Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Auf dem Menübandregister Einfügen gibt es in der Gruppe Illustrationen die Option Piktogramme. Damit lassen sich verschiedene Bilder aus den unterschiedlichsten Themenbereichen einfügen. Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die diese Piktogramme als Aufzählungszeichen verwenden möchten. Bei der Definition eines neuen Aufzählungszeichens stehen sie aber nicht zur Verfügung. Mit unserem Trick kommen Sie trotzdem zum Ziel.
FRAGE Mir passiert es häufiger, dass ich zwischen einzelnen Wörtern zwei Leerzeichen eingebe anstelle eines einzigen Leerzeichens. Da die Korrekturfunktion von Word den Fehler erkennt und im Text markiert, könnte ich die doppelten Leerzeichen über die Rechtschreibprüfung beseitigen lassen. Dafür muss ich aber jede Korrektur einzeln bestätigen. Gibt es nicht eine schnellere Methode, doppelte Leerzeichen zu entfernen?
Mit dem neuen SmartTools KI-Assistenten 2.0 für Word können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung oder Übersetzung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von der KI korrigieren und sprachlich optimieren. Ebenso können Sie komplett neue Texte erstellen oder von der KI Fragen zu einem komplexen Dokument beantworten lassen. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools KI-Assistent ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 zur Verfügung!
Die Arbeit mit Tabellen in Word ist eigentlich sehr komfortabel, aber immer wieder erhalten wir Anfragen von Lesern, die eine besonders umfangreiche Tabelle in ein Dokument eingefügt haben und nun verzweifeln. Eine Bearbeitung ist teilweise kaum noch möglich ist. Sowohl das Blättern in der Tabelle als auch das Speichern der Datei ist mit immensen Zeitverzögerungen verbunden. Wir zeigen in unserem Tipp, was Sie zur Optimierung tun können.
FRAGE Normalerweise druckte Word Kommentare bisher in gemeinsam genutzten Dokumenten immer in einer Randspalte. Neuerdings erscheinen die Kommentare beim Drucken aber gar nicht mehr. Stattdessen hebt Word nur die kommentierte Textstelle mit einem grauen Hintergrund hervor und druckt das Dokument ohne die Randspalte mit den Kommentaren. Wie kann ich die gewohnte Druckausgabe mit der Randspalte wieder aktivieren?
Der Navigationsbereich mit der Überschriftengliederung und der Suchfunktion ist bei der täglichen Arbeit sehr nützlich, nimmt aber viel Platz ein. Wenn Sie die Breite jedes Mal auf das Ihnen passende Maß reduzieren, ärgern Sie sich beim nächsten Aufruf darüber, dass er dann wieder die alte, viel zu große Breite aufweist. Wir zeigen in diesem Tipp wie sich Word in jedem Fall die vorgegebene Breite des Navigationsbereichs merkt.
Viele Anwender nutzen die Formatvorlagen von Word, um eine einheitliche Formatierung ihrer Dokumente sicherzustellen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ist eine Formatvorlage (beispielsweise für Überschriften, Zitate, Bildunterschriften usw.) einmal zugewiesen, müssen Sie bei Bedarf nur ein einziges Mal die Definition der Vorlage ändern und alle zugehörigen Textstellen werden automatisch umformatiert. Nun gibt es allerdings immer wieder Situationen, in denen Sie vergessen, eine Vorlage zuzuweisen oder weniger erfahrene Anwender das Dokument bearbeiten. Die Formatierung wird dann einfach direkt über die entsprechenden Symbole oder Dialoge vorgenommen. Das Problem dabei: wenn Sie jetzt die Definition einer Formatvorlage anpassen, bleiben die Textabschnitte mit direkter Formatierung unverändert. Sie müssen sie dann manuell suchen und von Hand formatieren. Es bietet sich daher an, gezielt nach Textabschnitten mit direkter Formatierung zu suchen und stattdessen die entsprechende Vorlage zuzuweisen. Mit einem kleinen Trick ist das in allen aktuellen Word-Versionen möglich.
FRAGE Bisher konnte ich einfach mit Strg + Num- (dem Minuszeichen auf dem Ziffernblock) einen Gedankenstrich einfügen. Das funktioniert plötzlich nicht mehr. Ich habe es schon mit Alt + Num- oder Alt + - (dem Minuszeichen im normalen Tastaturbereich) versucht, was in manchen anderen Programmen funktioniert. Auch das brachte keinen Erfolg. Lediglich Alt + Num + 0150 klappt noch. Aber das ist auf Dauer viel zu umständlich. Was läuft da falsch?
Ein paar Wörter oder einen Absatz in Word mit der Maus oder über die Tastatur zu markieren, ist kein Problem und schnell erledigt. Etwas anspruchsvoller wird es, wenn es darum geht, große Textblöcke zu markieren. Wenn Sie mit umfangreichen Dokumenten arbeiten wäre es doch äußerst praktisch, wenn Sie mit wenigen Klicks große Textbereiche markieren könnten, ohne mühevoll durch das ganze Dokument scrollen zu müssen. Glücklicherweise bietet Word eine geniale Funktion, die weniger bekannt ist, aber enorm hilfreich sein kann.
FRAGE Ich möchte Rechtecke, Kreise und andere Formen auf einer Dokumentseite platzieren und zwischen den Formen Verbindungslinien einfügen. Die Liste zu Einfügen-Illustrationen-Formen enthält dafür ja eine Reihe verschiedener Verbinder (mit Pfeil, mit gewinkelten Linien, mit gekrümmten Linien usw.). Die Verbinder scheinen sich aber nicht an die Formen anzuheften. Das heißt: Wenn ich eine Form verschiebe, bleibt die Verbindungslinie zu der Form unverändert und folgt nicht automatisch der neuen Formposition. Habe ich den Zweck der Verbindungslinien nicht richtig verstanden? Oder läuft da etwas falsch?
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