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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
In allen aktuellen Outlook-Versionen sollte es die früheren Probleme mit PST-Dateien, deren Größe 2 Gigabyte erreicht oder überschreitet, nicht mehr geben. Bei vielen Anwendern ist die Verwunderung daher sehr groß, wenn trotz einer aktuellen Outlook-Version plötzlich eine Meldung angezeigt wird, die auf die Überschreitung der 2 GB-Größe hinweist. Was viele Anwender nicht wissen: der Einsatz von Outlook 365, 2024, 2021, 2019 2016 oder 2013 alleine reicht nicht aus, um die Erweiterung der PST-Dateien zu nutzen. Auch die PST-Datei muss das neue Format aufweisen und genau das ist beispielsweise nicht der Fall, wenn Sie Ihre Installation von einer älteren Outlook-Installation aktualisiert haben. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Ihre Daten aus dem alten in das neue PST-Format übernehmen.
FRAGE Einer meiner Geschäftspartner hat eine neue E-Mail-Adresse. Deshalb habe ich den entsprechenden Kontakt in meinem Kontaktordner geöffnet, die alte E-Mail-Adresse mit der neuen Adresse überschrieben und den Kontakt anschließend gespeichert. Jetzt musste ich aber feststellen, dass neue E-Mails nicht mehr bei dem Geschäftspartner ankommen. Beim genauen Hinschauen habe ich entdeckt, dass Outlook die E-Mails weiter an die alte E-Mail-Adresse geschickt hat. Was läuft da falsch? Und wie bringe ich Outlook dazu, die neue Adresse zu verwenden?
SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.1 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung im PDF- oder MSG-Format. Das genial einfache Konzept: Installieren - In 2 Minuten einrichten - Nie wieder kümmern. SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.1 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Mit der brandneuen Version 5.1 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser!
Im Browser können Sie in Outlook.com eine Funktion namens "Anheften" nutzen, mit der sich E-Mails im Posteingang per Mausklick an den Anfang der Liste setzen lassen. So können Sie wichtige E-Mails schnell kennzeichnen, und Sie finden sie zur späteren Bearbeitung ganz leicht wieder. Diese Funktion vermissen viele Anwender in Desktop-Outlook. Aktuell hat die "Anheften"-Funktion noch keinen Einzug in die Desktopversion von Outlook gehalten, aber mit einer Kombination anderer, bereits verfügbarer Funktionen können Sie ein vergleichbares Verhalten erzielen.
FRAGE Ich habe Outlook über den automatischen Download in den Trust Center-Optionen so eingestellt, dass Bilder in einer E-Mail nicht automatisch angezeigt werden. Anstelle der Bilder erscheinen in den E-Mails Kästchen mit einem roten X. In vertrauenswürdigen E-Mails konnte ich dann mit einem Rechtsklick auf ein solches Kästchen und Auswahl des Befehls Bilder herunterladen die E-Mails mit all ihren Bildern anzeigen lassen. Das funktioniert seit kurzem nicht mehr. Anstelle der Bilder erscheint weiterhin ein Kästchen mit einem roten X und daneben steht der Text "Das verknüpfte Bild kann nicht angezeigt werden. Möglicherweise wurde die Datei verschoben, umbenannt oder gelöscht." Woran kann das liegen?
Verschicken Sie jetzt mit wenigen Mausklicks personalisierte Anhänge für individuelle Rechnungen, Einladungen, Angebote, Bestellformulare, Einsatzpläne, Preislisten usw. Personalisierte Serien-E-Mails sind der Standard für professionelles Marketing und optimale Kundenpflege. Mit dem brandneuen SmartTools Serienmail-Profipaket 5.4 für Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 werden Ihre Mailings noch erfolgreicher: Sie können nicht nur die Serienmails, sondern auch die Anhänge personalisieren und perfekt auf jeden einzelnen Empfänger abstimmen. Die Daten übernehmen Sie ganz nach Bedarf aus Outlook, Excel oder Access.
Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Viewer ist eine eigenständige Windows-Anwendung, arbeitet unabhängig von Microsoft Office und bietet alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit empfangenen E-Rechnungen benötigen. Seit einiger Zeit müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Inzwischen werden immer mehr E-Rechnungen verschickt und Sie benötigen einen speziellen Viewer, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Nur so kann eine echte Kontrolle und Freigabe erfolgen, denn die Anzeige der PDF allein reicht nicht aus! Der SmartTools E-Rechnung Viewer bietet genau diese Funktionen mit einer einfach zu bedienenden übersichtlichen Oberfläche.
FRAGE In einer früheren Ausgabe Ihres Outlook-Newsletters hatten Sie in einem Tipp beschrieben, wie sich E-Mails mit Hilfe einer Regel immer zeitverzögert senden lassen. Der Tipp ist grundsätzlich genial. Manchmal möchte ich eine E-Mail aber doch sofort senden. Ich habe es schon per Rechtsklick im Postausgang versucht, finde im Kontextmenü der E-Mail aber keinen Befehl zum sofortigen Senden. Gibt es irgendeinen Trick, eine E-Mail mit verzögerter Zustellung sofort zu senden?
Es geht nichts über einen aufgeräumten Posteingang. Vielleicht haben Sie sogar schon Regeln angelegt, die E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner verteilen. Doch Outlook kann noch mehr. Mit automatischen Formatierungen kann Outlook bestimmte Nachrichten farblich kennzeichnen oder in einer größeren Schrift anzeigen, so dass Sie sie sofort erkennen. Sie müssen Outlook nur mitteilen, welche Nachrichten hervorgehoben werden sollen. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Tipp.
Die VBA-gesteuerte Überwachung von Outlook-Ereignissen ist überaus praktisch. Allerdings versagt sie mitunter, wenn Sie mehrere Outlook-Fenster geöffnet haben. Mit den passenden Methoden lässt sich dieses Manko aber glücklicherweise umgehen. Die erforderlichen Maßnahmen stellen wir in diesem Tipp vor. Als Beispiel dient eine Lösung, die das versehentliche Löschen eines Kontakts mit der Entf-Taste verhindert.
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