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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Ich arbeite häufig mit der Kombination von Word und Excel. Dabei binde ich Daten aus Excel-Tabellen in ein Dokument ein. Dabei passiert es immer wieder, dass ich meine Dateien neu organisiere. Ist es irgendwie möglich, die Verknüpfung zu einer Excel-Tabelle automatisch zu erhalten, auch wenn die Excel-Datei in einen anderen Ordner oder auf ein anderes Laufwerk verschoben wird? Vielleicht gibt es ja eine Lösung in Form eines VBA-Makros.
Word bietet beim Seriendruck standardmäßig keine Möglichkeit, den Status eines Ja/Nein-Feldes automatisch als ein- oder ausgeschaltetes Kontrollkästchen anzuzeigen. Sie können sich aber behelfen und mit Word-Feldfunktionen prüfen, ob im Seriendruckfeld ein "x" steht, und dann je nach Feldzustand unterschiedliche Zeichen aus einer Symbolschriftart wie "Wingdings" ausgeben lassen. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE In einem Text sind bestimmte Spezialausdrücke nicht korrekt geschrieben. So wird zum Beispiel die Kurzform von Kohlenstoffdioxid immer als "CO2" geschrieben. Ich möchte aber die korrekte Schreibweise mit tiefergestellter 2 verwenden: CO2. Darum habe ich es mit einer Suchen-und-Ersetzen-Aktion versucht. Im Ersetzen-Dialog finde ich aber keine Möglichkeit, nur für einen Teil des Ersetzungstextes eine andere Formatierung einzustellen. Die Formatoptionen gelten immer für den gesamten Ersetzungstext. Wissen Sie, wie ich "CO2" schnell im gesamten Dokument durch "CO2" ersetzen kann?
Mit dem neuen SmartTools Kalender-Assistenten 2025 erstellen Sie blitzschnell individuelle Planungsvorlagen direkt in Word. Für jeden beliebigen Zeitpunkt und auf Wunsch mit Feiertagen und hervorgehobenen Ferienterminen passend für Ihr Bundesland. Das Ergebnis sind Tages-, Wochen- oder Monatskalender nach Ihren Vorgaben als ungeschützte Word-Dokumente, die Sie beliebig ausfüllen, formatieren und anpassen können.
In der letzten Woche haben wir auf einen neuen Bug in Word 365 hingewiesen. Wenn Sie das letzte Microsoft 365-Update installiert haben, kann es unter Umständen passieren, dass Word ein Dokument nach dem Speichern direkt löscht, ohne dass Sie es bemerken. Glücklicherweise wird das Dokument nicht endgültig gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben, so dass Sie es zumindest bis zur nächsten "Leerung" jederzeit wiederherstellen können. Ab sofort steht jetzt ein Update zur Verfügung, das das Problem behebt.
Wenn Sie eine Grafik in Dokumente einfügen, wendet Word immer vordefinierte Layouteinstellungen an. Viele Anwender suchen nach einer Möglichkeit, diese Standardeinstellungen zu ändern. Sie möchten zum Beispiel erreichen, dass beim Einfügen einer Grafik immer ein bestimmter Rahmen mit Schattierung zugewiesen wird. Außerdem sollen eingefügte Grafiken vielleicht automatisch frei positionierbar sein und nicht in die Textebene eingefügt werden. Bislang müssen Sie diese Änderungen bei jeder Grafik manuell vornehmen. Deshalb wäre es sehr praktisch, wenn Sie das Standardlayout an Ihre Bedürfnisse anpassen könnten. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen müssen und in Zukunft viele unnötige Arbeitsschritte sparen.
Die AutoKorrektur von Word ist das perfekte Hilfsmittel, um immer wieder benötigte Zeichenketten blitzschnell in den Text einzufügen. Zum Beispiel Buch- und Filmtitel, die immer in kursiv gesetzt werden müssen. Um die Eingabe zu erleichtern, erstellen Sie formatierte AutoKorrektur-Einträge, damit zum Beispiel nach Eingabe von "(1)" plus Leerzeichen sofort der Filmtitel "Star Wars: Episode I – Die dunkle Bedrohung" in kursiver Schrift im Text erscheint. Das Problem: Word übernimmt manchmal die kursive Formatierung auch für den nachfolgenden Text und schaltet nicht wieder in die Standard-Schriftauszeichnung um. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie formatierte AutoKorrektur-Einträge erstellen, ohne dass sich die Formatierung auf den Folgetext auswirkt.
Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.1 für Word müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitskopien Ihrer Dokumente mehr machen: Einmal installiert legt das Gratis-Tool mit jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie des aktuellen Dokuments in einem von Ihnen festgelegten Ordner ab. Voll automatisch speichern Sie so mehrere Versionen Ihrer wichtigen Dateien wahlweise lokal, auf dem Server, externen Festplatten oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive).
Wenn Sie ein Dokument speichern, sollten Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Daten tatsächlich gesichert sind, aber ein neu entdeckter Bug in Word 365 führt dazu, dass Sie derzeit genauer hinschauen müssen. Wenn Sie das letzte Microsoft 365-Update installiert haben, kann es unter Umständen passieren, dass Word ein Dokument nach dem Speichern direkt löscht, ohne dass Sie es bemerken. Einen Bugfix gibt es derzeit noch nicht, aber Sie können dem Fehler aus dem Weg gehen.
FRAGE Ich verwende in meinen Dokumenten häufig Felder – beispielsweise REF-Felder für Querverweise oder XE-Felder für Indexeinträge. Wenn ich Änderungen an einem Dokument vornehme, möchte ich manchmal auch die Felder entsprechend anpassen. Es ist dann aber meist überaus mühselig, die Felder wiederzufinden. Zuerst muss ich sie mit Alt + F9 einblenden und dann muss ich händisch durch den Text blättern, um die Felder, also die Ausdrücke in geschweiften Klammern, aufzuspüren. Gibt es nicht eine einfache Methode, um zum Beispiel gezielt REF-Felder suchen zu lassen?
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