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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit dem SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistenten 12.1 für Word können Sie Falz- und Lochmarken mit wenigen Mausklicks in Ihre Dokumente einfügen. Die neue Version 12.0 wurde an die letzten Word 365 und 2024-Updates angepasst und ist jetzt noch einfacher zu bedienen. Klicken Sie zum Beispiel einfach auf Standardmarken einfügen und in Ihrem Dokument erscheinen sofort und ohne Umwege die Falz- und Lochmarken für einen Brief im A4-Format in einem normalen Fensterbriefumschlag DIN lang.
Aus Sicherheitsgründen bietet es sich an, ein Dokument automatisch beim Speichern als Backup in einem anderen Ordner abzulegen. Manche Dokumente möchten Sie aus Sicherheitsgründen als Kopie in einem bestimmten Backup-Ordner auf der lokalen Festplatte ablegen. Damit diese Aufgabe möglichst komfortabel abläuft und Sie sie nicht vergessen, wäre es praktisch, wenn das Anlegen eines Backups direkt mit dem Speichern des Dokuments verknüpft wäre. In diesem Tipp zeigen wir eine VBA-Lösung, die Sie selber in Word einbauen können.
FRAGE Ich habe eine Absatz-Formatvorlage erstellt, zu deren Formatierungen unter anderem ein umgebender Rahmen gehört. Wenn ich die Formatvorlage einem einzelnen Absatz zuweise, zeichnet Word den Rahmen auch wie gewünscht um diesen Absatz. Wenn ich aber mehrere aufeinander folgende Absätze markiere und der Markierung dann meine Formatvorlage zuweise, umgibt Word nicht jeden einzelnen Absatz mit einem Rahmen, sondern zeichnet einen "Gesamtrahmen" um alle markierten Absätze. Ist das ein Bug in Word? Und was kann ich tun, um dieses unerwünschte Verhalten abzustellen?
Mit den November 2024-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann die standardmäßig aktivierte geschützte Ansicht umgangen werden, wenn der Anwender ein manipuliertes Dokument öffnet, das heruntergeladen oder in einer E-Mail empfangen wurde. Über ein Makro könnte so zum Beispiel Schadsoftware eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Word besitzt eine Vielzahl von Tastenkombinationen, mit denen Sie sich in einem Dokument bewegen können. So springen Sie zum Beispiel ganz einfach mit Strg + ↓ zum nächsten Absatz springen oder mit Strg + Pgupzum Anfang einer Seite. Was allerdings fehlt, sind Tastenkombination, mit denen Sie direkt zum Anfang oder Ende eines Satzes gelangen. Es gibt aber interne Befehle, mit denen Sie, jeweils ausgehend von der aktuellen Cursorposition, an den Anfang eines Satzes oder an den Anfang des nächsten Satzes springen können. Standardmäßig sind diesen Befehlen aber keine Tastenkombinationen zugewiesen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie das schnell nachholen.
FRAGE Ich möchte einen Serienbrief mit einer Excel-Datei als Datenquelle erstellen. In dem Serienbrief soll ein Rechnungsbetrag ausgewiesen werden. Für diesen Betrag gilt: Er entspricht dem Feld "Bestellsumme" aus der Excel-Datenquelle, wenn der Excel-Wert größer oder gleich 35 ist. Wenn der Wert im Feld "Bestellsumme" kleiner als 35 ist, soll als Rechnungsbetrag die Bestellsumme plus 7,90 € ausgewiesen werden. Es will mir nicht gelingen, ein entsprechendes IF-Feld in den Serienbrief einzufügen.
Nach Installation der neuesten Office- und Windows-Updates aus dem November 2024, kann es zu Problemen beim Aufruf des SmartTools Serienmailers kommen. Wenn Sie ein Mailing öffnen oder anlegen möchten, wird der Aufgabenbereich links neben dem Dokument, über den Sie alle Einstellungen vornehmen können, nicht mehr eingeblendet. Auslöser des Problems ist eine Änderung von Microsoft in Bezug auf die interne Verwaltung von Aufgabenbereichen. Mit der neuesten Version 5.4 wurde der Serienmailer entsprechend angepasst.
Dass Sie mit Word nicht nur Word-, sondern auch PDF-Dokumente erstellen können, wissen Sie bestimmt. Weitgehend unbekannt ist aber, dass Sie in die PDF-Dokumente auch Lesezeichen integrieren können, die das Navigieren in PDF-Dokumenten erleichtern. Für umfangreiche Texte sind sie sogar unerlässlich und sollten in jedem Fall verwendet werden. Wie Sie den Lesern Ihrer PDF-Dokumente die Navigation mit Lesezeichen erleichtern, erfahren Sie in diesem Tipp.
FRAGE Ich möchte einen Serienbrief mit einem Anschriftenfeld erstellen. Die Datenquelle enthält dafür Adressen aus verschiedenen Ländern. Die Länderangabe soll aber nur in der Anschrift erscheinen, wenn es sich um eine ausländische Adresse handelt, - also wenn im Feld "Land" der Datenquelle etwas anderes als "Deutschland" steht. Ich habe es schon mit einem IF-Feld nach folgendem Schema versucht: { IF { MERGEFIELD Land } = "Deutschland" "" { MERGEFIELD Land } }. Das funktioniert aber nur, wenn als Länderangabe tatsächlich "Deutschland" eingetragen ist. Leider enthält die Datenquelle aber auch Einträge wie "DEUTSCHLAND" (komplette Großschreibung) oder manchmal sogar "deutschland" (komplette Kleinschreibung). Dann versagt meine IF-Abfrage. Wissen Sie, wie ich eine Abfrage formulieren kann, die Groß- und Kleinschreibung ignoriert?
In den letzten Wochen haben wir zahlreiche Anfragen rund um das Thema "E-Rechnungen mit Word" erhalten. Daher möchten wir Ihnen ein kurzes Update zum Stand der Dinge geben. Unser Entwicklerteam hat in den letzten Monaten einige Erfahrungen bei der Umsetzung von verschiedenen individuellen E-Rechnungslösungen für Word, Outlook, Excel, Word und Access gesammelt. Mittlerweile können wir das Erstellen, Auslesen, Visualisieren, Validieren, Exportieren und Ablegen von E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) praktisch in jeder gewünschten Form individuell in Office-Anwendungen integrieren. Wir unterstützen dabei Office 365, 2024, 2023, 2021, 2019, 2016 und 2013. Wir arbeiten aktuell daran, unsere fertigen E-Rechnungsmodule in Add-Ins sowie Entwicklerbibliotheken für Word, Excel, Access und Outlook umzusetzen. Das erste Ergebnis ist SmartTools E-Rechnung Free für Outlook. Die Erweiterung integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen.
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