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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit Office 2024 erscheint am 1. Oktober 2024 ein neues Office-Paket, das als Dauerlizenz erworben werden kann. Sie gehen also kein Abonnement ein, sondern können alle enthaltenen Anwendungen auf einem Arbeitsplatz installieren und ohne weitere Kosten beliebig lange nutzen. Realistisch gesehen kann man allerdings nur von einer Nutzungsdauer von etwa 5 Jahren ausgehen, weil Microsoft sich nur für diesen Zeitraum zur Veröffentlichung von Sicherheitsupdates verpflichtet hat. Die kompletten Preise und verfügbaren Pakete hat Microsoft bisher nicht bekannt gegeben, aber zumindest wurden die neuen Funktionen für Office 2024 angekündigt. Wie erwartet handelt es sich um einen Teil der Funktionen, die in den letzten Jahren im Rahmen des Microsoft 365-Abonnements in Outlook 365 integriert wurden. Erwähnenswert ist dabei vor allem die Tatsache, dass es sich bei Outlook 2024 um das "klassische" Outlook und nicht um das eingeschränkte "neue" Outlook handelt. Hier die überschaubare Liste der Neuerungen.
FRAGE In unserer Firma nutzen wir Microsoft Teams, wobei wir für unsere Abteilungen verschiedene Teams/Gruppen eingerichtet haben. In Outlook kann ich auf die meisten Gruppenkalender zugreifen. Manche Gruppenkalender fehlen aber. Das ist mir unerklärlich, weil ich zu den jeweiligen Teams gehöre und die Kalender auch in Microsoft Teams anschauen kann. Wissen Sie, wie ich diese Gruppenkalender auch in Outlook verfügbar machen kann?
Die Aufgabenleiste von Outlook bietet Ihnen immer einen recht guten Überblick über alle anstehenden Termine, Aufgaben und Nachverfolgungen der nächsten Zeit. Die Liste wird allerdings schnell sehr umfangreich und unübersichtlich, so dass Sie die wenig bekannte Möglichkeit nutzen sollten, besonders wichtige Einträge mit einer speziellen Formatierung hervorzuheben. Unser Tipp zeigt, wie Sie mit ein paar Mausklicks für Übersicht sorgen.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen neuen Outlook-Bug, den Microsoft gerade dokumentiert hat: Wenn Sie Nachrichten von einem Gmail-Konto abrufen, erscheint die Fehlermeldung, dass die App möglicherweise nicht sicher ist. Auch das Hinzufügen eines Gmail-Kontos zu Outlook ist derzeit nicht möglich. Nach Angaben von Microsoft wurde die Ursache des Problems gefunden und es wurde bereits mit einem Update behoben, das allerdings derzeit nur im Betakanal (Insider) sowie im Vorschaukanal (Preview) verteilt wird.
In SmartTools Outlook Weekly veröffentlichen wir von Zeit zu Zeit Tipps, die auf einer Makrolösung basieren. Sehr viele Leser möchten sie nutzen und haben dazu in den Trust Center-Einstellungen von Outlook die Sicherheitsoptionen für Makros auf Alle Makros aktivieren gestellt, obwohl ihnen das eigentlich zu riskant ist. Allerdings ersparen Sie sich so, die Ausführung von Makros bei jedem Outlook-Start per Mausklick zu aktivieren. Wir zeigen in diesem Tipp eine elegantere Methode, um Makros in Outlook zu aktivieren, ohne dass die Sicherheit darunter leidet!
FRAGE Ich plane meine Abgabetermine mit Hilfe von Outlook-Aufgaben. Wenn ich im Nachhinein das Startdatum einer Aufgabe ändere, verschiebt Outlook aber automatisch auch das Fälligkeitsdatum. Das hat schon zu Komplikationen geführt, weil ich die vorgesehene Deadline nicht eingehalten habe. Wie schaffe ich es, nur das Startdatum einer Aufgabe zu verschieben, ohne damit auch das Fälligkeitsdatum zu ändern?
Über benutzerdefinierte Ansichten können Sie die Anzeige Ihrer Outlook-Daten sehr individuell anpassen. Sie legen beispielsweise fest, dass nur ganz bestimmte Felder Ihrer Kontakte angezeigt werden und die Einträge nach Firmennamen gruppiert sind. Immer wieder erhalten wir Fragen von Lesern, die verhindern möchten, dass die mühsam zusammengestellte Ansicht aus Unachtsamkeit verändert wird. Es kann schnell passieren, dass versehentlich ein Feld mit der Maus aus der Überschriftenzeile gezogen wird, woraufhin es von Outlook ohne Rückfrage aus der Ansicht entfernt wird.
FRAGE Ich habe seit kurzem eine Business-Version von Microsoft 365 im Einsatz. In Outlook werden die Standardordner (Posteingang, Kontakte usw.) in Deutsch angezeigt, - alle bis auf den Kalender. Der erscheint bei mir in Englisch, also als "Calendar". In der Browser-Variante von Outlook (Anm.: "Outlook im Web") sind dagegen alle Outlook-Ordner in Deutsch – auch der Kalender. Haben Sie eine Idee, woran das liegen könnte und wie ich in meinem Desktop-Outlook auch einen deutschen Kalendernamen bekomme?
Das neue Outlook ist allgemein verfügbar und lädt zum Testen ein. Wie Sie aus den vorherigen Teilen dieses Tipps wissen, spricht aber noch einiges gegen einen Produktiveinsatz. Doch es gibt zum Glück kein Entweder-oder. Sie können jederzeit zwischen neuem und klassischem Outlook wechseln. Auf Wunsch lassen sich sogar beide Versionen sogar parallel einsetzen. Diesen und noch einige weitere interessante Kniffe finden Sie in diesem Tipp der Woche.
FRAGE Für die Terminplanung unserer Mitarbeiter verwalte ich in Outlook diverse Kalender. Der Übersichtlichkeit halber lasse ich die Kalender meist überlagert anzeigen. Sobald ich aber mehr als vier Kalender überlagern lasse, schaltet Outlook automatisch in seine Planungsansicht, in der alle Kalender untereinander in einer Art Zeitleiste dargestellt werden. Wie schaffe ich es, dass sich auch fünf oder mehr Kalender überlagern?
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