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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Es kommt häufig vor, dass Outlook die zuletzt eingegangenen E-Mails nicht sofort anzeigt. Auf dem Smartphone können Sie die E-Mails im Vergleich dazu zum Beispiel längst sehen. In Outlook nützt aber nicht einmal ein erzwungenes Senden und Empfangen. Erst nach einem Neustart von Outlook erscheinen die jüngsten E-Mails im Posteingang. In diesem Tipp beschreiben wir einige Lösungsansätze für das Problem.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.2 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Ab sofort steht die neue Version 1.2 mit einer komplett überarbeiteten besseren Darstellung für E-Rechnungen zur Verfügung.
Das neue Outlook ist weiter auf dem Vormarsch und vielleicht ist es auch schon auf Ihrem PC gelandet. Denn über eines der jüngsten Windows-Updates ersetzt es ungefragt die bisherige Windows Mail-App. Und selbst das Office-Paket aus Microsoft 365-Abonnements ist nicht sicher. Wenn Sie nicht gegensteuern, wird das klassische Outlook einfach durch das neue Outlook ersetzt, obwohl weiterhin zahlreiche essenzielle Funktionen fehlen und es keine Fortschritte beim Datenschutz gibt. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat sogar in einem aktuellen Rundschreiben explizit darauf hingewiesen, dass ein datenschutzkonformer Einsatz der Anwendung derzeit nicht möglich ist. Das nehmen wir zum Anlass für einen weiteren Tipp zur neuen Outlook-App, in dem wir uns mit den damit verbundenen Problemen auseinandersetzen und auf die Möglichkeiten eingehen, das neue Outlook im Zaum zu halten.
FRAGE Ich benutze häufig Visitenkarten, um Kontaktinformationen per E-Mail aus Outlook zu verschicken. Wenn ich aber in einer neuen E-Mail die Funktion Einfügen-Einschließen-Visitenkarte einsetze, fehlen in den eingefügten Kontaktdaten verschiedene Informationen, obwohl sie eigentlich in dem jeweiligen Outlook-Kontakt gespeichert sind. Haben Sie einen Vorschlag wie sich dieses Problem umgehen lässt?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen neuen Outlook-Bug, den Microsoft vor wenigen Tagen dokumentiert hat: Wenn Sie eine Serienmail an Ihre Kontakte verschicken möchten, wählen Sie Start-Serien-E-Mails an und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Nach einem Klick auf Ok wird normalerweise Word gestartet und genau an dieser Stelle gibt es derzeit ein Problem, den Outlook stürzt ab und der Vorgang kann nicht abgeschlossen werden.
Es kann recht aufwendig sein, allen neuen E-Mails im Posteingang von Outlook geeignete Kategorien zuzuweisen. Mit der Makrolösung aus diesem Tipp der Woche erfolgt die Kategoriezuweisung vollautomatisch. Alle eintreffenden E-Mails erhalten dieselben Kategorien wie die jeweiligen Absender - vorausgesetzt, die Absender stehen in Ihrem Kontaktordner und besitzen bereits Kategorien, die Sie zugeordnet haben. Im ersten Teil dieses Tipps hatten Sie die Kernfunktion der Makrolösung in der Entwicklungsumgebung von Outlook angelegt. Sie müssen jetzt noch dafür sorgen, dass die Funktion automatisch beim Eintreffen neuer E-Mails ausgeführt wird.
FRAGE Wenn ich mit Outlook beispielsweise meine Posteingangsregeln bearbeiten will, erhalte ich in letzter Zeit häufig die Meldung, dass ich derzeit im Offlinemodus arbeite und in den Onlinemodus wechseln müsste, um den Befehl verwenden zu können. Ich weiß nicht was das genau bedeutet. Bewusst habe ich keinen Wechsel in den Offline-Modus vorgenommen. Und vor allem: wie kann ich wieder in den Onlinemodus wechseln?
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 30% Rabatt und zusätzlich besonders günstige Mengenrabatte mit bis zu 75% Nachlass. Die neue Version 1.2 bietet jetzt eine komplett überarbeitete noch übersichtlichere Darstellung für Ihre E-Rechnungen.
Es gibt viele Methoden, den Posteingang zu organisieren. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Kategorien. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine interessante Variante vor, bei der eingehende E-Mails automatisch die Kategorien erhalten, die Sie den E-Mail-Absendern in Ihrem Kontaktordner zugewiesen haben. Probieren Sie es am besten gleich einmal aus. Kategorien eignen sich hervorragend zum Organisieren Ihrer Outlook-Elemente, insbesondere weil Sie sie übergreifend in allen Outlook-Ordnern einsetzen können. So können Sie E-Mails dieselben Kategorien zuweisen wie zum Beispiel Terminen oder Kontakten. Das erleichtert die Suche nach inhaltlich zusammengehörenden Elementen ungemein.
FRAGE Wenn ich in Outlook einen neuen Unterordner anlege, erhält er den Zusatz "(Nur dieser Computer)". Der Ordner steht folglich nur lokal auf meinem Computer zur Verfügung. Bei anderen Ordnern ist das dagegen nicht der Fall. Sie haben keinen Zusatz und ich kann tatsächlich auch von anderen PCs darauf zugreifen. Wie kann ich steuern, ob ein neuer Ordner nur lokal oder global verfügbar ist? Ich möchte die Ordner auf all meinen PCs nutzen.
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