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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Auf meinem Notebook nutze ich meist Word Online, die Word-Version, die direkt im Browser ausgeführt wird. Wenn ich in einem Dokument nun abwechselnd deutschen und englischen Text eingebe, wendet Word auf den englischen Teil die deutsche Rechtschreibprüfung an und bemängelt so ziemlich jedes Wort. Auf meinem PC – mit der Desktop-Version von Word – schalte ich in den Programmoptionen dann einfach die Rechtschreibprüfung aus. In Word Online finde ich aber keine Optionen. Wissen Sie, wie ich Word Online dazu bringe, die Rechtschreibprüfung abzuschalten?
In Dokumenten wie Bedienungsanleitungen können Sie bestimmte Hinweise besonders hervorheben, indem Sie neben dem jeweiligen Absatz ein Piktogramm in den Seitenrand einfügen. Dazu können Sie die Grafik manuell einfügen und es mit der Maus an die gewünschte Position verschieben. Schneller und komfortabler wäre es natürlich, wenn Sie die Grafiken per Mausklick einfügen und gleich passend im Seitenrand positionieren könnten. In diesem Tipp stellen wir eine nützliche Technik für diese und ähnliche Aufgaben vor.
FRAGE In Excel gefällt mir, dass in der Statusleiste automatisch Summen oder andere statistische Ergebnisse angezeigt werden, sobald ich einen Zellbereich markiert habe. Wenn ich zum Beispiel schnell die Summe aller Werte im Bereich A1:A10 berechnen möchte, muss ich nur die Zellen markieren - in der Statusleiste sehe ich sofort das Ergebnis. Da ich Rechnungen häufig mit der Tabellenfunktion von Word erstelle, wäre es ungeheuer praktisch, wenn es eine ähnliche Funktion auch in Word geben würde. Kann man das vielleicht mit einem Makro realisieren?
Word-Tabellen werden häufig für Formulare wie Rechnungen oder Bestellungen eingesetzt. Mithilfe entsprechender Formeln lassen sich beispielsweise basierend auf Anzahl und Einzelpreis Gesamtsummen automatisch berechnen. Dazu werden in der Regel Vorlagen mit leeren Tabellen verwendet, in denen als Grundgerüst nur eine entsprechende Anzahl von Zeilen, Spalten und Bezeichnungen sowie die notwendigen Formeln für die Berechnungen enthalten sind. Nach der Eingabe von Anzahl und Einzelpreis für die Einzelpositionen, Aktualisierung der Formeln/Ergebnisse über Alt + Umschalt + 5 im numerischen Cursorblock und F9 ist eine solche Rechnung schnell erstellt. Der Nachteil solcher Vorlagen: Wenn nicht alle Zeilen gefüllt sind, erscheint in der Spalte mit den Formeln für die Gesamtsumme in leeren Zeilen jeweils eine Null ("0"). Außerdem fehlt solchen Lösungen noch die Währungsbezeichnung, die häufig erst über eine zusätzliche Spalte "nachgerüstet" wird. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie diese Probleme in den Griff bekommen.
FRAGE Wenn ich eine Seite drucke, die Rechtecke oder andere Formen enthält, werden diese Objekte nicht exakt in der Größe gedruckt, die ich ihnen zugewiesen habe. Ein Quadrat erscheint auf dem Papier zum Beispiel nur in den Dimensionen 4,85 x 4,85 cm, obwohl ich im Word-Dokument ein Maß von 5 x 5 cm definiert habe. In manchen Situationen brauche ich aber millimetergenaue Ausdrucke. Wissen Sie, wie ich Word dazu bringe, beim Drucken die exakten Maße zu verwenden?
Wenn Sie in einer Absatz-Formatvorlage einen umgebenden Rahmen definieren, zeichnet Word den Rahmen wie gewünscht um einzelnen Absatz. Wenn Sie aber mehrere aufeinander folgende Absätze markieren und dann die Formatvorlage zuweisen, umgibt Word nicht jeden einzelnen Absatz mit einem Rahmen, sondern zeichnet einen "Gesamtrahmen" um alle markierten Absätze. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie immer tatsächlich einen Rahmen um jeden Absatz erhalten.
In den aktuellen Word-Versionen können Sie die Seitenzahlen in Inhaltsverzeichnissen nicht mehr so setzen, wie Sie es gewohnt waren. Bei langen Überschriften im Inhaltsverzeichnis, die sich womöglich sogar über zwei Zeilen erstrecken, rückt der Überschriftentext oft zu nah an die Seitenzahlen. Um den Abstand zu vergrößern, konnten Sie früher den rechten Einzug vergrößern und den rechtsbündigen Tabstopp für die Seitenzahlen rechts davon platzieren. Das funktioniert in den aktuellen Word-Versionen nicht mehr. Sie können zwar den rechten Einzug im Lineal verschieben, damit der Überschriftentext mehr Abstand zum rechten Seitenrand hat. Es ist dann aber nicht möglich, den rechtsbündigen Tabstopp für die Seitenzahlen weiter nach rechts zu ziehen. Es geht maximal bis zur Position des rechten Einzugs. So lassen sich die Seitenzahlen bei langen Überschriften im Inhaltsverzeichnis nicht mit einem ausreichenden Abstand zum Text platzieren. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie auch in Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 zum Ziel kommen.
FRAGE Ich arbeite mit Word aus dem Microsoft 365-Paket. Wenn ich Anführungszeichen vor und hinter einem Begriff einfüge, möchte ich, dass sie vor dem Begriff unten und hinter dem Begriff oben angezeigt werden. Word setzt die Anführungszeichen aber überall nach oben, - ganz unabhängig von der Schriftart, die ich verwende. Die Ratschläge aus dem Internet führten leider nicht weiter. Es scheiterte bereits daran, dass ich die vorgeschlagenen Befehle gar nicht aufrufen konnte, weil es in meinem Word zum Beispiel keinen Befehl Optionen im Menü Datei gibt. Haben Sie eine Lösung für mich?
Mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Word erweitern Sie Ihre eigenen Rechnungsvorlagen in Word per VBA um die Ausgabe von E-Rechnungen in jedem beliebigen Format. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (alle E-Rechnung Profile inkl. Extended) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung einen Verweis auf die Bibliothek und können anschließend neue Anweisungen nutzen, um Daten aus Ihrem Rechnungsformular auszulesen und dann als E-Rechnung auszugeben. Als Bonus erhalten Sie außerdem Zusatzfunktionen zum Anzeigen und Validieren von E- Rechnungen. Zusammen mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Word wird eine fertige Mustervorlage zur Ausgabe von E-Rechnungen mit Word installiert. Die Beispiellösung ist ungeschützt und kann beliebig an Ihre Bedürfnisse angepasst oder als Vorlage für Ihre individuelle Lösung verwendet werden.
Bei diesem Problem sind schon viele Word-Anwender an Ihre Grenzen gestoßen: Sie arbeiten an einem Dokument, in das Sie eine umfangreiche Tabelle - zum Beispiel eine Mitgliederliste oder eine Rechnungstabelle - einfügen möchten. Dabei kommt es häufig vor, dass Tabellen, die Sie kurz vor dem Ende einer Seite angelegt haben, durch einen Umbruch "zerrissen" und so zum Teil auf der einen und zum Teil auf der folgenden Seite erscheinen. Um das zu verhindern, wird in der Regel vor der Tabelle ein manueller Seitenumbruch eingefügt. Das kann wiederum dazu führen, dass bei einer späteren Änderung des Layouts der Seitenumbruch plötzlich mitten in der Seite erfolgt, obwohl die Tabelle auf der betreffenden Seite noch komplett Platz gehabt hätte.
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