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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Wenn ich im Menüband das Register Datei anwähle, zeigt Word eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente an. In der Liste kann ich aber immer nur eine einzige Datei anklicken, um sie zu öffnen. Es ist nicht möglich, mit Hilfe der Strg- oder Umschalt-Taste mehrere Dateien zu markieren, um sie gemeinsam zu öffnen - so, wie es zum Beispiel im Explorer üblich ist. Kennen Sie einen Trick, aus Word heraus schnell mehrere Dokumente auf einmal zu öffnen?
Seit einiger Zeit unterstützt eine Word-Funktion Sie dabei, Ihre Dokumente barrierefrei zu machen, damit sie von Personen mit Einschränkungen besser gelesen werden können. Dazu gehört zum Beispiel die Wahl kontrastreicher Farben und die Vermeidung bestimmter Formatierungen, die Screenreader aus dem Konzept bringen. Der entsprechende Assistent wird nun mit einer neuen QuickFix-Funktion ausgestattet, die ähnlich gelagerte Probleme zusammenfasst und die Behebung mit einem Mausklick ermöglicht.
Anwender stören sich immer wieder an der Silbentrennung von Word. So werden Wörter vor oder nach einem Einzelbuchstaben getrennt, obwohl dies nicht zulässig ist (Beispiel: E-milia). Oder Word erkennt zusammengesetzte Begriffe nicht und trennt sie nach einem eigenen Schema (Beispiel: Datens-ätze). Da es in langen Dokumenten überaus mühsam wäre, jedes einzelne Vorkommen zu suchen und manuell die Rechtschreibprüfung auszuschalten, hat unser Leser E. Golder ein Makro entwickelt, das Ihnen diese Aufgabe abnimmt. Mit seinem Einverständnis können wir es allen Word Weekly-Lesern zur Verfügung stellen und beschreiben in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie es in Word integrieren.
FRAGE Ich habe eine Tabelle in ein Dokument eingefügt und ihr eine Tabellenformatvorlage zugewiesen. Word formatiert dabei die komplette erste Spalte fett, was ich allerdings nicht möchte. Wissen Sie, warum das so ist? Oder haben Sie eine Lösung, mit der ich Word dazu bringe, die erste Spalte in normaler Schrift (nicht fett) anzuzeigen, ohne dass ich die Spalte jedes Mal manuell neu formatieren muss?
Mit dem SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistenten 12.1 für Word können Sie Falz- und Lochmarken mit wenigen Mausklicks in Ihre Dokumente einfügen. Die neue Version 12.0 wurde an die letzten Word 365 und 2024-Updates angepasst und ist jetzt noch einfacher zu bedienen. Klicken Sie zum Beispiel einfach auf Standardmarken einfügen und in Ihrem Dokument erscheinen sofort und ohne Umwege die Falz- und Lochmarken für einen Brief im A4-Format in einem normalen Fensterbriefumschlag DIN lang.
Damit der Text im Blocksatz exakt mit dem linken und rechten Rand abschließt, vergrößert Word den Abstand zwischen den einzelnen Wörtern einer Zeile. Wenn jedoch in einer Zeile zu wenig oder mehrere lange, nicht trennbare Wörter vorhanden sind, kann das zu unschönen "Löchern" im Text führen. Dieses Problem lässt sich schnell mit einem kleinen Trick lösen: Microsoft hat in Word Kompatibilitätsoptionen eingebaut, damit Sie das Layout vorhandener Dokumente nach einem Umstieg auf eine neuere Word-Version nicht anpassen müssen oder bei neuen Dokumenten die gewohnten Layout-Optionen nutzen können.
FRAGE Sie hatten vor kurzem eine Leseranfrage zum Hervorheben von Suchergebnissen beantwortet. Dabei ging es um die Standard-Suchoptionen, in denen die Hervorhebung aktiviert werden kann. Mir geht es aber darum, die gefundenen Suchbegriffe permanent farblich hervorzuheben. Die Hervorhebung der Suchfunktion dauert ja nur so lange an, bis eine neue Suche gestartet wird oder bis der Suchbegriff gelöscht wird. Kennen Sie einen Weg, nach einem Begriff zu suchen und dann alle Fundstellen dauerhaft farblich zu markieren?
Viele Anwender suchen nach einer Programmfunktion, mit der eine Word-Tabelle in eine Excel-Tabelle konvertiert werden kann. Im Speichern unter-Dialogfenster kann man keinen Excel-Dateityp finden. Und auch in den Word-Menüs gibt es auf den ersten Blick keinen Konvertierungsbefehl. Eine direkte Konvertierungsfunktion gibt es also nicht. Es genügt aber eine simple Kopieren-und-Einfügen-Aktion, um die Word-Tabellendaten in ein Excel-Tabellenblatt zu überführen.
Ihre persönliche Ordnerstruktur auf der Festplatte mit Ordnern wie \Angebote, \Rechnungen, \Backup, \Server usw. sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente sinnvoll ablegen und schnell wiederfinden können. Leider müssen Sie dabei immer wieder den Ordner wechseln, was bei verschachtelten Ordnern, unterschiedlichen Laufwerken oder Netzwerk-Ordnern ein mühsames Unterfangen ist. SmartTools QuickSave 7.1 reduziert diesen Aufwand künftig auf einen einzigen Mausklick.
Mit GPT-4o (o = omni) hat OpenAI im Mai sein bisher leistungsfähigstes Sprachmodell vorgestellt. Obwohl die Preise in den letzten Monaten stark gefallen sind, kostet der Einsatz dieses KI-Modells immerhin ca. 4,60 € pro Million Input Token und ca. 13,80 € pro Million Output Token. Dabei entspricht 1 Million Token ungefähr der Textmenge von 2.500 Seiten eines Standardbuches. Mit GPT-4o mini steht ab sofort eine besonders kostengünstige Alternative zur Verfügung, die bereits deutlich leistungsfähiger ist als das Modell GPT 3.5 Turbo, das zu Beginn des KI-Hypes Ende 2022 für ChatGPT verwendet wurde. Für alltägliche Aufgaben in Word, Excel und Outlook wie dem Erstellen, Zusammenfassen, Optimieren und Übersetzen von Text oder der Analyse von Tabellendaten ist das kleine Sprachmodell optimal geeignet und es ist dabei über 20x günstiger als GPT-4o. Auch im Vergleich zu einem Abonnement von GPT Plus und Microsoft CoPilot ist der Einsatz des neuen Sprachmodells in den Office-Anwendungen besonders kostengünstig.
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