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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung im PDF- oder MSG-Format. Das genial einfache Konzept: Installieren - In 2 Minuten einrichten - Nie wieder kümmern. SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Mit der brandneuen Version 5.0 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser!
Holen Sie sich das neue SmartTools Servicepack 2024 v2 für Outlook und optimieren Sie Ihre Arbeit mit einem umfangreichen Set von kostenlosen Tools. Mit dem SmartTools Servicepack 2024 v2 haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Assistenten und Erweiterungen, die Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben besser zu organisieren. Über einen komfortablen Manager können Sie die neuen Funktionen jederzeit nach Bedarf installieren und wieder deaktivieren.
Microsoft vereinheitlicht Outlook auf den unterschiedlichsten Plattformen. Deshalb versucht es, die Anwender des klassischen Desktop-Outlooks zum Wechsel auf das neue Outlook zu bewegen. Doch ein direkter Wechsel hat auch seine Schattenseiten. Das haben wir im ersten Teil dieses Tipps aufgezeigt. Letztendlich wird aber kein Weg am neuen Outlook vorbeiführen. In diesem zweiten Teil gehen wir deshalb auf die Perspektive für das klassische Outlook ein und wir zeigen, wie sich das neue Outlook aktuell in der Praxis schlägt.
Bei der täglichen Arbeit wechseln Sie innerhalb von Outlook häufig zwischen verschiedenen Ordnern, was Zeit kostet. Dabei müssen Sie häufig das Programm erst aufrufen und dann den gewünschten Eintrag in der Outlook-Leiste oder Ordner-Liste anklicken. Mit einem weniger bekannten Trick, den wir in unserem folgenden SmartTipp für Outlook vorstellen, können Sie diesen Vorgang jedoch erheblich beschleunigen.
Das neue Outlook – anfangs nur Office-Insidern bzw. Betakanal-Anwendern vorbehalten – steht inzwischen der großen Allgemeinheit zur Verfügung. Seit kurzem hat es sogar den Status der "allgemeinen Verfügbarkeit" bekommen. Heißt das nun, dass Sie bedenkenlos vom "klassischen" Desktop-Outlook zum neuen Outlook wechseln können? Das ist die Kernfrage, um die es in diesem Tipp geht. Wir zeigen Vor- und Nachteile des neuen Outlooks auf und geben Hilfestellungen zum Einsatz von neuem und klassischem Outlook.
FRAGE Sie haben kürzlich eine Helpline veröffentlicht, in der es um die Archivfunktion von Outlook ging. Da wir ein anderes Archivierungstool nutzen, benötigen wir die manuelle Archivierung eigentlich nicht. Im Gegenteil: Der Befehl Start-Löschen-Archivieren verwirrt die meisten Mitarbeiter eher. Meine Frage deshalb: Lässt sich die manuelle Archivfunktion deaktivieren, so dass sie nicht aus Versehen aufgerufen werden kann?
Viele Anwender stört es, dass beim Senden von Besprechungsanfragen immer alle Teilnehmerdetails verschickt werden. So erhalten zum Beispiel auch betriebsfremde Teilnehmer, die Sie einladen, die E-Mail-Adressen der betriebsinternen Mitarbeiter. Bei E-Mails können Sie Empfänger in das Bcc-Feld setzen, damit die E-Mail-Adressen anderen Empfängern verborgen bleiben. Bei Besprechungsanfragen gibt es aber nur die Felder Erforderlich und Optional, und die entsprechenden Angaben sind für alle Teilnehmer sichtbar. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Teilnehmer quasi anonymisiert zu einer Besprechung einladen.
FRAGE Ich verwende in Terminen die "Anzeigen als"-Optionen, um sofort zu erkennen, ob ich für einen Termin außer Haus bin, ob der Termin nur mit Vorbehalt eingetragen wurde usw. Outlook kennzeichnet die Termine entsprechend mit unterschiedlichen Balken am linken Rand der Kalendereinträge. Bislang konnte ich anhand der verschiedenen Farbgebungen und Muster dieser Balken schnell erkennen, um welche Art von Termin es sich handelt. Seit kurzem verwendet Outlook aber für alle "Anzeigen als"-Optionen dieselbe Farbe. Allenfalls an den Mustern kann ich die verschiedenen Optionen noch unterscheiden. Wissen Sie, wie ich das alte Design der "Anzeigen als"-Optionen wiederherstellen kann?
Mit Verteilerlisten (Kontaktgruppen) fassen Sie Mailadressen von Kunden, Abteilungen, Kollegen, Vereins- oder Familienmitgliedern usw. ganz einfach zusammen und können sie dann in Zukunft jederzeit per Mausklick anschreiben - egal ob Ihre Liste nun 5 oder 500 Mitglieder hat. Leider ist die nachträgliche Verwaltung und Bearbeitung mit Outlook sehr umständlich. Der brandneue SmartTools Verteilerlisten-Manager Pro 5.1 sorgt für eine komfortable Verwaltung, übersichtliche Darstellung und die blitzschnelle Aktualisierung Ihrer Verteilerlisten.
Mit GPT-4o (o = omni) hat OpenAI im Mai sein bisher leistungsfähigstes Sprachmodell vorgestellt. Obwohl die Preise in den letzten Monaten stark gefallen sind, kostet der Einsatz dieses KI-Modells immerhin ca. 4,60 € pro Million Input Token und ca. 13,80 € pro Million Output Token. Dabei entspricht 1 Million Token ungefähr der Textmenge von 2.500 Seiten eines Standardbuches. Mit GPT-4o mini steht ab sofort eine besonders kostengünstige Alternative zur Verfügung, die bereits deutlich leistungsfähiger ist als das Modell GPT 3.5 Turbo, das zu Beginn des KI-Hypes Ende 2022 für ChatGPT verwendet wurde. Für alltägliche Aufgaben in Word, Excel und Outlook wie dem Erstellen, Zusammenfassen, Optimieren und Übersetzen von Text oder der Analyse von Tabellendaten ist das kleine Sprachmodell optimal geeignet und es ist dabei über 20x günstiger als GPT-4o. Auch im Vergleich zu einem Abonnement von GPT Plus und Microsoft CoPilot ist der Einsatz des neuen Sprachmodells in den Office-Anwendungen besonders kostengünstig.
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