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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Eine häufig gestellte Frage an unsere Helplines betrifft die Definition einer der Fußzeile mit einem Verweis auf die Folgeseite – und das natürlich nur dann, sofern es eine Folgeseite gibt. Also zum Beispiel: "Folgeseite 2 vorhanden". Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie ganz einfach die Anzeige auf der letzten Seite unterdrücken, zu der es natürlich keine Folgeseite gibt. Prinzipiell müssen Sie dabei in Ihre Fußzeile einen Ausdruck einfügen, der prüft, ob die aktuelle Seitenzahl kleiner als die Gesamtseitenzahl des Dokuments ist.
Word nummeriert Fußnoten normalerweise voll automatisch für Sie durch. Wahlweise über das komplette Dokument oder immer für jede Seite. Ein neu entdeckter Bug in einem der letzten Microsoft 365-Updates sorgt dafür, dass eine bisher vollkommen korrekte Nummerierung nach dem Öffnen eines Dokuments plötzlich verloren geht. Anstelle der bisherigen Fußnotennummern erscheint vor allen Fußnoten die Zahl "8". Ab sofort steht ein Update zur Verfügung, um das Problem zu beheben.
Word ist keine Tabellenkalkulation, aber in einem gewissen Rahmen sind auch flexible Berechnungen nach individuellen Eingaben möglich. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie einen Vertragsvordruck mit Word erstellt haben. Hier sollen an verschiedenen Stellen Zahlungen basierend auf dem Auftragswert aufgeführt werden. Zum Beispiel bei Vorabnahme (40%), bei Inbetriebnahme (20%) usw. Sie möchten nun erreichen, dass Word die einzelnen Zahlungsraten automatisch berechnet, nachdem der Gesamtauftragswert eingegeben wurde. Unser Tipp zeigt, wie Sie das mit wenig Aufwand ohne Makros umsetzen.
FRAGE Sie haben in Ihrem Newsletter in vergangenen Ausgaben schon viele interessante Tastenkombinationen vorgestellt, die das Formatieren eines Textes beschleunigen. Per Zufall habe ich neue Tastenkürzel entdeckt, die mir wenig sinnvoll erscheinen: Mit Strg + Umschalt + J formatiert man einen Absatz im Blocksatz – aber es wird auch die letzte Zeile formatiert. Strg + Umschalt + B wandelt den markierten Text in griechische Buchstaben um. Wissen Sie, was es damit auf sich hat?
Nutzen Sie jetzt unseren brandneuen SmartTools Word Monatskalender 2025, um Termine mit wenigen Mausklicks professionell zu präsentieren. Nach der automatischen Installation genügt ein Mausklick und Sie können in einer Vorschau bis zu drei Monatskalender anzeigen, in denen Sie schnell und komfortabel individuelle Termine markieren können. Urlaubs- und Abgabetermine, Fristen, Projektabläufe usw. lassen sich auf diese Weise sehr einfach visualisieren. Ferientermine und Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz lassen sich gezielt für Bundesländer/Kantone hinzufügen.
Wenn Sie gezielt eine einzelne Seite eines Dokumentes als PDF-Datei ausgeben möchten, müssen Sie den Befehl zum Speichern einer PDF-Datei aufrufen und in den Optionen Aktuelle Seite als Seitenbereich auswählen. Wenn Sie immer wieder einzelne Seiten als PDF benötigen, ist es natürlich sehr umständlich, immer wieder zunächst die Optionen einzustellen. Ein kleines Makro kann diese Aufgabe spürbar beschleunigen. Im Prinzip genügt eine einzige Codezeile, um die aktuelle Seite eines Dokuments als PDF-Datei zu speichern. Wir zeigen in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie diese nützliche Funktion in Ihr Word integrieren.
FRAGE Ich habe ein Makro erstellt, dem ich eine Tastenkombination zuweisen will – konkret die Kombination Strg + Umschalt + Tab. Ich weiß, wie ich das Dialogfenster zum Anpassen der Tastenkombinationen öffne (Anm.: Datei-Optionen, Kategorie Menüband anpassen, Schaltfläche Anpassen neben dem Text Tastenkombinationen). Wenn ich dann aber mein Makro auswähle, den Cursor in das Feld Neue Tastenkombination setze und Strg + Umschalt + Tab drücke, passiert nichts. Es scheint an der Tab-Taste zu liegen, denn andere Kürzel wie Strg + Umschalt + Ö werden akzeptiert. Wie kann ich also eine Tastenkombination mit der Tab-Taste definieren?
Endlich können Sie Booklets und Broschüren per Mausklick direkt aus Word ausdrucken. Die neue Version 9.6 wurde an die neuesten Word-Updates angepasst. Besonders für kleine Auflagen eröffnen sich mit dem SmartTools Booklet-Assistenten (mittlerweile mehr als 1.000.000 Downloads!) unzählige Möglichkeiten: Erstellen Sie professionelle und papiersparende Anleitungen oder technische Dokumentationen, Referenzen, Entwürfe für Ihre Kurzgeschichten und Buchprojekte, Gesangsheftchen, Hochzeitszeitungen, Prospekte und Info-Flyer, Preislisten mit individuellem Firmendeckblatt usw.
Es ist kein Problem, einen Zellbereich aus einem Excel-Tabellenblatt in Word einzufügen. Auch die Formatierung der Excel-Daten kann recht einfach übernommen werden. Komplizierter wird es, wenn der Zellbereich so eingefügt werden soll, dass das Word-Dokument automatisch immer die neuesten Daten aus der Excel-Datei enthält. Wenn Sie also Änderungen an den Werten in der Excel-Datei vornehmen, sollen sie auch gleich im Word-Dokument sichtbar sein. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie mit einigen wenig bekannten Funktionen zum Ziel kommen.
FRAGE Meine Texte enthalten häufig Abbildungen, die ich nach dem Einfügen in ein Dokument um 90 Grad drehen muss, damit sie korrekt auf der Seite angezeigt werden. Nach dem Drehen der Grafik ergeben sich allerdings meist viel zu große Abstände über oder neben dem Bild. Wie kann ich diese Abstände anpassen? Ich habe schon vieles versucht, komme aber zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis. Haben eine Lösung?
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