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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Ich habe ein Dokument auf OneDrive für verschiedene User zur Bearbeitung freigegeben. Mit Hilfe der neuen Kommentarfunktion soll untereinander über den Inhalt diskutiert werden. Das generelle Kommentieren funktioniert auch. Was aber nicht hundertprozentig funktioniert, sind die @-Erwähnungen, mit denen sich bestimmte Benutzer direkt ansprechen und benachrichtigen lassen. Manche Benutzer melden, dass beim Eingeben des @-Zeichens in einem Kommentar keine Namensliste erscheint, sondern nur der Hinweis "Suche derzeit nicht möglich". Bei anderen Benutzern funktioniert die @-Erwähnung ohne Probleme. Gibt es irgendwelche Einstellungen für @-Erwähnungen, die erst aktiviert werden müssen?
Unsere brandneue Erweiterung SmartTools QuickStart 8.1 für Word sorgt für einen blitzschnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Dokumente - egal in welchem Verzeichnis oder auf welchem Server in Ihrem Netzwerk sie sich befinden. Starten Sie einzelne oder zusammengehörige Gruppen von Dokumenten jederzeit per Mausklick – ganz ohne lästige Suche in Ihren Dateiordnern oder zeitraubende Verzeichniswechsel.
Wenn Sie beispielsweise in einem Bestellformular gerne die Kalenderwoche zu einem Datum ausgeben möchten, suchen Sie in Word vergeblich nach einer entsprechenden Funktion. Tatsächlich lässt sich die Kalenderwoche nur mit Hilfe einer benutzerdefinierten VBA-Funktion berechnen. Dazu können wir Ihnen in diesem Tipp zwei Varianten anbieten: a) eine Funktion, die die reine Kalenderwoche als Zahl ausgibt (z.B. "50"), und b) eine Funktion, die die Kalenderwoche zusammen mit der Jahreszahl als Zeichenfolge liefert (z.B. "22/2026").
FRAGE Seit ein paar Tagen ist es mir nicht mehr möglich, meine Word-Dokumente als DOCX-Dateien zu speichern. Ich erstelle ganz normale Texte ohne Makros. Aber wenn ich das Dokument speichern will, bietet mir Word standardmäßig nur den Dateityp "Word 97-2003-Dokument (*.doc)" an. Ich kann den Dateityp nicht in das neuere DOCX-Format ändern, weil mir dieser Dateityp gar nicht angeboten wird. Ich habe eine aktuelle Word-Version, alle Updates installiert und bei der Installation das Microsoft-Dateiformat "Open XML" – und nicht "OpenDocument" – ausgewählt. Wissen Sie, wie ich meine Dokumente wieder als DOCX-Dateien speichern kann?
In einem umfangreichen Dokument möchten Sie an bestimmten Stellen auf die Seitenzahl einer anderen Textstelle verweisen. Sie haben zum Beispiel auf Seite 5 einen Kasten mit erläuterndem Text eingefügt. Nun möchten Sie später im Text in der Form "Vgl. Kasten auf Seite 5" auf den Kastentext verweisen. Es kann aber natürlich sein, dass sich die Seitenzahl durch das Einfügen oder Löschen von Text noch ändert. Wie schaffen Sie es also, dass Word die Seitenzahl in dem Verweis automatisch anpasst? Unser Tipp liefert die passende Lösung.
FRAGE Ich möchte mit dem Befehl Sendungen-Erstellen-Umschläge einen Briefumschlag mit der Adresse eines Kontakts aus meinem Outlook-Adressbuch bedrucken. Wenn ich einen Kontakt im Umschlag-Dialog auswähle, fügt Word die Anschrift allerdings so ein, dass die Postleitzahl hinter dem Ortsnamen steht – also zum Beispiel "Dortmund 44139" anstelle von "44139 Dortmund". In Outlook habe ich aber alle Adressdetails in die entsprechenden Felder eingetragen. Wie bringe ich Word dazu, die Umschlagadressen in der in Deutschland üblichen Form einzufügen – also mit der Postleitzahl vor dem Ort?
Word und die übrigen Anwendungen des Microsoft 365-Pakets senden regelmäßig Diagnosedaten an Microsoft. Das passiert unbemerkt im Hintergrund und immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die sich hier mehr Kontrolle wünschen. Ganz ausschalten lässt sich die Übertragung von Diagnosedaten leider nicht. Sie könnten höchstens die Internetverbindung Ihres PCs kappen. Aber dann funktionieren auch andere Word-Dienste nicht mehr – zum Beispiel die Diktierfunktion oder die Recherchefunktion. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Studie in Auftrag gegeben, die das Abrufen von Diagnosedaten durch Microsoft 365 näher beleuchtet. Immerhin wird dort ein undokumentierter Registry-Eintrag erwähnt, mit dem Sie den Umfang der an Microsoft gesendeten Diagnosedaten so weit wie möglich einschränken können.
Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die einen Text mit fortlaufenden Zeilennummern versehen müssen. Sie können natürlich nicht jede Zeile mit einem Zeilenvorschub beenden und dann jede neue Zeile mit der entsprechenden Nummer beginnen. Eine klassische Nummerierung kommt ebenfalls nicht in Frage, weil dann auch wieder jede Zeile mit einem Zeilenvorschub enden müsste. Word besitzt tatsächlich eine eingebaute Funktion für automatische Zeilennummern. Unser Tipp zeigt, wie Sie sie nutzen.
FRAGE Ich habe eine kleine, zweispaltige Tabelle angelegt und dafür in den Tabelleneigenschaften die Option Umgebend ausgewählt. Die Tabelle soll am unteren Seitenrand fixiert werden und der normale Text soll vor der Tabelle umbrochen und auf der nächsten Seite fortgesetzt werden. Bei Grafikobjekten kann man in Word die Umbruchoption Oben und unten aktivieren. Bei Tabellen scheint es aber keine Umbruchoptionen zu geben. Aktuell fließt der normale Text auch rechts und links um die Tabelle, was nicht sein soll. Wissen Sie, wie ich die Umbruchoption Oben und unten für meine Tabelle einschalten kann?
Es kommt nicht sehr häufig vor, dass Microsoft vom Zeitplan der monatlichen Sicherheitsupdates abweicht. Vor wenigen Tagen ist nun ein außerplanmäßiges Update für alle aktuellen Office-Versionen erschienen, das eine kritische Sicherheitslücke schließt, die bereits aktiv ausgenutzt wird. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das ein Öffnen einer manipulierten Datei in Word, Excel oder Point zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. Sorgen Sie schnellstmöglich für eine Aktualisierung Ihres Office-Pakets.
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