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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Wenn Sie Word 365 einsetzen, hat sich auch bei Ihnen vor einiger Zeit die Darstellung des Formatvorlagenkatalogs geändert (Menübandgruppe Start-Formatvorlagen). Die meisten Anwender sind damit sehr unzufrieden: während vorher eine Vorschau mit den ersten Buchstaben des Alphabets und darunter mit die Namen der jeweiligen Formatvorlagen angezeigt wurden erscheint jetzt nur noch eine Vorschau, bestehend aus dem Formatvorlagennamen. Weil die Symbole breiter geworden sind, reduziert sich gleichzeitig die Anzahl der standardmäßig sichtbaren Formatvorlagen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie wieder zur alten Formatvorlagendarstellung zurückzukehren.
Doppelte Leerzeichen in einem Text sind ein ärgerliche Fehler und häufig nicht mit bloßem Auge zu erkennen. Sie können sich das Leben etwas leichter machen, indem Sie die Anzeige von Formatierungszeichen aktivieren, aber noch einfacher geht es über die Grammatikprüfung von Word. Wenn Sie sie richtig konfigurieren, können doppelte Leerzeichen zwischen Wörtern und Sätzen automatisch von der Grammatikprüfung bemängelt werden.
FRAGE Seit einiger Zeit zeigt mir der Windows-Explorer meine Word-Dateien gleich in vier verschiedenen Ordnern an: einmal im Standardordner "Dokumente" und außerdem in drei verschiedenen Ordnern namens "Documents". Änderungen werden aber immer nur in einer der vier Versionen gespeichert. So kommt es häufig vor, dass ich ein Dokument öffne, das nicht auf dem neuesten Stand ist. Oder noch schlimmer: Ich merke erst nicht, dass ich eine ältere Version öffne, und habe anschließend ein Dokument mit aktuellen Änderungen, in dem aber die vorherigen Änderungen fehlen. Kennen Sie eine Möglichkeit, dieses Chaos zu beseitigen oder die Dokumente-Ordner so zu synchronisieren, dass alle dieselben Dateien enthalten?
Mit dem kostenlosen SmartTools Claude-Assistant können Sie das KI-Modell Claude von Anthropic ohne Abonnement in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie ein Dokument, markieren Sie einige Absätze und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von Claude korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools Claude-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 zur Verfügung!
Dokumente bearbeiten Sie in der Regel in verschiedenen Ansichten: In der Gliederungsansicht erstellen Sie zum Beispiel die geplante Struktur des Dokumentes aus Haupt-, Zwischen- und Unterüberschriften, in der einfachen Normal- oder Entwurfsansicht erfassen Sie die Rohtexte und in der Seitenlayoutansicht kümmern Sie sich um die Gestaltung und den Umbruch. Die Umschaltung zwischen den einzelnen Ansichten nehmen Sie über die kleinen Symbole unten links oder rechts in der Statuszeile vor. Dabei stört immer wieder die Tatsache, dass Word je nach Ansicht einen unterschiedlichen und oftmals unpassenden Zoomfaktor verwendet, der immer wieder angepasst werden muss. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses "Zoomfaktorchaos" mit wenig Aufwand in den Griff bekommen.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich Dokumente mit Word im Web (der Word-Version im Browserfenster) bearbeite. Wenn ich damit ein neues Dokument anlege, kommen aber jedes Mal die von Microsoft vorgegebenen Standardeinstellungen für Schriften, Seitenränder usw. zum Einsatz, obwohl ich in einem neuen, leeren Dokument schon einmal die Formatvorlage "Normal" sowie die Überschriften-Formatvorlagen angepasst hatte. Ich habe in Word im Web bislang auch keine Standardvorlage NORMAL.DOTM entdeckt, wie es sie für die Desktop-Version von Word gibt. Können Sie mir sagen, wo sich diese Vorlage in der Online-Version verbirgt und wie ich sie anpassen kann?
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook oder Word durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung Mail empfangen haben.
Viele Leser schildern uns immer wieder Probleme beim Ausdruck: Word-Dokumente, die von anderen Anwendern zum Beispiel per E-Mail erhalten, werden häufig mit der Einstellung "Manuelle Papierzufuhr" ausgedruckt. In den Druckereigenschaften ist als Standard aber der Schacht mit der automatischen Papierzufuhr eingestellt. Beim Drucken Ihrer eigenen Dokumente beachtet Word diese Einstellung auch. Nur bei einigen Fremddokumenten zwingt Word Sie zur manuellen Papierzuführung, was bei längeren Dokumenten sehr ärgerlich ist. In diesem Tipp beantworten wir die Frage, wie sich auch Fremddokumente mit automatischer Papierzufuhr drucken lassen.
FRAGE In einem meiner Dokumente habe ich ein unerklärliches Problem: Normalerweise kann ich auf dem Menübandregister Entwurf das "Design" wechseln, um zum Beispiel schnell verschiedene Farbgebungen oder Schriftformatierungen auszuprobieren. Außerdem stehen mir auf dem Menübandregister normalerweise diverse Formatvorlagensätze zur Verfügung. In einem Dokument sind diese Optionen zwar zu sehen, aber ich kann sie nicht anwählen, da sie deaktiviert sind. Kennen Sie dieses Phänomen? Und wissen Sie eine Lösung?
Mit den neuen Word Weekly Drucker-Tools 9.0 stellen wir Ihnen eine Sammlung von nützlichen neuen Funktionen rund um den Ausdruck von Dokumenten zur Verfügung. Die brandneue Version 9.0 wurde komplett überarbeitet und ist jetzt noch übersichtlicher aufgebaut. Unter anderem ermöglich ein Dropdown-Menü den blitzschnellen Wechsel des aktiven Druckers. Nach der automatischen Installation können Sie über das Menüband auf zahlreiche neue Druckfunktionen zugreifen.
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