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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden.
Im Rahmen der Juli 2024-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist, weil schon das Öffnen einer E-Mail ausreicht, um ein System mit Schadcode zu infizieren. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind sehr wahrscheinlich ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
FRAGE Ich veranstalte regelmäßig Online-Präsentationen mit bis zu 100 Teilnehmern. Die Einladungen verschicke ich als Besprechungsanfragen aus Outlook. Was mich daran stört, ist, dass ich meist auch von allen Teilnehmern Zusagen oder Absagen erhalte, die meinen Posteingang überfluten. Eigentlich brauche ich für die Einladungen keine Rückmeldungen, weil die Präsentationen ohnehin stattfinden, ganz unabhängig von der Teilnehmerzahl. Haben Sie eine Idee, wie ich die Rückmeldungen auf meine Besprechungsanfragen unterdrücken kann?
Sie bearbeiten E-Mails, Aufgaben, Termine oder Notizen in Outlook und möchten als nächstes ein Word-Dokument erstellen oder eine Excel-Kalkulation anlegen? Eine wenig bekannte Tastenkombination, die wir Ihnen in unserem aktuellen SmartTipp für Outlook vorstellen, ermöglicht das direkt aus Outlook heraus. Mit dieser Tastenkombination sparen Sie wertvolle Zeit und steigern Ihre Effizienz, da Sie nicht erst zu Word oder Excel wechseln müssen. Stattdessen können Sie direkt aus Ihrer aktuellen Outlook-Sitzung heraus ein neues Dokument oder eine neue Kalkulation starten.
Mit der VBA-Lösung, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen, sehen Sie an Geburtstagen in Ihrem Outlook-Kalender sofort, wie alt eine Person wird. Dazu ergänzt unsere Lösung die Betreffzeilen der Geburtstagstermine um eine Altersangabe. Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie die VBA-Lösung installieren und einsetzen. In diesem Teil erklären wir, wie die Lösung funktioniert und welche Anpassungen Sie vornehmen können.
FRAGE Auf meinem PC habe ich sowohl Outlook 2019 als auch Outlook 365 installiert. Outlook 2019 nutze ich für meine privaten E-Mails, und Outlook 365 habe ich von einem Verein, für den ich tätig bin, erhalten, um damit den vereinsspezifischen E-Mail-Austausch abzuwickeln. Wenn ich nun auf einen E-Mail-Link wie "adresse@provider.de" klicke, wird immer Outlook 365 geöffnet. Ich möchte aber, dass solche Links immer in meinem privaten Outlook 2019 geöffnet werden. Wie schaffe ich es, dass Outlook 2019 Vorrang hat?
Gut, dass Sie mit Outlook eigentlich keinen Geburtstag mehr verpassen. Aber wie alt wird jemand überhaupt? Feiert die Person womöglich einen runden Geburtstag? Das verrät Ihnen Outlook von Haus aus nicht. Abhilfe schafft die in diesem Tipp vorgestellte VBA-Lösung. Sie ergänzt die Betreffzeile eines Geburtstagstermins automatisch um das Alter im jeweiligen Jahr, so dass Sie in Ihrem Outlook-Kalender nicht nur sehen, dass jemand Geburtstag hat, sondern auch, wie alt sie oder er wird.
FRAGE Ich habe mit dem neuen Outlook experimentiert und dabei verschiedene Testkonten eingerichtet, Programmoptionen ausprobiert usw. Nach der Experimentierphase möchte ich nun einen Neuanfang mit meinen offiziellen E-Mail-Konten wagen. Am liebsten wäre es mir, wenn ich bei Null beginnen könnte. Muss ich dazu das neue Outlook erst deinstallieren? Oder geht es auch einfacher? Ich habe Angst, dass ich durch eine Neuinstallation mein klassisches Outlook zerstöre, was ich unbedingt behalten will.
Wir halten unseren kostenlosen Outlook-Turnierplaner zur EURO 2024 immer auf dem neuesten Stand. Es wurden nicht nur die Ergebnisse aktualisiert, sondern auch alle bisher bekannten Begegnungen des Achtelfinales ergänzt. Per Mausklick werden jeden Tag die neuesten Ergebnisse nachgetragen. Tragen Sie dann gezielt nur die für Sie wichtigen Spiele in den Outlook-Kalender ein. Wählen Sie ein Land aus und merken Sie alle Termine vor, an denen Ihr Team bis zum Finale spielen könnte.
Viele Anwender möchten von Zeit zu Zeit Kontakte aus dem Outlook-Kontaktordner in eine Excel-Datei exportieren. Wenn Sie es mit der Listenansicht des Kontaktordners versuchen, in der alle Einträge markiert und dann per Zwischenablage in eine Excel-Tabelle kopiert werden, gibt es ein Problem mit den Telefonnummern: Es fehlen Nullen am Anfang oder die Rufnummern werden in Exponentialschreibweise angezeigt. Wir zeigen in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie der Export ganz einfach klappt.
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