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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Wenn ich einen Begriff suchen möchte und Strg + F drücke, öffnet sich in meiner Word-Version der Navigationsbereich. Daraufhin kann ich den Suchbegriff eingeben und nach einem Druck auf die Return-Taste markiert Word alle Fundstellen im Dokument mit einer gelben Hervorhebung. Auf meinem Monitor ist das allerdings nicht deutlich genug zu erkennen. Kann ich die Farbe ändern, so dass die Fundstellen für mich besser zu identifizieren sind?
Zum Jahresbeginn bieten wir verschiedene komfortable Kalender-Assistenten 2024 für Word, Excel, Outlook und Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zum kostenlosen Download an. Nutzen Sie zum Beispiel die Monatskalender für perfekt formatierte Terminübersichten in Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsmappen oder Outlook-Mails. Die neuesten Ferien und Feiertage beliebiger Bundesländer und Kantone werden berücksichtigt.
Sammeln auch Sie seit Jahren Ihre Office-Dateien in denselben Verzeichnissen auf Ihrer Festplatte? Werden die Listen immer länger und wird es zunehmend schwerer, etwas zu finden? Der kostenlose SmartTools Archivierungs-Assistent hilft Ihnen beim Aufräumen Ihrer Festplatte! Mit dem SmartTools Archivierungs-Assistenten steht Ihnen ein Komplettpaket zur Archivierung von Dateien und Informationen für Word, Excel, Access und PowerPoint zur Verfügung. Sie können den Archivierungs-Assistenten mit Word, Excel, Access und PowerPoint beispielsweise dazu nutzen, Dokumente, Arbeitsmappen, Datenbanken und Präsentationen, auf die Sie nicht mehr regelmäßig zugreifen müssen, in Unterordner nach Jahren und Monaten sortiert zu verschieben und so die Übersicht in den Ordnern für die tägliche Arbeit drastisch zu erhöhen.
Im vergangenen Jahr sind in SmartTools Word Weekly über 100 Tipps rund um Word 365, 2021 2019, 2016, 2013 und 2010 erschienen. Jede Woche erhalten wir zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschläge und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natürlich nur einige Anhaltspunkte dafür, welche unserer Tricks Ihnen tatsächlich weitergeholfen haben. Wir möchten in diesem Jahr daher wieder eine Leserbefragung durchführen, um den "Tipp des Jahres 2023" zu finden.
Vor kurzem haben wir gezeigt, wie Sie mit Hilfe von Hyperlinks nützliche Navigationshilfen in umfangreiche Dokumente einfügen können. Nutzen Sie sie beispielsweise, um aus dem Fließtext heraus in den Anhang, auf ein anderes Kapitel oder zu einer erläuternden Tabelle zu springen. Einige Leser haben darauf hingewiesen, dass das Anklicken der Hyperlinks bei gedrückter Strg-Taste allerdings etwas gewöhnungsbedürftig und nicht sehr komfortabel ist. Nun haben Sie zwar über eine entsprechende Option die Möglichkeit, das direkte Anklicken von Hyperlinks ohne Strg wieder grundsätzlich zu ermöglichen, aber auch das ist häufig nicht gewünscht. Wir möchten daher in diesem Tipp eine wenig bekannte Alternative aufzeigen.
FRAGE In einer Tabelle habe ich Details verschiedener Angebote erfasst. An manchen Stellen habe ich Fußnoten eingefügt, um auf bestimmte Konditionen hinzuweisen. Manche dieser Konditionen gelten für mehrere Angebote. Nun möchte ich aber nicht mehrere Fußnoten mit demselben Inhalt einfügen, sondern in der Tabelle mehrmals dieselbe Fußnotennummer verwenden. Ich möchte also zum Beispiel sowohl in Zeile 1, als auch in Zeile 3 und 4 der Tabelle auf die Fußnote mit der Nummer 1 verweisen. Beim Einfügen von Fußnoten vergibt Word aber immer eine neue Nummer. Ich habe bislang keine Möglichkeit gefunden, auf eine bereits vorhandene Fußnote zu verweisen. Wissen Sie Rat?
Das Jahr neigt sich dem Ende zu und das ist für viele Menschen ein Anlass, einmal zurückzublicken. Wir möchten in den letzten beiden Ausgaben des Jahres 2023 ebenfalls einen Blick zurück werfen und zwar auf insgesamt 40 Jahre Microsoft Word! Seit so vielen Jahren gibt es bereits eine Textverarbeitung unter diesem Namen von Microsoft. Viele Anwender arbeiten bereits jahrelang mit Word, wissen aber wenig oder gar nichts von der wechselvollen Geschichte, die im November 1983 begann. Hier der erste Teil unserer "Word-History" von 1983 bis 2003.
FRAGE Ich habe gelesen, dass in Kommentaren inzwischen so genannte "@-Erwähnungen" (engl.: @ mentions) eingefügt werden können, so dass andere Personen direkt per E-Mail über Änderungen an einem Dokument informiert werden. Da ich Office 365 mit einem aktuellen Update-Channel einsetze, wollte ich die neue Funktion gleich ausprobieren. Bei mir passiert aber nichts, wenn ich in einem Kommentar das @-Zeichen eingebe. Eigentlich sollte Word eine Liste mit potenziellen E-Mail-Empfängern anzeigen. Wissen Sie Näheres über die neuen @-Erwähnungen und warum sie bei mir nicht funktionieren?
Wenn Sie Serien-E-Mails verschicken, sollen diese bei den Empfängern natürlich möglichst in der Form ankommen, in der Sie sie formatiert haben. In Word haben Sie zum Beispiel Text im Blocksatz formatiert, der auf dem Bildschirm wie gewünscht gleichmäßig zwischen den Rändern der DIN A4-Seite dargestellt wird. Bei den Empfängern von Serien-E-Mails erscheint der Text aber in einer willkürlichen Breite, die nur von der Größe des Fensters abhängig ist, in der der Nachrichtentext angezeigt wird. Stellt sich also die Frage, wie die Serien-E-Mails genau in der Breite ankommen, die Sie auf dem Bildschirm sehen.
FRAGE Ich habe ein umfangreiches Dokument mit mehreren Kapiteln erstellt. Den Kapitel- und Unterüberschriften habe ich entsprechende Formatvorlagen zugewiesen: "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. Auf diese Weise ist es kein Problem, ein Gesamt-Inhaltsverzeichnis für das Dokument zu erstellen. Ich möchte aber zusätzlich noch Inhaltsverzeichnisse jedes einzelnen Kapitels einfügen, die jeweils am Anfang eines Kapitels erscheinen. Das ist mir bislang nicht gelungen. Wissen Sie, wie das funktioniert?
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