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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Wenn ich eine Standardform wie etwa ein Rechteck oder eine Ellipse in ein Dokument einfüge und die Farben oder andere Layouteinstellungen ändere, kann ich meine Formatierung per Kontextmenü als neuen Standard festlegen. Das funktioniert auch im aktuellen Dokument, so dass die nächsten Standardformen automatisch mit den gewünschten Formatierungen eingefügt werden. Aber wenn ich Word beende und wieder neu starte, kommen wieder die alten Layouteinstellungen zum Einsatz. Kann ich Word nicht dazu bringen, die Formatierung der Standardformen dauerhaft zu speichern?
Sie übernehmen Texte aus E-Mails, von HTML-Seiten oder aus reinen Textdateien nach Word? Dann kennen Sie die mühsame und zeitraubende Nachbearbeitung, die in vielen Fällen notwendig ist. Umlaute und Sonderzeichen müssen umgesetzt, überflüssige Leerzeichen, Absatzendemarken und leere Zeilen gelöscht werden. Ähnlich sieht es bei HTML-Fragmenten aus: HTML-Tags sind zu entfernen und besondere Steuerzeichen durch Umlaute und Sonderzeichen zu ersetzen. Diese lästige Aufgabe wird häufig durch den mehrmaligen Einsatz der Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word erledigt. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem kostenlosen SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent 6.5 den Aufwand auf wenige Mausklicks reduzieren und Ihre Texte fast voll automatisch bereinigen können. Mit der neuesten Programmversion können Sie jetzt häufig genutzte Aktionen direkt über ein Aufklappmenü im Menüband bzw. der Multifunktionsleiste anwählen.
Vor einigen Ausgaben haben wir gezeigt, wie Sie ein ganz ohne Makros ein beliebiges Datum abfragen und dann inklusive Wochentagsanzeige in ein Dokument einfügen. Dabei kam ein FILL-IN-Feld zum Einsatz, das wir um einen Schalter für die Datumsformatierung ergänzt hatten. Das Ergebnis war eine Datumsausgabe wie Samstag, 5. Oktober 2024. Einige Leser wünschen sich noch mehr Flexibilität und möchten zum Beispiel das Wort "dem" zwischen Wochentag und Datum einfügen lassen – also: Samstag, dem 5. Oktober 2024. Unser Tipp zeigt eine einfache Lösung.
FRAGE Ich erstelle eine Dokumentation, die am Ende auch einen Index (ein Stichwortverzeichnis) enthalten soll. Im Text habe ich alle gewünschten Indexeinträge per Referenzen-Index-Eintrag markieren gekennzeichnet. Der Index lässt sich dann auch problemlos per Referenzen-Index-Index einfügen erstellen. Ich möchte aber eine kleine Schönheitskorrektur vornehmen. So gibt es Begriffe im Index, für die mehrere, aufeinanderfolgende Seitenzahlen gelistet werden – etwa: Kapelle 2, 7, 8, 9, 10. Mir wäre es lieber, wenn die aufeinanderfolgenden Seitenzahlen nicht einzeln, sondern als Seitenbereich angezeigt würden – etwa so: Kapelle 2, 7-10. Lässt sich das vielleicht mit einem Makro realisieren, das den Index durchforstet und entsprechende Änderungen vornimmt?
Es gibt immer wieder Anwendungen, für die Sie Word-Dokumente im Querformat erstellen möchten, da dieses Format für das Lesen am Bildschirm besser geeignet ist. Die meisten Vorlagen, die Sie finden, verwenden allerdings DIN A4 im Hochformat. Dabei passen aber nicht immer alle Seiteninhalte auf den Bildschirm. Wir erhalten daher immer wieder Fragen von Lesern zum Erstellen von Word-Vorlagen im Querformat. Unser SmartTipp hilft weiter.
Die neue Version v2 unseres SmartTools Servicepack 2024 für Word ist da! Wir haben unsere Sammlung mit 11 kostenlosen Word-Erweiterungen vom KI-Assistenten bis zum Backup-Tool aktualisiert und erweitert! Sie erhalten nicht nur eine Vielzahl nützlicher neuer Funktionen, sondern auch einen praktischen Servicepack-Manager, der die Installation und Verwaltung der Erweiterungen zum Kinderspiel macht – ganz egal, ob Sie Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016 oder 2013 nutzen.
In Word-Tabellen tauchen am Ende der einzelnen Zellen manchmal Zeilenumbrüche oder andere Sonderzeichen auf. Häufig ist das auf das Kopieren und Einfügen aus Webseiten zurückzuführen. Um die unerwünschten Zeichen zu entfernen, hilft die Ersetzen-Funktion nicht weiter, denn es gibt keine Möglichkeit, nach dem Ende einer Tabellenzelle zu suchen. Unser Tipp liefert eine fertige Lösung, die das Bereinigen Ihrer Tabellen per Mausklick ermöglicht.
FRAGE Ich habe einen Rechnungsvordruck mit einer Tabelle angelegt, in der ich bestimmte Werte per Formel berechnen lasse - zum Beispiel das Produkt aus Menge und Einzelpreis für jeden Rechnungsposten oder den Gesamt-Rechnungsbetrag. Es stört aber, dass Word auch dann ein Formelergebnis anzeigt, wenn noch gar keine Rechnungsposten eingegeben worden sind. So erscheinen etliche überflüssige Nullwerte in der Rechnungstabelle. Kann man die Formelergebnisse nicht unterdrücken, wenn das Ergebnis noch Null ist?
Sowohl das Menüband als auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff von Word können individuell angepasst werden. Wenn die Änderungen sehr speziell sind, können Sie auf Wunsch mit einem bestimmten Dokument gespeichert werden, so dass sie nur umgesetzt werden, wenn die die entsprechende Datei geöffnet wird. Ein neu entdeckter Bug in einem der letzten Microsoft 365-Updates sorgt dafür, dass die Anpassungen von Menüband und Symbolleiste beim Öffnen eines Dokuments beschädigt werden und nicht mehr wiederhergestellt werden können. Ab sofort steht ein Bugfix für das Problem zur Verfügung.
Nummerierte Auflistungen lassen sich ohne Probleme mit Word einsetzen: Sie klicken auf das Symbol Nummerierung, geben die einzelnen Begriffe ein, Word nummeriert sie automatisch "1.", "2.", "3." usw. Wenn Sie fertig sind, reicht die Return-Taste in einer leeren Zeile oder ein nochmaliger Klick auf das Symbol Nummerierung. Was aber, wenn Sie eine absteigend nummerierte Liste wie zum Beispiel "3. Platz ", "2. Platz", "1. Platz" benötigen? In diesem Fall können Sie die Funktion Nummerierung nicht nutzen, sondern greifen auf eine Kombination aus Feldfunktion und Sortierung zurück. Unser Tipp zeigt wie es geht.
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