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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Im Grunde bin ich sehr zufrieden mit der Rechtschreibprüfung von Word. In manchen Dokumenten, in denen ich zum Beispiel umgangssprachliche Zitate, kurze fremdsprachige Textpassagen oder viele Eigennamen verwende, stört sie mich aber auch. Word bemängelt dann Fehler, die objektiv betrachtet vielleicht welche sind, die aber nicht korrigiert werden sollen. Es wäre hilfreich, wenn ich die Rechtschreibprüfung nur für dieses eine Dokument ausschalten könnte. Kennen Sie da einen Trick?
Eine automatische Formatierung ist in Word-Formularen nicht vorgesehen, aber mit einem kleinen Trick kommen Sie dennoch zum Ziel. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie einen Fragebogen erstellen möchten, in dem die Probanden jede Frage mit drei vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten beantworten können - zum Beispiel per Dropdownfeld. Die Auswahlmöglichkeiten fallen immer in die Kategorien "gut", "mittel" und "schlecht". Um dann schon auf den ersten Blick eine Tendenz zu erkennen, wäre es praktisch, wenn Antworten der Kategorie "gut" grün hinterlegt würden, Antworten der Kategorie "mittel" gelb und Antworten der Kategorie "schlecht" rot.
FRAGE In einem Rechnungsdokument habe ich am Ende eine Tabelle eingefügt, in der ich die Gesamtsummen der Rechnung ausgeben lasse – unter anderem mit einer Zeile für den Nettobetrag, mit Zeilen für die Mehrwertsteuerbeträge und zum Schluss eine Zeile mit der Gesamtsumme. Problematisch wird es, wenn es so viele Positionen gibt, dass die Tabelle mit den Gesamtsummen nicht mehr vollständig auf die erste Seite passt. Dann teilt Word die Tabelle und verschiebt einzelne Zeilen der Gesamtsummentabelle auf die zweite Seite. Das wirkt dann unübersichtlich. Ich möchte die Tabelle mit den Gesamtsummen deshalb immer zusammenhalten, so dass sie gegebenenfalls als Block auf die nächste Seite verschoben wird, falls sie nicht vollständig auf die jeweils vorherige Seite passt. Lässt sich das machen?
Mit den März 2025-Updates von Microsoft werden drei Sicherheitslücken in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann das ein Öffnen eins manipulierten Dokuments zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. In separaten Techinfos zu jeder Sicherheitslücke werden die Probleme genauer dokumentiert.
Kennen Sie schon die erweiterte Zwischenablage von Word? Wenn Sie normalerweise Strg + C drücken und damit etwas in die Zwischenablage kopieren, wird diese Information bekanntlich mit der nächsten Nutzung der Zwischenablage wieder überschrieben. Die erweiterte Office-Zwischenablage geht einen Schritt weiter: Sie können bis zu 24 Elemente unabhängig voneinander in der Zwischenablage speichern und dann mit Hilfe des Aufgabenbereiches "Zwischenablage" abrufen. Dieser Tipp zeigt, wie Sie die erweiterte Zwischenablage optimal einsetzen.
FRAGE In einigen Word-Dokumenten stelle ich immer wieder das folgende rätselhafte Phänomen fest: Sobald ich die Formatierung eines Absatzes ändere – beispielsweise den Text kursiv formatiere –, ändert Word plötzlich auch die Formatierung einiger anderer Absätze. Ich möchte aber wirklich nur den aktuellen Absatz formatieren und nicht den Rest des Dokuments. Haben Sie eine Erklärung für diesen Effekt?
Wenn Sie viele Formatvorlagen nutzen, kann Ihnen eine Liste mit allen Formatvorlagen eines Dokuments helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Die Liste sollte nach Möglichkeit auch die entsprechenden Formatierungsmerkmale enthalten. Eine solche wenig bekannte Formatvorlagenfunktion ist bereits direkt in Word eingebaut. Sie ist nur etwas schwer zu finden, weil sie sich im Bereich der Druckoptionen befindet. Wir zeigen, wie Sie die Liste mit wenigen Mausklicks ausgeben.
Mit der Suchfunktion von Word können Sie bekanntlich nach bestimmten Sonderzeichen suchen - etwa mit "^t" nach dem Tabulatorzeichen. Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die auf diese Weise auch nach Rechtschreibfehlern suchen möchten. Einen Platzhalter für Rechtschreibfehler gibt es allerdings nicht. Sie können aber ein kleines Makro schreiben, mit dem Sie schnell zum nächsten Rechtschreibfehler gehen. Um den Befehlsaufruf zu beschleunigen, weisen Sie dem Makro anschließend noch eine Tastenkombination zu.
FRAGE Ich möchte in der ersten Zeile einer Seite drei Begriffe links, mittig und rechts anordnen. Der Leerraum zwischen den Begriffen soll mit einer Linie auf Höhe der Textbasis gefüllt werden. Die Begriffe selbst sollen aber nicht unterstrichen sein. Dazu habe ich einen zentrierten Tabstopp bei 8 cm und einen rechtsbündigen Tabstopp bei 16 cm eingerichtet. Außerdem habe ich als Tabstopp-Füllzeichen jeweils den Unterstrich festgelegt. Leider entspricht das Ergebnis nicht ganz meinen Vorstellungen.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten Pro für Word können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abo in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung oder Übersetzung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn mit Hilfe einer KI korrigieren und sprachlich optimieren. Ebenso können Sie komplett neue Texte erstellen oder von der KI Fragen zu einem komplexen Dokument beantworten lassen. Die brandneue Version 4.0 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen!
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