Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Ich nutze in Outlook regelmäßig die AutoArchivierungsfunktion. Damit möchte ich auch lange Ladezeiten beim Öffnen meiner PST-Datei vermeiden. Nun bindet Outlook aber die Archivdatei immer automatisch in seine Ordnerstruktur ein, so dass sie bei jedem Programmstart ebenfalls geladen werden muss. Ich kann die Archivdatei zwar manuell wieder aus der Ordnerliste entfernen. Aber gibt es nicht eine Möglichkeit, dass das Archiv gar nicht erst in die Ordnerstruktur von Outlook eingebunden wird?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates sorgt bei einigen Anwender für erhebliche Probleme beim Mailversand. Nach dem Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten erscheinen gehäuft unerwartete Zustellfehler, obwohl die verwendeten Mailadressen korrekt sind. Nach Angaben von Microsoft wurde dieser Fehler vor wenigen Tagen behoben. Das Update mit der Buildnummer 17425.20146 wird seit dem 29.3.2024 an Microsoft 365-Abonnenten verteilt. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen.
Wir haben in Outlook Weekly bereits gezeigt, wie sich das Alter einer Person berechnen und im Kontaktordner anzeigen lässt. Viele Anwender erfassen Geburtstage und Jubiläen aber nur im Kalender und möchten dann natürlich die Altersberechnung auch im Outlook-Kalender durchführen. Wie Sie das Alter bei Geburtstagen auch im Kalender anzeigen lassen, dass erklären wir Schritt für Schritt in diesem Tipp.
FRAGE Ich kämpfe mit einem ärgerlichen Problem: Immer, wenn ich in einer E-Mail-Nachricht Anführungszeichen eingebe, wandelt Outlook sie ohne mein Zutun automatisch in französische Anführungszeichen um. Ich möchte zum Beispiel "Thema" schreiben, und Outlook macht daraus «Thema». In Word-Dokumenten passiert das zum Beispiel nicht. Wie kann ich Outlook von dieser unerwünschten automatischen Konvertierung abhalten?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen neuen Outlook-Bug, den Microsoft gestern dokumentiert hat: Wenn Sie eine MSG-Datei als Anhang an eine Mail anfügen, kann das zu einem plötzlichen Absturz von Outlook führen. Nach Angaben von Microsoft wurde die Ursache des Problems gefunden und es soll mit dem Build 17515.15030 behoben sein. Abhängig von Ihrem Update-Kanal, kann es bis zum 9. April dauern, bis der Bugfix auch in Ihrer Version ankommt.
Ab sofort benötigen Sie kein Copilot Pro- oder Microsoft 365-Abonnement, um schnell und komfortabel Antworten auf E-Mails mit Hilfe von ChatGPT direkt in Outlook zu erstellen. Unser kostenloser SmartTools ChatGPT-Assistant integriert sich nahtlos in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010. In diesem Praxistipp zeigen wir, wie Sie den Assistenten bei Ihrer täglichen Arbeit nutzen, um in Zukunft viel Zeit zu sparen.
FRAGE Wenn ich Termine in den Outlook-Kalender eintrage, mache ich mir häufig Notizen im großen Textbereich des Terminformulars. Leider sehe ich davon in der normalen Kalenderansicht von Outlook nichts. Dort erscheinen nur die Betreffzeilen der Termine. Um meine Notizen einzusehen, muss ich folglich immer erst den Termin per Doppelklick öffnen, was sich womöglich sogar als überflüssig herausstellt, wenn es gar keine Notizen gibt. Können Sie eine Programmoption oder ein Tool, mit der/dem sich die Terminnotizen auch in der Kalenderansicht sichtbar machen lassen?
Mit dem kostenlosen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie die Vorteile von ChatGPT ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt der Antwort vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Der SmartTools ChatGPT-Assistant integriert sich nahtlos in Outlook und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Outlook-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung!
Der Einsatz von Outlook mit mehreren Personen an einem System, führt immer wieder zu Problemen. Oft gelingt es noch, E-Mails mit Hilfe von Regeln in personenspezifische Ordner zu verteilen. Aber spätestens bei der Terminplanung oder der Pflege des Kontaktordners kommt es bei einer gemeinsamen Nutzung von Outlook zum großen Chaos. Dabei ist es gar nicht so schwer, einen einzigen PC so einzurichten, dass jeder Anwender sein eigenes Outlook hat. Die Details erfahren Sie in diesem Tipp.
FRAGE Neuerdings fügt Outlook keinen Dateianhang mehr an, wenn ich in einer neuen E-Mail eine Datei von einem "Webspeicherort" – konkret: von meinem OneDrive-Speicher – als Link anfüge. Stattdessen erscheint ein Link auf die Datei direkt im Nachrichtentext. Darüber haben sich jetzt schon mehrere Empfänger meiner E-Mails beschwert, weil sie in ihrem Posteingang nicht sehen können, dass meine E-Mail einen Anhang enthält. Kann ich das Verhalten von Outlook irgendwie "zurückdrehen"?
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