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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Ich nutze Regeln, um E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner zu verschieben. Leider passiert es immer wieder, dass Regeln nicht funktionieren und die entsprechenden E-Mails im Posteingang verbleiben. So erstelle ich meist eine neue Regel für den jeweiligen Absender, was dazu führt, dass Outlook eine neue Regel mit einer in Klammern gesetzten fortlaufenden Nummer anlegt. Wie kann ich dieses Fehlverhalten unterbinden?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.
Mit diesem E-Book gelingt der problemlose Abgleich von Kontakten, Terminen und E-Mails zwischen Outlook und Ihrem Android-SmartPhone. Für viele Anwender ist Outlook seit vielen Jahren die unentbehrliche Kommunikations- und Organisationzentrale im Büro oder am heimischen PC. Kontakte, Termine und E-Mails sollen natürlich auch unterwegs immer zur Hand sein. Aber wie kommen die Daten aus Outlook auf Ihr Mobilgerät? Und wie landen die Daten, die Sie unterwegs auf dem Smartphone erfassen oder ändern, anschließend wieder zuverlässig in Outlook?
Im letzten Jahr sind in SmartTools Outlook Weekly über 100 Tipps und Kniffe rund um Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 erschienen. Jede Woche erhalten wir zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschläge und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natürlich nur einige Anhaltspunkte dafür, welche unserer Tricks Ihnen tatsächlich weitergeholfen haben. Wir möchten in diesem Jahr daher wieder eine Leserbefragung durchführen, um den "Tipp des Jahres 2023" zu finden.
SmartTools QuickMail Pro 7.9 ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es nicht!
In der Kürze liegt die Würze. Das trifft auch auf E-Mails zu. Niemand will beim Durchsehen des Posteingangs Romane lesen. Für eine effektive Kommunikation reichen kurze, knackige Nachrichten. Das gilt auch für Antworten auf eingegangene Nachrichten. In diesem Sinne erledigen Sie Ihre elektronische Korrespondenz mit den neuen "vorgeschlagenen Antworten" noch schneller. In diesem Tipp stellen wir Ihnen das Feature vor. Auf bestimmte Nachrichten genügt eine kurze Rückmeldung, mit der Sie den Absendern mitteilen, dass Sie die Nachricht gelesen haben und darauf reagieren werden. Vielleicht haben Sie sich sogar schon Textbausteine zurechtgelegt wie "Vielen Dank für die Infos" oder "Alles klar, ich kümmere mich darum".
FRAGE Ich verschaffe mir meist einen Überblick über die neu eingetroffenen E-Mails, indem ich sie kurz im Lesebereich überfliege und dann sofort zur nächsten E-Mail wechsle. Das führt aber dazu, dass Outlook diese E-Mails als gelesen einstuft und nicht mehr fett im Posteingang hervorhebt. Das möchte ich nicht. Als gelesen sollen die E-Mails nur gelten, wenn ich sie vollständig gelesen habe. Kann ich irgendetwas am Verhalten von Outlook ändern?
Viele Anwender nutzen beim Schreiben von E-Mails die Textvorhersage von Outlook 365. Dabei erscheinen während der Eingabe in grauer Farbe Vorschläge zu den nächsten Worten bzw. zur Vervollständigung des aktuellen Satzes. Bereits vor einigen Monaten wies Microsoft auf ein Problem hin, das durch ein Microsoft 365-Updates entstanden ist. Die Textvorhersage funktioniert plötzlich nicht mehr. Wenn Sie den Optionen-Dialog aufrufen, ist die entsprechende Einstellung komplett verschwunden. Die Version 2311 (Build 17029.20108) enthält jetzt endlich ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen es sinnvoll ist, mehrere Outlook-Elemente in einem Arbeitsschritt zu ändern. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie Sie bei mehreren Terminen, die bislang noch keine Erinnerungszeit hatten, die Erinnerung auf 1 Woche einstellen möchten. Oder es soll bei verschiedenen Terminen der Besprechungsort geändert werden. Wir zeigen in unserem Tipp, wie das mit wenigen Handgriffen gelingt, ohne jedes Outlook-Element einzeln bearbeiten zu müssen.
FRAGE Ihren Beitrag zu horizontalen Teilen des Nachrichtenfensters fand ich sehr interessant, da ich diese Funktion in früheren Outlook-Versionen auch gerne genutzt habe. Die Erweiterung der Symbolleiste für den Schnellzugriff gelingt mir allerdings nicht, weil ich den Befehl Teilen nicht unter "Alle Befehle" finde. Wurde die Funktion von Microsoft inzwischen komplett gestrichen? Oder kennen Sie noch einen anderen Kniff dazu?
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