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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit dem neuen SmartTools Kalender-Assistenten 2025 für Word 365, 2024 2021, 2019, 2016 und 2013 erstellen Sie blitzschnell Kalenderblätter für einen beliebigen Zeitraum mit einer individuellen Formatierung. Eine Datum-Schnellauswahl ist dabei über ein komfortables Kalendersteuerelement, Dropdownfelder sowie mehrere Termin-Schaltflächen möglich. Mit wenigen Mausklicks lassen Sie Tages-, Wochen- und Monatskalenderblätter automatisch im modernen Design anlegen und bei Bedarf mit individuellen Kalenderüberschriften versehen. Das Ergebnis sind ungeschützte Word-Dokumente, in die Sie Ihre Termine eintragen, Markierungen vornehmen, Grafiken und Logos ergänzen können usw.
FRAGE Ich kann in Word ohne Probleme nahezu jedes beliebige Sonderzeichen verwenden, aber ich suche nach einer Möglichkeit, sie schneller einzugeben. In meinen Texten verwende ich zum Beispiel das Copyrightsymbol oder das Währungssymbol für das britische Pfund. Es wäre schön, wenn ich nicht immer einen Dialog aufrufen müsste, sondern sich die Eingabe durch eine einfache Tastenkombination beschleunigen ließe. Ist das möglich?
Zum Jahresbeginn bieten wir wieder gleich mehrere komfortable Kalender-Assistenten und -Tools für das Jahr 2025 zum kostenlosen Download an. Die Erweiterungen stehen für Word, Excel und Outlook zur Verfügung. Nutzen Sie zum Beispiel die Monatskalender für perfekt formatierte Terminübersichten in Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsmappen oder Outlook-Mails. Die neuesten Ferien und Feiertage beliebiger Bundesländer und Kantone werden berücksichtigt.
Zum professionellen Auftritt gehört ein einheitlicher Briefkopf für Ihre Standarddokumente – Briefe, Rechnungen und Angebote. Ärgerlich nur, wenn sich einmal irgendeine Angabe im Briefkopf ändert. Damit Sie in Zukunft nicht immer wieder alle Dokumentvorlagen einzeln aktualisieren müssen, setzen Sie besser das Verfahren ein, das wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen. Damit sind Ihre Vorlagen immer auf dem neuesten Stand.
FRAGE Ich stoße in Word bei der Arbeit mit Grafiken immer wieder auf das gleiche Problem: Wenn ich Grafikobjekte in der Zeichnungsebene mit der Maus verschiebe, bewegen sie sich immer ruckelig auf dem Bildschirm, als wenn sie in bestimmten Abständen einrasten würden. Es ist nicht möglich, die Objekte wirklich frei im Dokument zu verschieben. Kann Word keine präzise Objektausrichtung oder übersehe ich etwas?
Wenn Sie in einem Dokument zum Beispiel alte Artikelnummern durch neue ersetzen möchten, ist das mit der Suchen- und Ersetzen-Funktion kein Problem. Etwas komplizierter ist es, wenn Sie nur ganz bestimmte Artikelnummern austauschen möchten und es andere, ähnlich lautende Artikelnummern gibt, die erhalten bleiben sollen. Sie möchten zum Beispiel nur Artikelnummern austauschen, die mit "BD 110" gefolgt von einem Punkt, Bindestrich oder einer Leerstelle beginnen, und sie durch "BD 11000" ersetzen. Nicht ersetzt werden sollen Artikelnummern wie "BD 11070" oder "MP 110" (mit nachfolgendem Punkt, Bindestrich oder Leerstelle). Ein "normaler" Ersetzen-Vorgang führt leider dazu, dass nicht nur die gesuchten Artikelnummern ersetzt wurden, sondern auch "BD 11070" durch "BD 1100070". Bei komplexen Suchen- und Ersetzen-Vorgängen hilft in vielen Fällen die Suche mit Platzhaltern weiter. Sie können damit nach variablen Ausdrücken suchen und sie durch ebenso flexible Ausdrücke ersetzen. Wie das im Detail funktioniert, zeigt dieser Tipp an einem konkreten Beispiel.
FRAGE In einer unserer Briefvorlagen möchte ich das Erstelldatum per Feldfunktion einfügen. Unsere firmeninternen Vorgaben sehen für Datumsangaben das Format "Tagesangabe ohne führende Null plus ausgeschriebener Monatsname plus vierstellige Jahreszahl" vor. Das Erstelldatum, das ich per Einfügen-Schnellbausteine-Feld einsetzen kann, erscheint aber nicht im gewünschten Format. Wissen Sie, was ich da tun kann?
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Word, Excel oder Access an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn keine der Office-Anwendungen ist von Haus aus in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. Und auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. In diesem Beitrag finden Sie einen Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Office", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können. Wir versuchen dabei, nur das absolute Minimum an Fachbegriffen und Abkürzungen zu verwenden, auf die Sie bei weiteren Recherchen zum Thema E-Rechnung unweigerlich stoßen werden.
Lookeen ist die zehntausendfach bewährte Desktopsuche für Word- und Excel-Dateien, PDF-Dokumente, Outlook-Daten und viele andere Dateien. Ab sofort steht diese blitzschnelle Suchmaschine für Ihre Daten in einer brandneuen und komplett überarbeiteten Version zur Verfügung. Mit Lookeen 2025finden Sie wirklich alles in Ihren Daten noch schneller und noch effektiver. Verlieren Sie nie wieder wertvolle Zeit mit der Suche in verschiedenen Programmen, auf Laufwerken und im Netzwerk. Mit nur wenigen Klicks stehen Ihnen sofort genau die gewünschten Informationen zur Verfügung!
Wenn Sie beispielsweise für mehrere Kunden Rechnungen mit identischen Positionen ausstellen, unterscheidet sich lediglich die Anschrift und die Rechnungsnummer. Zur Arbeitserleichterung bietet sich daher die Seriendruck-Funktion von Word an. Der Aufbau der Rechnung mit den entsprechenden Positionen und Summenbildungen sowie das Einfügen der Adressen über eine entsprechende Datenquelle bereiten keine Probleme, aber es gibt ein Problem, wenn es um eine fortlaufende Nummerierung geht: Als einziges Feld mit automatischer Zählung können Sie zwar ein "MergeSeq"-Feld einfügen, aber das führt dazu, dass bei jeder Ausgabe des Seriendrucks die Nummerierung immer wieder mit "1" beginnt. Diese grundsätzlich mögliche, fortlaufende Nummerierung können Sie mit einem einfachen Trick so abwandeln, dass der Seriendruck jeweils mit einer bestimmten Nummer beginnt.
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