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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2027 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die ihre E-Mails generell ein wenig zeitversetzt verschicken möchten. Es sicherlich jedem schon häufiger passiert, dass zu voreilig die Senden-Schaltfläche angeklickt wurde. Wenn Outlook ein paar Minuten mit dem Versand warten würde, hätten Sie in solchen Fällen die Möglichkeit, die E-Mail noch einmal zu überarbeiten oder sie ganz zu löschen. Grundsätzlich können bei jeder E-Mail individuell die Übermittlung verzögern. Eine entsprechende Einstellung finden Sie in den Optionen der Nachricht. Wenn Sie aber generell alle E-Mails zeitversetzt senden wollen, nutzen Sie diesen Tipp.
FRAGE Ich bin inzwischen auf das neue Outlook umgestiegen. Da ein zweiwöchiger Urlaub ansteht, möchte ich nun Abwesenheitsbenachrichtigungen einrichten, also automatische Antworten auf eingehende E-Mails mit einem kurzen Hinweis, dass ich erst ab einem bestimmten Datum wieder erreichbar bin. In den Einstellungen des neuen Outlook habe ich im Bereich Konten den Unterpunkt Automatische Antworten gefunden. Für mein E-Mail-Konto steht dort aber, dass automatische Antworten nicht unterstützt werden. Ist die Funktion noch nicht vollständig im neuen Outlook integriert? Oder kennen Sie eine andere Möglichkeit, für mein Konto automatische Abwesenheitsnachrichten einzurichten?
Mit den August 2026-Updates von Microsoft werden mehrere kritische Sicherheitslücken geschlossen, die Outlook 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 betreffen. Offiziell werden nur 3 Outlook-Sicherheitslücken aufgelistet, aber es gibt 10 kritische Lücken in Microsoft Office. Laut offizieller Dokumentation kann bereits der Aufruf einer manipulierten Datei im Vorschaufenster zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen.
Wenn Sie die Sofortsuche von Outlook nutzen, um E-Mails nicht nur im aktuellen Ordner sondern im gesamten Postfach zu suchen, gibt es Probleme beim Ausdruck der Trefferliste im Tabellenformat. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie über einen Suchordner zum Ziel kommen. Die Inhalte eines Suchordners lassen sich im Tabellenformat ausgeben, so dass tatsächlich nur die E-Mails gedruckt werden, die dem Suchkriterium entsprechen.
FRAGE Ich habe meine Outlook-Version vor kurzem neu installiert und dabei natürlich auch meine E-Mail-Konten neu hinzugefügt. Nun muss ich leider feststellen, dass E-Mails, die ich sende, gar nicht sofort verschickt werden, sondern im Postausgang hängenbleiben. Das war früher nicht so. Haben Sie eine Idee, was der Grund dafür sein kann? Und können Sie mir sagen, wie ich das Problem aus der Welt schaffe?
Auf den ersten Blick gibt es in Outlook keine Möglichkeit, aus den E-Mails eines Outlook-Ordners nur die Absenderdaten auszulesen, um aus den Daten zum Beispiel anschließend eine Kontaktliste zu machen. Unser Tipp zeigt wie es geht: Sie können die Absenderdaten (Anzeigename und E-Mail-Adresse) in eine CSV-Datei exportieren. Die Datei lässt sich anschließend in Excel bearbeiten, um etwa Duplikate herauszufiltern oder andere Anpassungen vorzunehmen.
Die meisten Outlook-Kalender enthalten auch eine Reihe von Terminserien. Wenn Sie sich den Kalender in der Listenansicht ansehen, werden aber immer nur die ersten Termine einer Serie angezeigt. Für die Terminplanung wäre es sinnvoll, auch die Einzeltermine der Serien in einem bestimmten Zeitraum aufzulisten. In den Listenansichten von Outlook können Sie Einzeltermine von Serien allerdings nicht sichtbar machen. So bleibt Ihnen nur eine VBA-Lösung, mit der Sie alle Termine eines Zeitraums inklusive der darin auftretenden Einzeltermine in eine Textdatei ausgeben lassen.
FRAGE Wenn ich mir im neuen Outlook die Kontakte anzeigen lassen will und dazu in der Navigationsleiste auf das Symbol Personen klicke, passiert leider nichts. Ich sehe nur die moderne Sanduhr (den drehenden Kreis). Die angelegten Kontakte zeigt Outlook nicht an. In den Einstellungen des neuen Outlook finde ich unter Personen auch keine Möglichkeit, das Problem zu lösen. Haben Sie eine Idee, warum Outlook nicht in meinen Personen-Ordner wechseln will?
Der Anteil von verschickten E-Rechnungen steigt in den letzten Monaten stark an, aber viele Unternehmen bemerken das gar nicht. Das Hauptproblem: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nicht ohne weiteres als E-Rechnung erkennbar. Sie erscheint zunächst wie eine normale PDF-Datei, aber es genügt nicht, wie gewohnt nur das PDF-Dokument anzuzeigen! In der PDF befindet sich auch die eigentliche E-Rechnung als strukturierte Textdatei. Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen in PDF und E-Rechnung übereinstimmen, denn der Inhalt der E-Rechnung ist ausschlaggebend für den in Rechnung gestellten Betrag. Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Prüfer hilft weiter: er integriert sich in Outlook, prüft die Anhänge in der aktuell angezeigten Nachricht und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein. Ab sofort ist die meine Version 1.5 mit zahlreichen Optimierungen verfügbar.
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