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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Outlook kann Sie effektiv beim Organisieren Ihrer E-Mails unterstützen. Was ist wichtig? Welche E-Mails können erst einmal warten? Wie bleibt der Posteingang überschaubar? Mit Hilfe von Regeln können Sie bestimmte E-Mails automatisch zur schnellen Beantwortung kennzeichnen. Oder Sie lassen E-Mails bestimmter Absender generell in entsprechende Unterordner verschieben, damit Sie sie später in Ruhe durchlesen können. Unser beliebtes E-Book zeigt, wie Sie Outlook-Regeln effektiv einsetzen.
In den E-Mail-Optionen von Outlook gibt es ein Kontrollkästchen namens Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt. Auch wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, erhalten Sie in der Regel dennoch keine Warnungen über fehlende Dateianhänge - selbst, wenn im E-Mail-Text Wörter wie "Anlage" oder "Dateianhang" verwendet werden und Sie tatsächlich vergessen habe, die entsprechende Datei anzuhängen. Das Problem: Die Option funktioniert, auch wenn es sie schon seit Outlook 2013 gibt, allenfalls bei englischen Texten. Auf deutsche Begriffe wie "Anlage" oder "angehängt" reagiert sie nicht. Unser Tipp hilft weiter.
FRAGE Ich muss sehr häufig Teams-Meetings planen. Daran nehmen sowohl Personen aus unserer Firma als auch externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teil. Wenn ich eine Besprechung in Outlook anlege, kann ich im Terminplanungs-Assistenten aber nur die Verfügbarkeit der firmeninternen Personen sehen. Das führt dazu, dass ich oft zum Telefonhörer greifen muss, um einen Termin zu finden, an dem auch die externen Teilnehmer Zeit haben. Oder es entwickelt sich ein zeitraubender E-Mail-Austausch für die Terminfindung. Geht das nicht auch einfacher?
Als Microsoft 365-Abonnent können Sie über Datei-Office-Konto am Insider-Programm teilnehmen. Outlook und die übrigen Office-Anwendungen werden daraufhin etwa einmal pro Woche im "Beta-Kanal" aktualisiert. Auf diese Weise erhalten Sie früheren Zugriff auf neue Funktionen, müssen aber in einigen Fällen auch mit Problemen rechnen, weil die Neuerungen noch nicht im Detail durchgetestet wurden. So gibt es mit dem letzten Update des Beta-Kanals erhebliche Probleme beim Start von Outlook. Die Anwendung startet entweder überhaupt nicht oder stürzt sofort ab. Inzwischen steht aber ein Bugfix zur Verfügung.
Bei empfangenen E-Mails können Sie bekanntlich via Menüband problemlos Kategorien zuweisen. Wenn Sie aber eine neue E-Mail erstellen, fehlt das Kategorie-Symbol im Menüband. Viele Anwender möchten aber auch beim Senden von E-Mails eine Kategorie zuweisen. Es ist wenig bekannt, aber tatsächlich ist das in den Nachrichtenoptionen auch beim E-Mail-Versand möglich. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Sie veröffentlichen immer wieder interessante Makros, die mir in meinem Outlook gute Dienste geleistet haben. Jetzt habe ich aber einen neuen PC bekommen und möchte die Makros auch in meiner neuen Outlook-Version nutzen. Wie schaffe ich das? Von meinem alten PC habe ich die Datei VBAPROJECT.OTM gesichert. Hilft mir das weiter? Wenn ja: Wie kann ich diese Makrodatei in das Outlook auf meinem neuen PC einbinden?
SmartTools QuickMail Pro ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es eigentlich nicht – zumindest bisher … Mit der neuen Version 8.5 können Sie Antworten jetzt noch schneller erstellen und benötigen gleichzeitig weniger Mailvorlagen. Passende Informationen wie Preise, Lieferzeiten und Produktinformationen werden jetzt voll automatisch ermittelt und in eine individuelle Antwort umgesetzt. Eine echte Revolution bei der Mailbearbeitung, durch die Sie in kürzester Zeit Dutzende von Arbeitsstunden einsparen werden.
Vor einiger Zeit haben wir in einem Tipp beschrieben, wie man mit Registry-Ergänzungen das "Outlook-Protokoll" aktivieren kann, um mit Hyperlinks wie "outlook:Posteingang" oder "outlook:<EntryID>" direkt den Posteingang von Outlook oder ein bestimmtes Outlook-Element zu öffnen. In den aktuellen Outlook-Versionen funktioniert das leider nicht mehr. Wenn Sie zum Beispiel in Excel, OneNote oder einer Webseite (HTML-Datei) einen Hyperlink zu einem Outlook-Element einfügen, erscheint beim Anklicken des Hyperlinks entweder eine Fehlermeldung ("unerwarteter Fehler aufgetreten") oder es passiert gar nichts. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie die Hyperlinks auf Outlook-Elemente wiederherstellen.
FRAGE Ich arbeite mit dem neuen Outlook und muss E-Mails in verschiedenen Sprachen schreiben (meist in Deutsch, Englisch oder Französisch). Dabei möchte ich gerne die Rechtschreibprüfung nutzen. Outlook scheint aber nur Texte in Deutsch korrekt zu prüfen. In englischen oder französischen Texten bemängelt Outlook quasi jedes Wort, weil nur die deutsche Rechtschreibprüfung angewendet wird. Ich weiß weder, wie ich die Textsprache einer E-Mail umschalten kann, noch weiß ich, wie ich zusätzliche Sprachen für die Rechtschreibprüfung einrichte. Wissen Sie Rat?
Am 14. Oktober 2024 beendet Microsoft den offiziellen Support für Windows 10. Danach werden keine Sicherheitsupdates mehr veröffentlicht, aber grundsätzlich können Sie Ihr System mit Windows 10 weiterhin nutzen. Für Abonnenten von Microsoft 365 wird der Einsatz von Windows 10 aber immer unattraktiver. Wie jetzt bekannt wurde, erhalten Sie ab August 2026 auch als zahlender Abonnent keine neuen Funktionen für Outlook 365 und die übrigen Office-Anwendungen, wenn Sie mit Windows 10 arbeiten.
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