenig Aufwand gezielt die Kontakte kenntlich machen, die ich in einem Kontaktordner auf einem Exchange Server bearbeitet bzw. hinzugefügt habe? Auf diese Weise möchte ich andere Benutzer auf die Änderungen hinweisen, die dann ihrerseits zum Beispiel die Kontakte öffnen und sich über neue Ansprechpartner informieren können.
Viele Anwender nutzen beim Schreiben von E-Mails die Textvorhersage von Outlook 365. Dabei erscheinen während der Eingabe in grauer Farbe Vorschläge zu den nächsten Worten bzw. zur Vervollständigung des aktuellen Satzes. In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft erneut darauf hin, dass die Textvorhersage auf einigen Systemen plötzlich nicht mehr funktioniert. Wenn Sie den Optionen-Dialog aufrufen, ist die entsprechende Einstellung komplett verschwunden. Glücklicherweise gibt es eine schnelle Problemlösung.
Schnell geht bei Mail-Unterhaltungen die Übersicht verloren, wenn mit jedem neuen Beitrag zu einem Thema ein neues AW: oder RE: im Betreff vorangestellt wird, Mails verstreut in Ordnern liegen und viele Inhalte durch das Beantworten mehrfach vorliegen. Bringen Sie jetzt Ihre Mails unter einen Hut! In unserem Tipp zeigen wir, wie mit Hilfe der Unterhaltungsansicht eine effektivere Verwaltung Ihres Mail-Aufkommens gelingt.
FRAGE Sie hatten sich in Ihrem Newsletter vor einiger Zeit mit dem Thema "Bcc-Adressen" beschäftigt. Wie Sie richtig anmerkten, lassen sich die Empfänger aus der Bcc-Liste nicht sichtbar machen. Darin sehe ich aber auch ein Risiko, denn wenn jemand eine E-Mail mit Bcc-Empfängern erhält und dann auf Allen antworten klickt, weiß er/sie ja nicht, wer "Alle" ist. Die Bcc-Empfänger in der Antwortmail bleiben schließlich unsichtbar. Vielleicht können Sie in Ihrem Newsletter ja auf dieses Verhalten hinweisen und vor einem unbedachten Klick auf Allen antworten warnen.
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Vor kurzem hat die Bundesregierung noch einmal klar gemacht, dass für diese Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung ein "E-Mail-Postfach" ausreicht, so dass Sie grundsätzlich mit Outlook bereits gut gerüstet sind. Natürlich gibt es noch ein paar weitere Details zu beachten.
Ob gewollt oder nicht sind die meisten Outlook-Anwender regelmäßig in Mail-Diskussionen eingebunden. Der Austausch mit den Kollegen, Kunden oder Freunden ist ja ganz praktisch, aber viele Anwender beklagen immer wieder die gleichen Nachteile: Schnell geht die Übersicht verloren, wenn mit jedem neuen Beitrag zu einem Thema ein neues AW: oder RE: im Betreff vorangestellt wird, Mails verstreut in Ordnern liegen und viele Inhalte durch das Beantworten mehrfach vorliegen. Mit der Unterhaltungsansicht gelingt eine effektivere Verwaltung Ihres Mail-Aufkommens. Veränderungen sind manchmal ungewohnt, aber die Möglichkeiten sind wirklich eine kleine Revolution. Mehr dazu in diesem Tipp.
FRAGE Ich lasse mir die Posteingangsliste standardmäßig in der Kompaktansicht anzeigen, so dass rechts daneben Platz für den Lesebereich ist. Die Kategorien, die ich den E-Mails zuweise, werden in dieser Ansicht als farbige Kästchen angezeigt. Das ist zwar schon eine Hilfe. Es wäre mir aber lieber, wenn in der Kompaktansicht auch der jeweilige Kategoriename angezeigt würde. Haben Sie dafür ein Add-In im Angebot? Oder kennen Sie eine andere Methode, die Kategorienamen im Posteingang auszugeben?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden.
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