Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
In der Ansicht "Aktive Termine" können Sie sich zwar einen Überblick über alle anstehenden Termine in Ihrem Kalender verschaffen, wenn Sie allerdings schnell einmal wissen möchten, wie viel Zeit noch für Termine bei einem bestimmten Kunden oder in einem bestimmten Zeitraum (diese Woche, nächsten Monat) anfällt oder wie viele Stunden Sie für bestimmte Termine in Rechnung stellen können, lässt Outlook Sie im Stich. Die Lösung: Mit einem kleinen Makro aus diesem Tipp können Sie sich ganz einfach die Gesamtdauer der Termine anzeigen lassen, die in der aktuellen Ansicht markiert sind.
FRAGE In meinem aktuellen Outlook funktioniert die AutoArchivierung nicht mehr. Ich erhalte immer wieder die Meldung, dass der Zielordner Elemente eines anderen Typs als der Quellordner enthält. Was ich erreichen möchte, ist eine automatische Archivierung der E-Mails aus all meinen Konten in einer gemeinsamen Archivdatei. Wissen Sie, wie ich die AutoArchivierung einstellen muss, damit das fehlerfrei funktioniert?
Noch nie war es so einfach, Anhänge in Outlook komfortabel zu verwalten:Mailanhänge sind eine echte Belastung für Ihre Outlook-Datendatei oder Ihr persönliches Postfach auf dem Exchange-Server. SmartTools Attachment AutoSave bietet die Lösung durch intelligentes Anhang-Management. Vom Privatanwender bis zum Großunternehmen kommt die Erweiterung inzwischen zehntausendfach in den unterschiedlichsten Arbeitsumgebungen im Einsatz und erweitert Outlook um wichtige neue Funktionen.
Wir haben vor kurzem von einem ärgerlichen Bug berichtet: Einige Anwender erhalten seit dem Juni-Update von Microsoft 365 bzw. Office beim Start von Outlook immer wieder die Meldung Outlook wurde geschlossen, während Sie Elemente geöffnet hatten. Möchten Sie diese Elemente aus der letzten Sitzung erneut öffnen? Sie können die Frage mit Ja oder Nein beantworten und Outlook öffnet ggf. die passenden Fenster, aber das Problem besteht darin, dass diese Abfrage wirklich bei jedem Start von Outlook erscheint, auch wenn Sie an dem Wiederherstellen der Fenster nicht interessiert sind. Eigentlich lässt sich das Verhalten von Outlook in diesem Punkt steuern, aber genau die dazu notwendige Option ist durch einen Bug plötzlich aus den Optionen verschwunden. Jetzt wurde der Fehler endlich behoben.
Jeder Outlook-Anwender hat das schon erlebt: Sie möchten eine E-Mail aus dem Posteingang in einen anderen Ordner verschieben und ziehen sie dazu mit der Maus aus der Posteingangsliste in den Ordnerbereich. Sie lassen dann aber die Maustaste zu früh los, so dass die E-Mail nicht im beabsichtigten Zielordner landet , sondern in irgendeinem anderen Outlook-Ordner. Und Sie wissen dann nicht genau, über welchem Ordner Sie die Maustaste losgelassen haben. Müssen Sie jetzt alle Ordner manuell durchsuchen, um die verschollene E-Mail wiederzufinden?
Die Enterprise-Edition des SmartTools AutoFiler 6.0 bietet Unternehmen eine leistungsstarke und flexible Lösung, um E-Mails schnell, effizient und zuverlässig abzulegen, zu organisieren und auszulagern. Mit den speziellen Funktionen der Enterprise-Edition wird die E-Mail-Organisation im Unternehmen zum Kinderspiel, weil Sie Ablagestandards für alle Mitarbeiter oder für einzelne Abteilungen zentral steuern können. Sie behalten immer den Überblick über Ihre geschäftliche Korrespondenz und archivieren E-Mails absolut zuverlässig.
Mit Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails etc. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie die neueste Version 7.0 des kostenlosen SmartTools Kategorien-Assistenten für eine blitzschnelle Zuordnung: Stellen Sie eine eigene Schnellauswahl für einzelne Kategorien zusammen oder definieren Sie Kategorien-Gruppen, um Ihren Elementen gleich mehrere Kategorien mit einem einzigen Mausklick zuzuweisen.
FRAGE In meiner alten Outlook-Version wurden die Kontaktordner immer in einer Baumstruktur angezeigt. So hatte ich auch die Inhalte gegliedert – beispielsweise in einen Unterordner "Firmenkontakte", der wiederum Unterordner wie "Firmenkontakte PLZ 4", "Firmenkontakte PLZ 5" usw. hatte. Nach dem Umstieg auf die jüngste Outlook-Version sehe ich in der Ordnerliste des Kontaktbereichs nur einen Haupteintrag "Meine Kontakte" und darunter stehen alle anderen Ordner in einer unstrukturierten Auflistung. Wie bringe ich Outlook dazu, im Kontaktbereich wieder die gewohnte Baumstruktur anzuzeigen?
Mit dem neuen SmartTools Ansichten-Manager 5.1 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 können Sie Ansichten in einem einzigen Arbeitsschritt für beliebig viele ausgewählte Ordner übernehmen oder einfach alles auf den Outlook-Standard zurücksetzen - ohne dass Sie jeden Ordner einzeln auswählen müssen. Der SmartTools Ansichten-Manager 5.1 sorgt dafür, dass Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben mit wenig Aufwand exakt nach Ihren Wünschen dargestellt werden.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu einem Problem beim Versand von E-Mails. Einige Anwender berichten, dass Outlook mit einem Speicherfehler komplett abstürzt, sobald Sie eine Nachricht verschicken. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt. Die Version 2308 (Build 16731.20234) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
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