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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Neue Termine trägt Outlook immer mit dem Status "Gebucht" ein. In vielen Fällen möchten Sie Termine aber zunächst "Mit Vorbehalt" in meinen Kalender aufnehmen. Darum müssen Sie jedes Mal erst die Auswahl im Dropdownfeld Anzeigen als ändern, bevor Sie den neuen Termin speichern. Ideal wäre eine Programmeinstellung, mit der Sie die Standardauswahl im Feld Anzeigen als ändern können, aber die gibt es leider nicht. Sie können allerdings ein neues Terminformular mit dem gewünschten Standardwert anlegen und dieses dann zum Standard-Formular Ihres Kalenders machen. Dann öffnen sich neue Termine automatisch mit dem eingestellten Status – zum Beispiel "Mit Vorbehalt". Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Auf meinem alten PC hatte ich Outlook 2013 im Einsatz und ein Konto für meinen E-Mail-Provider eingerichtet. Wegen Windows 11 habe ich mir nun einen neuen PC angeschafft und darauf Office 2024 installiert. In Outlook 2024 wollte ich dasselbe E-Mail-Konto wie auf meinem alten PC einrichten, was daran scheiterte, dass ich das Kennwort nicht mehr weiß. In den alten Kontoeinstellungen sehe ich zwar die Serveradressen und meine E-Mail-Adresse, aber als Kennwort werden nur Sternchen angezeigt. Können Sie mir sagen, wie ich das Kennwort auslesen kann, um es dann wieder in Outlook 2024 einzusetzen?
Wenn Sie zum Beispiel jede Woche eine bestimmte Datei, die jeweils mit aktuellen Daten gefüllt wird, an eine andere Abteilung Firma schicken müssen, bieten Outlook-Startparameter eine wenig bekannte Möglichkeit, diese Standardaktion deutlich zu vereinfachen. Mit Startparametern beeinflussen Sie, was beim Starten von Outlook passiert. Sie können Outlook zum Beispiel über die Windows-Eingabeaufforderung starten und hinter dem Dateinamen OUTLOOK.EXE einen Parameter wie "/resetnavpane" eingeben, um die Ordnerliste zurückzusetzen. Mehr dazu im aktuellen Tipp.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.2 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen! Außerdem wurde die Integration der Claude-Sprachmodelle verbessert.
Wir hatten vor einiger Zeit eine Leseranfrage beantwortet, in der es um die Anzeige der erweiterten Kontoeinstellungen insbesondere bei IMAP- oder POP-Konten ging. Die aktuellen Outlook-Versionen zeigen standardmäßig nur ein aufs Wesentliche reduziertes Dialogfenster an, in dem Sie Einstellungen wie Port-Nummern für den E-Mail-Abruf bzw. -Versand oder Verschlüsselungsverfahren nicht ändern können. Das geht nur über die Profilverwaltung, aber in diesem Tipp zeigen wir Ihnen eine wenig bekannte Möglichkeit, den alten Einstellungsdialog für E-Mail-Konten wieder zu aktivieren!
FRAGE Sie hatten einen Tipp veröffentlicht, in dem es um einen zeitverzögerten E-Mail-Versand mit Hilfe einer Regel ging, und dazu bereits einen Nachtrag herausgebracht. Darin beschreiben Sie, wie eine E-Mail trotz verzögerter Zustellung sofort gesendet werden kann. Mich stört daran ein wenig, dass ich die im Postausgang abgelegte E-Mail erst öffnen und dann manuell verschiedene Einstellungen vornehmen muss, um den sofortigen Versand auszulösen. Lässt sich nicht ein Makro entwickeln, das diese Einstellungen setzt. Idealerweise muss ich für den Sofortversand im Postausgang nur die gewünschte E-Mail markieren und das Makro ausführen. Können Sie dafür eine Lösung anbieten?
In allen aktuellen Outlook-Versionen sollte es die früheren Probleme mit PST-Dateien, deren Größe 2 Gigabyte erreicht oder überschreitet, nicht mehr geben. Bei vielen Anwendern ist die Verwunderung daher sehr groß, wenn trotz einer aktuellen Outlook-Version plötzlich eine Meldung angezeigt wird, die auf die Überschreitung der 2 GB-Größe hinweist. Was viele Anwender nicht wissen: der Einsatz von Outlook 365, 2024, 2021, 2019 2016 oder 2013 alleine reicht nicht aus, um die Erweiterung der PST-Dateien zu nutzen. Auch die PST-Datei muss das neue Format aufweisen und genau das ist beispielsweise nicht der Fall, wenn Sie Ihre Installation von einer älteren Outlook-Installation aktualisiert haben. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Ihre Daten aus dem alten in das neue PST-Format übernehmen.
FRAGE Einer meiner Geschäftspartner hat eine neue E-Mail-Adresse. Deshalb habe ich den entsprechenden Kontakt in meinem Kontaktordner geöffnet, die alte E-Mail-Adresse mit der neuen Adresse überschrieben und den Kontakt anschließend gespeichert. Jetzt musste ich aber feststellen, dass neue E-Mails nicht mehr bei dem Geschäftspartner ankommen. Beim genauen Hinschauen habe ich entdeckt, dass Outlook die E-Mails weiter an die alte E-Mail-Adresse geschickt hat. Was läuft da falsch? Und wie bringe ich Outlook dazu, die neue Adresse zu verwenden?
SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.1 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung im PDF- oder MSG-Format. Das genial einfache Konzept: Installieren - In 2 Minuten einrichten - Nie wieder kümmern. SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.1 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Mit der brandneuen Version 5.1 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser!
Im Browser können Sie in Outlook.com eine Funktion namens "Anheften" nutzen, mit der sich E-Mails im Posteingang per Mausklick an den Anfang der Liste setzen lassen. So können Sie wichtige E-Mails schnell kennzeichnen, und Sie finden sie zur späteren Bearbeitung ganz leicht wieder. Diese Funktion vermissen viele Anwender in Desktop-Outlook. Aktuell hat die "Anheften"-Funktion noch keinen Einzug in die Desktopversion von Outlook gehalten, aber mit einer Kombination anderer, bereits verfügbarer Funktionen können Sie ein vergleichbares Verhalten erzielen.
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