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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Im Kontaktformular gibt es vier Felder für Telefonnummern, wobei Sie per Dropdownliste auswählen können, welche Telefonnummer gemeint ist, zum Beispiel Geschäftlich oder Mobiltelefon. Outlook merkt sich auch für jeden Kontakt, welche Telefonnummern ausgewählt worden sind. In der Praxis werden Faxnummern und Privatnummern nicht gebraucht und es wäre praktisch, wenn beim Anlegen eines neuen Kontakts gleich die Telefonnummernfelder angeboten würden, die für Sie relevant sind – und am besten noch in der passenden Reihenfolge. Zum Beispiel Geschäftlich, Haupttelefon, Mobiltelefon, Assistent. Wir zeigen in diesem Tipp, wie sie das Kontaktformular entsprechend anpassen.
FRAGE Bei einem Kollegen habe ich gesehen, dass einzelne Nachrichten im Posteingang farbig hinterlegt sind. Der Kollege sagte mir, dass Outlook diese Hervorhebung vornimmt, wenn E-Mails mit einer Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Ich habe es in meinem Outlook gleich ausprobiert, - allerdings ohne Erfolg. Was muss ich tun, damit Outlook gekennzeichnete Nachrichten mit einem farbigen Hintergrund versieht?
In früheren Versionen von Outlook konnten Sie Informationen aus den unterschiedlichsten Dateitypen importieren. Dazu zählten unter anderen Excel-, Access- und Lotus Organizer-Dateien sowie verschiedene Arten von CSV- bzw. Textdateien ("Kommagetrennte Werte", "Tabulatorgetrennte Werte"). Die aktuellen Outlook-Versionen bieten beim Import aus externen Dateien nur noch "Durch Trennzeichen getrennte Werte" und "Outlook-Datendatei (.pst)" an. Gegebenenfalls müssen Sie vorhandene Datenquellen also erst ins CSV-Format konvertieren, bevor Sie sie in Outlook importieren können. Mit unserem Tipp kommen Sie Schritt für Schritt zum Ziel.
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
Vor kurzem haben wir uns mit dem Abonnieren fehlender IMAP-Ordner beschäftigt. Die frisch abonnierten Ordner erscheinen aber eventuell als Unterordner des Posteingangs und nicht in der Hauptebene des IMAP-Kontos. Um in den passenden Ordner zu gelangen, müssen Sie also immer erst die gesamte Ordnerhierarchie einblenden. Es zunächst einmal vom E-Mail-Provider ab, wie die Ordnerstruktur in Outlook abgebildet wird. Manchmal erkennt Outlook die typischen Ordner für gelöschte Elemente, Junk-E-Mail usw. automatisch. Manchmal legt Outlook auch selbstständig entsprechende Ordner an, was mitunter sogar zu doppelten Ordnern führt.
FRAGE Wenn ich E-Mails im "Nur-Text"-Format erhalte, zeigt Outlook fast immer einen Infobalken an, in dem es darauf hinweist, dass die unnötigen Zeilenumbrüche entfernt wurden. Mir fällt aber häufig auf, dass die Lesbarkeit darunter leidet und die Zeilenumbrüche deshalb gar nicht unnötig sind. Kann ich die Automatik von Outlook irgendwo abstellen oder lassen sich die Zeilenumbrüche nur auf Befehl wiederherstellen?
Es gibt viele Gründe, Kopien aller verschicken Nachrichten in BCC zu versenden: Kollegen sollen auf dem Laufenden bleiben, Korrespondenz muss dokumentiert werden, es wird eine Datensicherung in einem anderen E-Mailsystem benötigt usw. Immer daran zu denken, die Empfänger im BCC-Feld einzutragen, gelingt selten in der Alltagshektik. Diese Aufgabe können Sie zukünftig an unser neues Gratis-Tool SmartTools AutoBCC für Outlook übertragen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die praktische Erweiterung für Outlook näher vor.
In Outlook fehlt eine Möglichkeit, den Posteingang nach der Absenderdomäne zu sortieren oder zu gruppieren. Mit der VBA-Prozedur, die wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps vorgestellt haben, mit einer Posteingangsregel und einer eigenen Ordneransicht ergänzen Sie Outlook um die fehlende Funktionalität. Erstellen Sie jetzt die Regel für neue Nachrichten und die passende Ordneransicht. Mit der Regel lassen Sie automatisch die im ersten Teil angelegte VBA-Prozedur ausführen, sobald neue E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang eintreffen.
FRAGE Ich erhalte bisweilen E-Mails, die eine Lesebestätigung anfordern. Normalerweise entscheide ich je nach Absender, ob ich die Bestätigung sende oder nicht. Kürzlich habe ich aber aus Versehen das Kontrollkästchen Zukünftig nicht mehr nachfragen angekreuzt, bevor ich die Lesebestätigung abgeschickt habe. Konsequenterweise unterdrückt Outlook jetzt sämtliche Lesebestätigungen. Wissen Sie, wie ich das rückgängig machen kann?
Bei umfangreichen Ordnerstrukturen und mehreren Postfächern wird der Ordnerwechsel in Outlook schnell zum Geduldsspiel, aber jetzt gehört das langwierige Scrollen in Ordnerlisten der Vergangenheit an: das neue SmartTools FolderSwitch 1.2 für Outlook bietet einen komfortablen neuen Dialog zum blitzschnellen Ordnerwechsel. Nach der automatischen Installation wird SmartTools FolderSwitch per Mausklick oder über die Tastenkombination Strg + Alt + F aufgerufen.
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