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Angenommen Sie haben zwei Dokumente, bei dem einen handelt es sich um die Übersetzung des anderen Dokuments. Nun möchten Sie beide Dokumente so zusammenfügen, dass auf der linken Seite der Originaltext steht und rechts daneben die Übersetzung. Ob diese Aufgabe gelingt, hängt davon ab, wie Ihre Dokumente aufgebaut sind. Wenn sich die Absätze der beiden Dokumente exakt zuordnen lassen - das heißt, wenn der erste Absatz im zweiten Dokument die Übersetzung des ersten Absatzes im Original ist, der zweite Absatz die Übersetzung des zweiten Absatzes usw. - dann können Sie beide Dokumente mit Hilfe einer Tabelle sehr schön nebeneinander anordnen. Das geht so.
Wenn Sie VBA-Makros in Word 365 nutzen, haben Sie in den letzten Monaten eventuell festgestellt, dass sie plötzlich langsamer ausgeführt werden als gewohnt. Das Problem ist etwas schwer zu fassen, weil es nicht bei jedem Makro spürbar ist und auch von der Komplexität der ausgeführten Befehle abhängt. Mittlerweile hat Microsoft die langsamere Ausführung mit Word 365-Releases aus den letzten Monaten allerdings bestätigt und ein Update zur Verfügung gestellt, das das Problem beheben soll.
Word und die übrigen Anwendungen des Office 365-Paketes senden regelmäßig Diagnosedaten an Microsoft. Das passiert unbemerkt im Hintergrund und immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die sich hier mehr Kontrolle wünschen. Ganz ausschalten lässt sich die Übertragung von Diagnosedaten leider nicht. Sie könnten höchstens die Internetverbindung Ihres PCs kappen. Aber dann funktionieren auch andere Word-Dienste nicht mehr – zum Beispiel die Diktierfunktion oder die Recherchefunktion. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Studie in Auftrag gegeben, die das Abrufen von Diagnosedaten durch Microsoft 365 näher beleuchtet. Immerhin wird dort ein undokumentierter Registry-Eintrag erwähnt, mit dem Sie den Umfang der an Microsoft gesendeten Diagnosedaten so weit wie möglich einschränken können.
FRAGE In einem Dokument sollen bestimmte Informationen an mehreren Stellen verwendet werden. Ich möchte zum Beispiel ein Aktenzeichen sowohl auf Seite 1 als auch irgendwo auf Seite 5 und Seite 7 einfügen. Lässt sich das so weit automatisieren, dass ich dieses Aktenzeichen nur einmal auf Seite 1 eingebe und es dann automatisch auf den anderen Seiten wiederholt wird? Auch Änderungen des Aktenzeichens sollten sich automatisch an den anderen Stellen bemerkbar machen.
Ein versehentlich gelöschtes Dokument oder ein Festplattenausfall sind nur zwei mögliche Szenarien für einen ärgerlichen Datenverlust. In der Regel resultiert daraus eine zeit- und kostenintensive Wiederherstellung der verlorenen Daten. Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.0 für Word müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen, denn das Gratis-Tool legt mit jedem Speichervorgang automatisch eine Kopie des aktuellen Dokuments in einem beliebigen Ordner ab. Bei Problemen mit einem Originaldokument können Sie dann sofort auf eine Kopie zum Beispiel in einem Serververzeichnis, einer externen Festplatte oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) zurückgreifen. Dieser Tipp zeigt unser beliebtes Add-In im Praxiseinsatz.
In diesen Tagen wird Microsoft Word 40 Jahre alt. Am 25. Oktober 1983 wurde die erste Word-Version vorgestellt, die allerdings noch nicht unter Windows oder MacOS, sondern unter dem textbasierten MS-DOS lief. Word war in den ersten Jahren zwar erfolgreich, aber bei weitem nicht so verbreitet wie heute. WordStar, WordPerfect und Euroscript (XyWrite) waren die stärksten Konkurrenten (Funfact: George R. R. Martin schreibt seine Bücher wie "Game of Thrones" immer noch auf einem alten DOS-Rechner mit WordStar 4.0). Das Feld lichtete sich erst, als Windows immer populärer wurde.
Aus der Hilfefunktion sind Sie es gewohnt, dass Fachbegriffe farblich hervorgehoben werden. Ein Mausklick zeigt dann ein Popup-Fenster mit Erläuterungen an. Eine solche Funktion wäre beispielsweise in technischen Dokumentationen hilfreich, die Sie mit Word erstellen und an Kunden weitergeben. Word stellt eine solche Funktion zwar nicht direkt zur Verfügung, aber mit dem kleinen Trick aus diesem Tipp der Woche können Sie solche erläuternden QuickInfos zu beliebigen Begriffen anzeigen.
In der letzten Woche haben wir über einen ärgerlichen Fehler mit der häufig eingesetzten Funktion Änderungen nachverfolgen berichtet, der zu einigen Missverständnissen führen: Die Darstellung von gelöschtem und hinzugefügten Inhalten wird umgedreht. Neuer Text erscheint also als gelöscht und gelöschter Text als hinzugefügt. Nachdem dieses Problem inzwischen behoben wurde, gibt es nun zwei weitere Fehler.
FRAGE In vielen Dokumenten setze ich die automatische Silbentrennung von Word ein. In manchen Fällen führt das aber zu Trennungen an Wortpositionen, die mir nicht gefallen. So trennt Word zum Beispiel auch das Wort "oder", was laut Rechtschreibung korrekt sein mag, aber in meinen Augen nicht erwünscht ist. Auch an anderen Stellen kommt es mitunter vor, dass Word direkt nach dem ersten Buchstaben trennt, wenn dieser einzelne Buchstabe die erste Silbe eines Wortes bildet. Gibt es eine Möglichkeit, unerwünschte Silbentrennungen zu unterbinden?
Viele Anwender nutzen die Funktion Änderungen nachverfolgen, wenn Dokumente im Team erstellt und bearbeitet werden. Jede Änderung wird zunächst markiert und neben der ursprünglichen Fassung angezeigt. Am Ende kann dann entschieden werden, welche Änderungen tatsächlich übernommen oder verworfen werden. Microsoft weist darauf hin, dass es seit einem der letzten Microsoft 365-Updates ein kritisches Problem bei der Anzeige der Änderungen gibt: Die Darstellung von gelöschtem und hinzugefügten Inhalten wird umgedreht. Neuer Text erscheint also als gelöscht und gelöschter Text als hinzugefügt.
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