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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem September-Update wird eine neu entdeckte Sicherheitsprobleme in Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Leider hält Microsoft die Dokumentation der Sicherheitsprobleme inzwischen sehr kurz und liefert nur eine sehr allgemeine Beschreibung. Bekannt ist lediglich, dass durch die Sicherheitslücke Login-Informationen ausgespäht werden können. Es ist anzunehmen, dass das Problem auch in Outlook 2013 besteht, aber offiziell endete der Support für diese Version im April 2023. Microsoft hat in den Folgemonaten noch Sicherheitsupdates veröffentlicht, aber mit den aktuellen Updates endet offensichtlich auch die Übergangszeit.
Bei vielen Anwendungen ist es sinnvoll, Kalenderdaten zur weiteren Verarbeitung von Outlook nach Excel übertragen zu können. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Arbeitszeiten täglich in den Outlook-Kalender eintragen. Nun möchten Sie diese Daten in eine Excel-Arbeitsmappe übernehmen, wobei für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt ausgegeben werden soll. Der Export von Kalenderdaten in eine CSV-Datei hilft weiter. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt wie Sie vorgehen müssen.
Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie die neue Version 7.0 des SmartTools Kategorien-Assistenten, um die Zuordnung von Kategorien in Zukunft noch schneller vorzunehmen. Stellen Sie eine eigene Schnellauswahl für einzelne Kategorien zusammen oder definieren Sie Gruppen, um Ihren Outlook-Elementen gleich mehrere Kategorien mit nur einem Mausklick zuzuweisen. In diesen Tipp stellen wir unser beliebtes Add-In im Praxiseinsatz vor.
Entdecken Sie den brandneuen SmartTools AutoFiler 6.0 für Outlook - die ultimative Lösung zur blitzschnellen und komfortablen E-Mail-Ablage, Organisation und Auslagerung! Egal ob Sie E-Mails ablegen, organisieren oder als PDF, MSG oder in Outlook/Exchange auslagern möchten, der SmartTools AutoFiler 6.0 ist Ihr perfekter Begleiter. Mit dem SmartTools AutoFiler 6.0 bekommen Sie Ihren E-Mail-Workflow endlich in den Griff. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen.
Am 4.9.2023 ist ein weiteres Microsoft 365-Update erschienen, das die Stabilität von Outlook verbessern soll. Nach Angaben von Microsoft gibt es aktuell gleich mehrere Bugs, die Abstürze in unterschiedlichen Situationen wie dem Aufruf einer E-Mail oder der Start einer Suche verursachen. Mit einem Update auf die Version 2309 (Build 16827.20014) sollen diese Probleme behoben sein. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Nehmen wir an, dass sich in einem Ordner E-Mails befinden, aus denen Sie die Adressen der Absender auslesen und zur weiteren Verarbeitung auslesen und speichern möchten. Um das manuelle Abtippen zu vermeiden, können Sie ein kleines VBA-Makro nutzen. Unser Programmcode demonstriert die generelle Vorgehensweise. Damit überprüfen Sie alle Elemente in einem von Ihnen ausgewählten Ordner und schreiben jeweils den Absendernamen sowie seine E-Mail-Adresse in das Direktfenster des Visual Basic-Editors.
E-Mail-Ablage mit Höchstgeschwindigkeit: Mit SmartTools AutoMove 7.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 legen Sie einmal fest, wo die Mail der häufigsten Absender abgelegt werden sollen und in Zukunft genügt ein Mausklick, um diese Aufgabe auszuführen. Unser Assistent ermittelt Namen und E-Mail-Adresse der aktuell markierten Nachricht und verschiebt sie automatisch nach Ihrer Definition. Blitzschnell lassen sich damit zum Beispiel Mails zu bestimmten Projekten oder Newsletter fehlerfrei ablegen.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu einem Problem bei einer Suche über alle Postfächer. Einige Anwender berichten, dass Outlook komplett abstürzt, sobald sie eine entsprechende Suche starten. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt. Die Version 2308 (Build 16731.20170) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
FRAGE Ich bin mir sicher, dass sich beim Anklicken von Hyperlinks in einer E-Mail bislang immer Google Chrome geöffnet hat, weil ich Chrome als Standardbrowser eingestellt habe. Neuerdings öffnen sich Hyperlinks aber immer in Microsoft Edge. In den Windows-Einstellungen ist in den Standard-Apps unter dem Eintrag "Webbrowser" auch immer noch Google Chrome vermerkt. Warum gilt diese Auswahl nicht für Outlook?
So haben Sie Fotos in Ihren E-Mail-Anhängen perfekt im Griff – sogar wenn Sie sie als ZIP-Datei erhalten. Fotos und andere Bilder erhalten Sie häufig als Anhang per Mail. Sie müssen sie sichten, ablegen und ggf. vorher noch aus ZIP-Dateien entpacken. Mit dem kostenlosen SmartTools Foto-Manager 6.0 können Sie sich diese Mühe sparen: Per Mausklick oder auf Tastendruck werden in einem komfortablen Vorschaufenster alle Fotos aus der aktuellen E-Mail angezeigt. Egal ob Sie sie als einzelne Anhänge oder in einem ZIP-Archiv erhalten haben.
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