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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Wer kennt das Problem nicht: Sie haben beispielsweise einen Brief geschrieben, der eigentlich nur eine Seite umfassen sollte. Am Ende ist der Text ein wenig länger und auf der zweiten Seite befinden sich nur einige wenige einsame Zeilen. Nun können Sie natürlich hier und da Leerzeilen entfernen, Text kürzen und Abstände verkleinern. Schneller und einfacher geht es mit einer wenig bekannten Funktion von Word: In der alten Seitenansicht stand Ihnen das Symbol "Um eine Seite verkleinern" zur Verfügung. Klicken Sie es an und Word verkleinert die Schriftgrößen in Ihrem Dokument so, dass es eine Seite kürzer ist. In Sekundenschnelle haben Sie so die lästigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite untergebracht. In den aktuellen Versionen ist die klassische Seitenansicht nicht mehr ohne weiteres verfügbar, so dass Sie auf Technik in unserem Tipp ausweichen müssen.
FRAGE Wir haben ein lokales Netzwerk und bearbeiten in den meisten Fällen Dokumente, die in einem Ordner auf dem Server gespeichert sind. In letzter Zeit kommt es manchmal vor, dass ich ein Dokument nicht mehr bearbeiten kann. Eingaben sind nicht möglich und die meisten Befehle im Menüband sind ausgegraut. Es handelt sich um einfache Word-Dokumente (DOCX-Dateien) und nicht etwa um Dokumente mit Makros, die mit einer Makrowarnung deaktiviert wurden. Wissen Sie, woran das liegen könnte und was ich dagegen tun kann?
Mit den ersten Updates des Jahres von Microsoft werden zwei neu entdeckte Sicherheitslücken in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das ein Öffnen eins manipulierten Dokuments zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. Die Sicherheitslücken in Word werden hier genauer dokumentiert.
Wenn Sie in einem Word-Dokument sehr viele Textmarken einsetzen, könnte eine Liste aller Textmarken inklusive der jeweiligen Seitennummern für mehr Übersicht sorgen. Eine passende Funktion gibt es in Word allerdings leider nicht. Mit einem VBA-Makro kommen Sie allerdings zum Ziel. In unserem Tipp stellen wir nicht nur eine fertige Lösung vor, sondern wir zeigen auch Schritt für Schritt, wie Sie das Makro in Ihr Word integrieren.
FRAGE Ich möchte in einem zweispaltigen Dokument rahmenlose Textfelder platzieren, deren Inhalt linksbündig mit dem umgebenden Spaltentext ist. Ich habe es geschafft, das Textfeld links zur Spalte auszurichten und den Umbruch so einzustellen, dass der Spaltentext um das Textfeld herumfließt. Außerdem habe ich in den Textumbruch-Optionen den Abstand vom Text auf allen Seiten auf 0 cm gesetzt. Der Text im Textfeld ist damit aber immer noch nicht linksbündig mit dem umgebenden Spaltentext. Es gibt immer noch einen Abstand zwischen dem linken Rand des Textfelds und dem darin enthaltenen Text. Wie und wo kann ich diesen Abstand entfernen?
Beim Etikettendruck oder generell beim Seriendruck zeigt Word die Adressen aus einem Outlook-Kontaktordner häufig nicht korrekt an. Mitunter steht die Postleitzahl hinter dem Ortsnamen. Manchmal wird die Postleitzahl aber auch korrekt vor dem Ortsnamen ausgegeben. Ein System in den Fehlern ist nicht erkennbar. In den Outlook-Kontakten sind die Adressen korrekt gespeichert. Es stellt sich also die Frage, warum sie im Word-Seriendruck nicht in derselben Form erscheinen. In diesem Tipp gehen wir der Ursache auf den Grund und zeigen, wie Sie in Zukunft immer das korrekte Adressformat verwenden.
FRAGE Im Adobe Acrobat-Reader kann ich eine Leiste mit kleinen Vorschaubildern der Dokumentseiten einblenden, um schnell durch das Dokument zu navigieren. Das ist überaus praktisch, wenn man den Text schon kennt und weiß, dass man zum Beispiel zu einer Seite mit einer bestimmten Abbildung springen möchte. Durch die Vorschaubilder lässt sich die gesuchte Seite schnell identifizieren. In Word fände ich eine solche Seitenvorschau-Navigation auch sehr hilfreich. Gibt es da etwas Vergleichbares?
Aus der Hilfefunktion sind Sie es gewohnt, dass Fachbegriffe farblich hervorgehoben werden. Ein Mausklick zeigt dann ein Popup-Fenster mit Erläuterungen an. Eine solche Funktion wäre beispielsweise in technischen Dokumentationen hilfreich, die Sie mit Word erstellen und an Kunden weitergeben. Word stellt eine solche Funktion zwar nicht direkt zur Verfügung, aber mit dem kleinen Trick aus diesem Tipp der Woche können Sie solche erläuternden QuickInfos zu beliebigen Begriffen anzeigen.
Beim Etikettendruck oder generell beim Seriendruck zeigt Word die Adressen aus einem Outlook-Kontaktordner häufig nicht korrekt an. Mitunter steht die Postleitzahl hinter dem Ortsnamen. Manchmal wird die Postleitzahl aber auch korrekt vor dem Ortsnamen ausgegeben. Ein System in den Fehlern ist nicht erkennbar. In den Outlook-Kontakten sind die Adressen korrekt gespeichert. Es stellt sich also die Frage, warum sie im Word-Seriendruck nicht in derselben Form erscheinen. In diesem Tipp gehen wir der Ursache auf den Grund und zeigen, wie Sie in Zukunft immer das korrekte Adressformat verwenden.
FRAGE Ich habe eine Dokumentsammlung mit insgesamt etwa 5000 Seiten. Darin finden sich Verweise auf Bibelverse in der Form "v 1", "v 2" bis "v 99" oder, wenn auf mehrere Verse verwiesen wird, in der Form "vv 1-9" oder "vv 88-91". Aktuell kommt es vor, dass diese Verweise am Zeilenende getrennt werden, so dass der Buchstabe "v" in der einen und die Zahl in der nächsten Zeile stehen. Damit das nicht passiert, möchte ich das einfache Leerzeichen hinter dem "v" durch ein geschütztes Leerzeichen ersetzen. Es wäre aber ein immenser Aufwand, jede mögliche Kombination aus "v" und Zahl einzeln zu ersetzen, denn eine Suche nach "v" plus Leerzeichen funktioniert nicht, weil dann ja auch Leerzeichen hinter Wörtern wie "objektiv" ersetzt würden. Kennen Sie einen Weg, den Ersetzen-Vorgang zu vereinfachen?
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