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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Microsoft hat bereits im Juli darauf hingewiesen, dass Outlook 365 Probleme beim Speichern von Anhängen auf Netzwerklaufwerken hat. Problematisch ist vor allem die Auswahl eines Netzwerklaufwerks als Standard-Speicherort (Defaultpath in der Registry). Bevor der Speichern unter-Dialog angezeigt wird, erscheint für sehr lange Zeit die Meldung, dass eine Verbindung zum Speicherort hergestellt wird. Im Rahmen der November-Updates hat Microsoft mitgeteilt, dass ein Windows-Fehler die Probleme verursacht. Ein Bugfix für Windows wird ab sofort an die Teilnehmer des Windows Insider-Programms verteilt Es kann noch bis ins 1. Quartal 2024 dauern, bis der Fehler für alle Anwender behoben ist, so dass Sie sich zunächst mit einem Workaround behelfen müssen.
Im Posteingang von Outlook sehen Sie als Absender meist nur die Namen von Personen, Firmen oder Newsletter-Herausgebern. Ob sich dahinter tatsächlich diejenigen verbergen, die Sie vermuten, ist ungewiss, denn den Absender-Anzeigenamen kann sich jeder selbst aussuchen. Besser und sicherer wäre es, wenn im Posteingang auch die E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt würde. In diesem Tipp stellen wir Ihnen verschiedene Verfahren vor, dieses Ziel zu erreichen und Ihren Posteingang damit ein bisschen sicherer zu machen.
FRAGE Ich habe in Outlook eine PST-Datei mit archivierten Outlook-Elementen geöffnet. Sie erscheint auch unter dem Eintrag "Persönliche Ordner" in der Ordnerliste. Da ich den Inhalt der Datei aber nur vorübergehend benötigte, wollte ich die PST-Datei nun wieder aus der Ordnerliste entfernen. Wenn ich aber mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen klicke und den Befehl <Ordnername> schließen aufrufe, erhalte ich eine Fehlermeldung, dass ein Objekt nicht gefunden werden konnte. Somit schaffe ich es nicht, die PST-Datei aus meiner Ordnerliste zu beseitigen. Wie werde ich die Datei denn jetzt wieder los?
Sie kennen die Situation: ein Mitarbeiter, Kollege, Bekannter etc. teilt Ihnen mit, dass er Ihre E-Mail nicht erhalten hat. Sie möchten sie daher noch einmal verschicken und verwenden dazu entweder die Zwischenablage oder die Weiterleiten-Funktion. Schneller geht es mit dem folgenden wenig bekannten Trick. Wechseln Sie in den Ordner "Gesendete Elemente" und öffnen Sie die E-Mail, die Sie noch einmal verschicken möchten.
Mit dem August-Update wurde eine kritische Sicherheitslücke Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Leider führt die Installation der notwendigen Aktualisierung auch zu Problemen: In einigen Fällen wird der Text in Besprechungsanfragen aus unerfindlichen Gründen abgeschnitten. Microsoft hat den Bug inzwischen bestätigt und behoben. Eigentlich werden keine Updates mehr für Outlook 2013 veröffentlicht, aber da das August-Update auch für diese Version verfügbar war, liefert Microsoft auch den passenden Bugfix.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die ihre E-Mails generell ein wenig zeitversetzt verschicken möchten. Es sicherlich jedem schon häufiger passiert, dass zu voreilig die Senden-Schaltfläche angeklickt wurde. Wenn Outlook ein paar Minuten mit dem Versand warten würde, hätten Sie in solchen Fällen die Möglichkeit, die E-Mail noch einmal zu überarbeiten oder sie ganz zu löschen. Grundsätzlich können bei jeder E-Mail individuell die Übermittlung verzögern. Eine entsprechende Einstellung finden Sie in den Optionen der Nachricht. Wenn Sie aber generell alle E-Mails zeitversetzt senden wollen, nutzen Sie diesen Tipp.
FRAGE Wenn ich in meiner vorherigen Outlook-Version eine E-Mail in einem Nachrichtenfenster geöffnet hatte, konnte ich die Ansicht horizontal teilen, um zum Beispiel den Anfang und das Ende des Nachrichtentextes parallel zu betrachten. Ich musste zu diesem Zweck ein kleines Teilungssymbol am oberen Rand der rechten Bildlaufleiste mit der Maus nach unten ziehen. In meiner neuen Outlook-Version vermisse ich diese Funktion. Lässt sie sich irgendwo aktivieren?
SmartTools QuickMail Pro 7.9 ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es nicht!
Mit Outlook können Sie mit wenig Aufwand eine Regel definieren, die E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch druckt. Wenn Sie im Druckdialog von Outlook vorher bereits das Kontrollkästchen Anlagen drucken aktiviert haben, werden durch die Regel auch die angehängten PDF-Dokumente gedruckt. Häufig möchten Sie mit der Regel nur den Dateianhang und nicht zusätzlich die E-Mail selber drucken aber genau dafür gibt es keine vorgefertigte Regelaktion. Sie können allerdings ein VBA-Makro erstellen, das gezielt nur Dateianhänge druckt und per Regel aufgerufen wird. Unser Tipp liefert die fertige Lösung.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt wieder zu einem Problem mit der Suchfunktion. Einige Anwender berichten, dass Outlook komplett abstürzt, sobald sie in den Suchergebnissen auf "Mehr" klicken. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt. Die Version 2310 (Build 16924.20124) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
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