Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Das Jahr neigt sich dem Ende zu und das ist für viele Menschen ein Anlass, einmal zurückzublicken. Wir möchten in den letzten beiden Ausgaben des Jahres 2023 ebenfalls einen Blick zurück werfen und zwar auf insgesamt 40 Jahre Microsoft Word! Seit so vielen Jahren gibt es bereits eine Textverarbeitung unter diesem Namen von Microsoft. Viele Anwender arbeiten bereits jahrelang mit Word, wissen aber wenig oder gar nichts von der wechselvollen Geschichte, die im November 1983 begann. Hier der erste Teil unserer "Word-History" von 1983 bis 2003.
FRAGE Ich habe gelesen, dass in Kommentaren inzwischen so genannte "@-Erwähnungen" (engl.: @ mentions) eingefügt werden können, so dass andere Personen direkt per E-Mail über Änderungen an einem Dokument informiert werden. Da ich Office 365 mit einem aktuellen Update-Channel einsetze, wollte ich die neue Funktion gleich ausprobieren. Bei mir passiert aber nichts, wenn ich in einem Kommentar das @-Zeichen eingebe. Eigentlich sollte Word eine Liste mit potenziellen E-Mail-Empfängern anzeigen. Wissen Sie Näheres über die neuen @-Erwähnungen und warum sie bei mir nicht funktionieren?
Wenn Sie Serien-E-Mails verschicken, sollen diese bei den Empfängern natürlich möglichst in der Form ankommen, in der Sie sie formatiert haben. In Word haben Sie zum Beispiel Text im Blocksatz formatiert, der auf dem Bildschirm wie gewünscht gleichmäßig zwischen den Rändern der DIN A4-Seite dargestellt wird. Bei den Empfängern von Serien-E-Mails erscheint der Text aber in einer willkürlichen Breite, die nur von der Größe des Fensters abhängig ist, in der der Nachrichtentext angezeigt wird. Stellt sich also die Frage, wie die Serien-E-Mails genau in der Breite ankommen, die Sie auf dem Bildschirm sehen.
FRAGE Ich habe ein umfangreiches Dokument mit mehreren Kapiteln erstellt. Den Kapitel- und Unterüberschriften habe ich entsprechende Formatvorlagen zugewiesen: "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. Auf diese Weise ist es kein Problem, ein Gesamt-Inhaltsverzeichnis für das Dokument zu erstellen. Ich möchte aber zusätzlich noch Inhaltsverzeichnisse jedes einzelnen Kapitels einfügen, die jeweils am Anfang eines Kapitels erscheinen. Das ist mir bislang nicht gelungen. Wissen Sie, wie das funktioniert?
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.2 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
Wenn Sie häufig mit Formatvorlagen arbeiten, ist der entsprechende Aufgabenbereich von Word sehr nützlich. Er erleichtert die Zuweisung der Vorlagen durch die Anzeige einer Vorschau. Leider müssen Sie den Bereich aber immer erst manuell öffnen. Wir zeigen, wie Sie den Aufgabenbereich mit den Formatvorlagen automatisch beim Start von Word anzeigen können. Der Aufgabenbereich, um den es geht, kann in Word mit einem Mausklick auf das kleine Pfeilsymbol ("Startprogramm für ein Dialogfeld") unten rechts in der Gruppe Start-Formatvorlagen geöffnet werden. Eine Programmoption zum permanenten Einblenden dieses Aufgabenbereichs gibt es leider nicht. Sie können aber ein VBA-Makro erstellen, das den Bereich automatisch öffnet.
FRAGE Wenn ich einen einzelnen Absatz kursiv formatiere, macht Word plötzlich den gesamten Text des Dokuments kursiv. Das passiert auch bei anderen Formatierungen wie zum Beispiel "Fett". Meist lässt sich dieses unerwünschte Verhalten mit der Rückgängig-Funktion wieder korrigieren. Ich bekomme so aber nicht die Formatierung hin, die ich eigentlich will. Was kann ich einstellen, damit Word immer nur den Textteil formatiert, den ich gerade markiert habe?
Wenn Sie einen Laptop oder Tablet mit digitalem Stift verwenden, stehen Ihnen in Word 365 in Word in Kürze leistungsfähige neue Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Das "Ink-To-Text"-Tool kann Ihre handschriftlichen Eingaben mit Hilfe von künstlicher Intelligenz automatisch erkennen und in Text umwandeln. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, ganz einfach zum Beispiel ein Wort einzufügen oder eine Formulierung zu ersetzen. Hinzu kommen zahlreiche neue "Gesten", um einen Absatz einzufügen, Wörter zu trennen oder Text zu löschen.
Was tun, wenn Word Rechtschreibfehler bemängelt, die eigentlich gar keine sind, - beispielsweise Eigennamen oder wenig gebräuchliche Fachbegriffe? Die muss Word auch nicht unbedingt kennen. Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie bereits Verfahren kennengelernt, mit denen sich die Korrekturfunktionen von Word verfeinern lassen. In diesem Teil stellen wir Ihnen eine interessante Alternative vor. Schauen Sie selbst.
FRAGE Ich nutze oft die Gliederungsansicht, um schnell zu bestimmten Kapiteln zu wechseln oder um Dokumentteile umzustellen. Als Referenz möchte ich jetzt nur die Überschriften - etwa bis zur dritten Unterebene - kopieren und in ein anderes Dokument einfügen. Wenn ich in der Gliederung aber die Überschriften markiere und kopiere, kopiert Word immer automatisch den gesamten Text der Kapitel mit. Wie schaffe ich es, dass Word nur die Überschriften, die in der Gliederung angezeigt werden, kopiert?
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