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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wie vor kurzem berichtet, soll Calibri in Kürze durch Aptos als Standardschrift in allen Office-Anwendungen ersetzt werden. Im Betakanal von Microsoft 365 wird diese Anpassung ab Version 2308 (Build 16731.20000) bereits verteilt. Es wird allerdings doch etwas mehr geändert als nur die Schriftart. Microsoft hat ein komplett neues Office-Design erstellt, das die Standardschrift, Formatvorlagen und Farbpaletten umfasst.
Es passiert leider immer wieder, dass Outlook Erinnerungen für einen Termin anzeigt, den Sie längst gelöscht haben. Wenn Sie den Termin zu der Erinnerung öffnen oder die Erinnerung schließen, erscheint die Fehlermeldung "Outlook kann diese Erinnerung nicht abschalten.". Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie das Problem durch einen Befehlszeilenparameter beheben, der Outlook zum Bereinigen bestimmter Informationen bewegt.
Hier ist das ultimative Outlook-Tool für Power User: SmartTools QuickCommands installiert unter Windows eine Kommandozeile, über die Sie jederzeit Ihre wichtigsten Outlook-Aufgaben durch die Eingabe des passenden Kurzbefehls erledigen können. Sie tippen beispielsweise at 23. 14:00,Mittag,Pizzeria Italia und drücken Return (at = "Anlegen Termin"). SmartTools QuickCommands erstellt daraufhin einen fertigen Termin samt Datum, Zeit usw. in Outlook. Die Eingabe "23." wird dabei automatisch als "23." des aktuellen Monats interpretiert. Datum, Uhrzeit usw. sind optional, was eine hohe Flexibilität beim Erstellen von Elementen ermöglicht.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) warnt vor einer Sicherheitslücke in Office und Windows, die bereits aktiv ausgenutzt wird. Ein Angreifer muss dabei einen Anwender überzeugen, eine manipulierte Excel-Arbeitsmappe, ein Word-Dokument oder eine Access-Datenbank zu öffnen. Wenn das passiert, führt die Sicherheitslücke dazu, dass die standardmäßig vorhandenen Schutzmechanismen mit Warnmeldungen umgangen und zum Beispiel Makroviren zur Infektion eines Systems verwendet werden können. Die aktuellen August 2023-Sicherheitsupdates sollten schnellstmöglich installiert werden, um das Problem zu beheben.
Wir haben vor kurzem gezeigt, wie sich die Standardsignatur für ein E-Mail-Konto einstellen lässt. Einige Leser haben angemerkt, dass sie die Signatur nur bei einem Konto als Standard auswählen können. In den anderen Konten steht sie nicht zur Verfügung. Das Problem tritt immer dann auf, wenn Outlook auf den Einsatz geräteübergreifender Signaturen ("Roaming Signatures") umgestellt wurde. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie auch hier Standardsignaturen einsetzen können.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie entweder den kompletten Inhalt eines Kalenders löschen oder zumindest Teile davon entfernen möchten. Das manuelle Entfernen aus den einzelnen Tagen, Wochen und Monaten ist für diesen Zweck natürlich viel zu umständlich. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass die Ihre Termine auch als übersichtliche Tabelle anzeigen können, in der das Löschen von Einträgen viel schneller und komfortabler erledigt ist.
Es gibt viele Gründe, Kopien aller verschicken Nachrichten in BCC zu versenden: Kollegen sollen auf dem Laufenden bleiben, Korrespondenz muss dokumentiert werden, es wird eine Datensicherung in einem anderen E-Mailsystem benötigt usw. Immer daran zu denken, die Empfänger im BCC-Feld einzutragen, gelingt selten in der Alltagshektik. Diese Aufgabe können Sie zukünftig an unser brandneues Gratis-Tool SmartTools AutoBCC für Outlook übertragen.
Einige Anwender erhalten seit dem Juni-Update von Microsoft 365 bzw. Office beim Start von Outlook immer wieder die Meldung Outlook wurde geschlossen, während Sie Elemente geöffnet hatten. Möchten Sie diese Elemente aus der letzten Sitzung erneut öffnen? Sie können die Frage mit Ja oder Nein beantworten und Outlook öffnet ggf. die passenden Fenster, aber das Problem besteht darin, dass diese Abfrage wirklich bei jedem Start von Outlook erscheint, auch wenn Sie an dem Wiederherstellen der Fenster nicht interessiert sind. Eigentlich lässt sich das Verhalten von Outlook in diesem Punkt steuern, aber genau die dazu notwendige Option ist durch einen Bug plötzlich aus den Optionen verschwunden. Ein kleiner Eingriff in die Registry hilft weiter.
Inzwischen dürften auch Sie Bekanntschaft mit der neuen Navigationsleiste von Outlook gemacht haben, der Leiste, mit der Sie zwischen E-Mail, Kalender, Kontaktordner und anderen Elementen wechseln können. Allerdings hält sich der Zuspruch in Grenzen. Manchen nimmt die neue Navigationsleiste zu viel Platz ein, manche stören sich daran, dass die Leiste das Datei-Register von der gewohnten Position verdrängt, und wieder andere möchten ganz einfach die alte Navigationsleiste zurückhaben. In diesem Tipp zeigen wir unter anderem, wie Sie die alte Darstellung wieder zurückbekommen.
Während der Urlaubszeit nutzen viele Anwender die in Outlook eingebaute Funktion Automatische Antworten, um eingehende E-Mails automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten zu lassen. Abwesenheitsnotizen werden allerdings auch bei eingehenden Spam-Nachrichten verschickt und genau das sollten Sie möglichst verhindern. Wenn automatische Antworten an Spam-Versender geschickt werden, wissen diese, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig und in Betrieb ist. Somit besteht die Gefahr, dass Sie weiterhin Spam-Mails von diesem Spam-Versender erhalten oder sogar noch mehr "Junk-E-Mails" bekommen, weil Ihre E-Mail-Adresse an andere Spam-Versender verteilt wird.
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