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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Auf unserem Exchange Server haben wir als öffentlichen Ordner einen "Teamkalender" angelegt, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Um schnell die allgemeinen Termine kontrollieren zu können, möchte ich Outlook dazu bringen, sofort nach dem Start unseren Teamkalender anzuzeigen. In den Outlook-Optionen kann ich als "Startordner" aber keine öffentlichen Ordner auf unserem Exchange Server auswählen. Ich hatte dann die Idee, eine Desktop-Verknüpfung anzulegen, die Outlook startet und automatisch in den öffentlichen Teamkalender wechselt. Ist das machbar?
Viele Anwender haben mehrere Konten in Outlook eingerichtet und somit entsprechend viele Posteingangsordner. Idealerweise würde man sich natürlich wünschen, alle Konten in einem globalen Posteingangsordner zusammenführen zu können. Ein solcher gemeinsamer Posteingang für alle eingerichteten E-Mail-Konten ist ein sehr häufig nachgefragter Wunsch. Leider ist das in Outlook derzeit nicht machbar, aber wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie zumindest schnell zwischen den einzelnen Posteingangsordnern wechseln können.
FRAGE Ich möchte eine Regel erstellen, die beim Zutreffen der eingestellten Bedingungen ein Makro ausführt. In Ihrem Newsletter habe ich dazu schon verschiedene Beispiele gefunden. In meiner neuen Outlook-Version gibt es aber aus unerfindlichen Gründen keine Regelaktion "ein Skript ausführen". Die Ausführung von Makros habe ich im Trust Center erlaubt; daran kann es eigentlich nicht liegen. Können Sie mir sagen, warum die Regelaktion fehlt?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen neuen Outlook-Bug, den Microsoft vor wenigen Tagen dokumentiert hat: Wenn Sie eine empfangene Mail öffnen, erscheint in einigen Fällen nur ein leeres Fenster. Erst beim Weiterleiten oder Antworten sehen Sie in dem neuen Mailentwurf den tatsächlichen Nachrichteninhalt. Die Version 2410 (Build 18129.20030) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll.
Viele Anwender verwenden in den Outlook-Kontakten Fotos der entsprechenden Personen. Nach dem Einfügen sind die Bilder in Outlook gespeichert, aber es gibt standardmäßig keine Möglichkeit, sie wieder als Datei zu sichern, wenn zum Beispiel das verwendete Original verloren gegangen ist. Unser Tipp liefert die Lösung: ein VBA-Makro verarbeitet automatisch alle Einträge aus dem aktuell angezeigten Kontaktordner und speichert die verfügbaren Kontaktbilder als JPG-Dateien.
FRAGE Ich möchte in meinem Posteingang gezielt nach E-Mails suchen, die ein Word-Dokument als Anhang enthalten. Aber ich komme nicht weiter. In der Suchfunktion von Outlook habe ich zwar die Option Hat Anlagen gefunden. Damit finde ich aber auch E-Mails mit PDF-, Bild- oder sonstigen Dateianhängen. Lässt sich die Suche irgendwie einschränken, dass tatsächlich nur E-Mails mit Word-Anhängen gefunden werden?
Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Und auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. In diesem Beitrag finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Outlook", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können. Wir versuchen dabei, nur das absolute Minimum an Fachbegriffen und Abkürzungen zu verwenden, auf die Sie bei weiteren Recherchen zum Thema E-Rechnung unweigerlich stoßen werden.
FRAGE Wie schaffe ich es, meinen Kontaktordner so zu filtern, dass nur noch die Adressen eines bestimmten Postleitzahlbereichs angezeigt werden. Ich möchte zum Beispiel nur noch die Kontakte sehen, deren Postleitzahl mit "2" beginnt. Im Filterdialog kann ich zwar nach dem Feld "PLZ" filtern. Als Vergleichsoperatoren bietet mir Outlook aber nur "enthält" oder "ist (genau)" an. Bei einem Filter wie "PLZ enthält 2" werden anschließend auch Kontakte mit einer Postleitzahl wie "85442" angezeigt, was wenig hilfreich ist. Haben Sie eine Lösung für mich?
Eine Mail, die Sie in Outlook empfangen, ist auf den ersten Blick ein unveränderbares Dokument. Tatsächlich ist dem nicht so, wenn Sie eine wenig bekannte Outlook-Funktion kennen. So kommt es immer wieder vor, dass Sie eine empfangene Mail lesen, Ihnen zum Beispiel einige wichtige Anmerkungen für die Antwort einfallen, Sie aber gerade keine Zeit haben, die Nachricht auszuformulieren. Ein kleiner Trick hilft weiter.
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