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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem neuen SmartTools Monatskalender 2024 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Mit der aktuellen Version können Sie auch kostenlose Internetkalender (.ical) zu den unterschiedlichsten Themen übernehmen.
Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo darauf hin, dass Outlook 365 seit einigen Wochen Probleme beim Speichern von Anhängen auf Netzwerklaufwerken hat. Problematisch ist vor allem die Auswahl eines Netzwerklaufwerks als Standard-Speicherort (Defaultpath in der Registry). Bevor der Speichern unter-Dialog angezeigt wird, erscheint für sehr lange Zeit die Meldung, dass eine Verbindung zum Speicherort hergestellt wird. Bisher steht noch kein Bugfix zur Verfügung, aber Microsoft beschreibt einen Workaround, der die Probleme vorübergehend beheben soll.
Standardmäßig speichert Outlook seine Datendatei "Outlook.pst" in der Ordnerstruktur "C:\Dokumente und Einstellungen" bzw. "C:\Benutzer". Häufig soll die Datendatei aber zur Entlastung des Laufwerks "C:" auf einem anderen Laufwerk wie zum Beispiel "D:" oder "E:" abgelegt oder im Netzwerk gespeichert werden, um beispielsweise die Datensicherung zu vereinfachen oder um eine abwechselnde Nutzung der Outlook-Daten von verschiedenen Rechnern aus zu ermöglichen. Wenn Sie die Datendatei mit dem Windows-Explorer an den gewünschten Speicherort verschieben und Outlook starten, erhalten Sie leider keine Abfrage nach der vermissten Datendatei. Stattdessen legt Outlook kurzerhand am ursprünglichen Speicherort eine neue, leere Datendatei an. Wie Sie das verhindern und Outlook dazu bewegen können, die verschobene Datendatei vom neuen Speicherort aus zu nutzen, verrät dieser Tipp der Woche.
Der beliebte SmartTools Termin- und Aufgaben-Assistent ist jetzt noch besser! Mit der neuen Version 7.0 können Sie Termine und Aufgaben noch einfacher übernehmen, in Übersichten ausgeben und verwalten. Ohne lästiges Abtippen übernehmen Sie zum Beispiel in einem Arbeitsschritt Termine oder Aufgaben von einer Internetseite, aus Excel, einem Word-Dokument oder anderen Quellen nach Outlook. Einfach den kompletten Terminblock markieren und den Rest erledigt der Assistent.
Mit dem Juli-Update werden zwei neu entdeckte Sicherheitsprobleme in Outlook 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 geschlossen. Leider hält Microsoft die Dokumentation der Sicherheitsprobleme inzwischen sehr kurz und liefert nur eine sehr allgemeine Beschreibung. Bekannt ist, dass Sicherheitsmeldungen beim Anklicken von Links in empfangenen E-Mails umgangen werden können. Eine der Sicherheitslücken wird bereits aktiv ausgenutzt, so dass eine kurzfristige Aktualisierung von Outlook ratsam ist.
FRAGE Neuerdings haben wir in unserem Netzwerk massive Probleme mit Signaturen. Das liegt offenbar an den neuen geräteübergreifenden Signaturen ("Roaming Signatures"), die Microsoft jüngst eingeführt hat. Auf einem Teil unserer Netzwerk-PCs kommt das neue Feature bereits zum Einsatz, auf einem anderen noch nicht. Das verwirrt die meisten Netzwerkbenutzer. Wir suchen eine Möglichkeit, die geräteübergreifenden Signaturen abzuschalten, um zum bislang gewohnten Signaturverhalten zurückzukehren.
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.1 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
Haben Sie immer alle anstehenden Geburts- und Jahrestage im Blick? Mit der neuesten Version 9.0 unserer SmartTools Geburtstags-Erinnerung für Outlook verpassen Sie in Zukunft keinen Ehrentag – egal aus welchem Kontakte-Ordner: Der Assistent prüft Ihre Kontakte auf eventuell vermerkte Geburtstage und zeigt Ihnen die Geburtstagskinder in einem übersichtlichen Dialog an. Dabei können Sie gezielt beispielsweise die Geburtstage von heute, den nächsten drei Tagen, dieser Woche oder dieses Monats mit einem Mausklick anzeigen und zusätzlich für jedes Geburtstagskind Zusatzinformationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ablesen und sogar per Mausklick eine Geburtstagsmail abschicken!
Mit dem Erscheinen von Office 2007 (und dem Wechsel von den Symbolleisten auf das Menüband) wurde die Standardschrift "Times New Roman" in den Office-Anwendungen durch "Calibri" ersetzt. Nun steht nach mehr als 15 Jahren ein neuer Wechsel an: Microsoft hat vor wenigen Tagen "Aptos" als die neue Standardschrift für alle Office-Anwendungen vorgestellt. Die Anwender waren im Vorfeld in die Entscheidung einbezogen worden und konnten im Jahr 2021 per Twitter ihre Meinung zu fünf Design-Vorschlägen abgeben.
Wenn Sie Outlook im Rahmen ein Microsoft 365-Abonnements nutzen, lassen Sie Updates in der Regel automatisch installieren – nicht zuletzt, um größtmöglichen Schutz vor neuen Sicherheitslücken zu gewährleisten. Es kommt aber immer wieder vor, dass Updates Fehler enthalten und Outlook oder andere Office-Anwendungen plötzlich nicht mehr korrekt funktionieren. Es dauert dann nicht selten mehrere Wochen bis Microsoft den Fehler behebt… Bis dahin müssen Sie entweder mit dem Problem leben oder Sie kehren zu einem früheren Update-Stand zurück. Wir zeigen Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
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