Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
In der Kürze liegt die Würze. Das trifft auch auf E-Mails zu. Niemand will beim Durchsehen des Posteingangs Romane lesen. Für eine effektive Kommunikation reichen kurze, knackige Nachrichten. Das gilt auch für Antworten auf eingegangene Nachrichten. In diesem Sinne erledigen Sie Ihre elektronische Korrespondenz mit den neuen "vorgeschlagenen Antworten" noch schneller. In diesem Tipp stellen wir Ihnen das Feature vor. Auf bestimmte Nachrichten genügt eine kurze Rückmeldung, mit der Sie den Absendern mitteilen, dass Sie die Nachricht gelesen haben und darauf reagieren werden. Vielleicht haben Sie sich sogar schon Textbausteine zurechtgelegt wie "Vielen Dank für die Infos" oder "Alles klar, ich kümmere mich darum".
FRAGE Ich verschaffe mir meist einen Überblick über die neu eingetroffenen E-Mails, indem ich sie kurz im Lesebereich überfliege und dann sofort zur nächsten E-Mail wechsle. Das führt aber dazu, dass Outlook diese E-Mails als gelesen einstuft und nicht mehr fett im Posteingang hervorhebt. Das möchte ich nicht. Als gelesen sollen die E-Mails nur gelten, wenn ich sie vollständig gelesen habe. Kann ich irgendetwas am Verhalten von Outlook ändern?
Viele Anwender nutzen beim Schreiben von E-Mails die Textvorhersage von Outlook 365. Dabei erscheinen während der Eingabe in grauer Farbe Vorschläge zu den nächsten Worten bzw. zur Vervollständigung des aktuellen Satzes. Bereits vor einigen Monaten wies Microsoft auf ein Problem hin, das durch ein Microsoft 365-Updates entstanden ist. Die Textvorhersage funktioniert plötzlich nicht mehr. Wenn Sie den Optionen-Dialog aufrufen, ist die entsprechende Einstellung komplett verschwunden. Die Version 2311 (Build 17029.20108) enthält jetzt endlich ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen es sinnvoll ist, mehrere Outlook-Elemente in einem Arbeitsschritt zu ändern. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie Sie bei mehreren Terminen, die bislang noch keine Erinnerungszeit hatten, die Erinnerung auf 1 Woche einstellen möchten. Oder es soll bei verschiedenen Terminen der Besprechungsort geändert werden. Wir zeigen in unserem Tipp, wie das mit wenigen Handgriffen gelingt, ohne jedes Outlook-Element einzeln bearbeiten zu müssen.
FRAGE Ihren Beitrag zu horizontalen Teilen des Nachrichtenfensters fand ich sehr interessant, da ich diese Funktion in früheren Outlook-Versionen auch gerne genutzt habe. Die Erweiterung der Symbolleiste für den Schnellzugriff gelingt mir allerdings nicht, weil ich den Befehl Teilen nicht unter "Alle Befehle" finde. Wurde die Funktion von Microsoft inzwischen komplett gestrichen? Oder kennen Sie noch einen anderen Kniff dazu?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu Problemen für alle Anwender, die ihr Outlook.com-Konto in Outlook eingebunden haben. Beim Versand einer Mail stürzt Outlook einfach ab. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt und behoben. Die Version 2311 Build 17029.20068 enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Wenn Sie Outlook-Elementen keine Kategorien zuweisen können, liegt das meist daran, dass Sie mit einem IMAP-Konto arbeiten. Die Hintergründe hatten wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps erklärt. Wir hatten Ihnen aber auch eine VBA-Lösung versprochen, die den Einsatz von Kategorien in IMAP-Konten ermöglicht. Diese Lösung stellen wir Ihnen hier nun vor. Im ersten Schritt legen Sie eine VBA-Prozedur an, die für das gerade markierte Outlook-Element bzw. für das aktuell in einem eigenen Fenster geöffnete Outlook-Element das Dialogfenster mit der Kategorienliste anzeigt.
FRAGE Ich habe mehrere hundert Kontakte in Outlook erfasst, deren Telefonnummern größtenteils nach einem Muster wie "+49 (069) 12345678" formatiert sind. Dieses Format wendet Outlook sogar automatisch an, wenn ich im Kontaktformular auf eine der Telefonnummernschaltflächen klicke und dann die Rufnummernbestandteile in das Dialogfenster Telefonnummer überprüfen eingebe. Mit den genannten Einstellungen gelingt die Synchronisation mit meinem Smartphone fehlerfrei, auch wenn die Telefonnummern dort im Format +49 (0) 69 12345678 angezeigt werden. Was anschließend aber nicht funktioniert, ist die Rufnummernübergabe vom Smartphone an die Freisprechanlage in meinem Auto. Dort werden die Nummern in der Form +4906912345678 übernommen und ein Wählen ist aufgrund der störenden "0" nicht möglich. Ich muss also in Outlook die "0" in der Ortsvorwahl loswerden. Aber wie schaffe ich das, ohne jede Nummer einzeln bearbeiten zu müssen? Und warum gibt es überhaupt die Synchronisationsprobleme?
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit der automatischen Formatierung von Outlook, um beispielsweise die E-Mails eines bestimmten Absenders oder die Nachrichten mit einem speziellen Betreff hervorzuheben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Ihnen die automatische Formatierung auch in Ihren Kontakten zur Verfügung steht. So haben Sie unter anderem die Möglichkeit, alle Personen aus einer Firma oder einer wichtigen Kategorie besonders hervorzuheben.
Mit den November 2023-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Office 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann die standardmäßig aktivierte geschützte Ansicht umgangen werden, wenn der Anwender eine manipulierte Word- bzw. Excel-Datei öffnet, die in einer E-Mail empfangen oder aus dem Internet heruntergeladen wurde. Über ein Makro könnte so zum Beispiel Schadsoftware eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Dieses Blog präsentiert Inhalte aus den E-Mail-Newslettern von SmartTools Publishing. Premium-Beiträge, die mit [S+] gekennzeichnet sind, sind Newsletter-Abonnenten vorbehalten.
Jetzt Abonnent werden
Falls Sie SmartTools Outlook Weekly noch nicht abonniert haben, können Sie sich jetzt anmelden – kostenlos und innerhalb weniger Minuten! Sie erhalten dann umgehend ein Passwort, das alle Premium-Beiträge für Sie freischaltet.
[S+] Inhalte freischalten
Wenn Sie SmartTools Outlook Weekly bereits beziehen, geben Sie hier Ihr Abonnenten-Passwort ein, um alle Premium-Beiträge freizuschalten:
Tipp: Sie finden das gültige Passwort immer am Ende der neuesten Ausgabe Ihres Newsletters.