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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Auch wenn Sie bei vielen Kontakten Geburtstage erfassen, möchten Sie nicht unbedingt auch alle Geburtstagstermine in den Kalender eintragen. Leider macht Outlook das aber automatisch. Daher fragen Leser immer wieder nach der Programmoption, mit der sich diese Automatik abstellen lässt. Genau die gibt es nicht, aber Sie können Outlook per VBA-Prozedur so erweitern, dass Sie selbst entscheiden können, ob ein Geburtstag in den Kalender eingetragen wird oder nicht.
FRAGE In unserer Firma setzen wir Outlook im Rahmen eines Microsoft 365 Business-Abos ein. Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig Fake-Besprechungsanfragen aus unbekannten Quellen erhalten, möchte ich verhindern, dass wir uns dadurch einen Virus einfangen, - beispielsweise indem jemand versehentlich auf einen Link in einer solchen Besprechungsanfrage klickt. Ist es möglich, potenziell unsichere Besprechungsanfragen für alle Benutzer zu blockieren?
SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.2 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung im PDF- oder MSG-Format. Das genial einfache Konzept: Installieren - In 2 Minuten einrichten - Nie wieder kümmern. SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.2 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Mit der brandneuen Version 5.2 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser!
Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Ordner zu den Favoriten hinzugefügt. Die Favoritenliste wird dadurch immer unübersichtlicher, zumal es mehrere Ordner mit gleichen Namen gibt. Outlook fügt den Ordnernamen zwar automatisch den entsprechenden Kontonamen hinzu. Aber dennoch dauert es immer einen Moment, den gerade benötigten "Posteingang" oder sonstigen Ordner in den Favoriten zu finden. Ideal wäre es, wenn Sie den Favoritenordnern eindeutige Namen geben könnten. Unser Tipp hilft weiter.
FRAGE Wenn ich eine E-Mail verschicke, kann ich im Nachrichtenfenster von Outlook über das Feld Von die gewünschte Absenderadresse auswählen. Da ich mehrere Konten in Outlook eingerichtet habe, mache ich häufig von dieser Möglichkeit Gebrauch. Allerdings vergesse ich es auch mitunter, so dass ich schon einige E-Mails mit der falschen Absenderadresse verschickt habe. Gibt es eine Option, die mich immer zur Kontoauswahl zwingt?
Wir halten unseren kostenlosen Outlook-Turnierplaner zur WM 2026 immer auf dem neuesten Stand. Es wurden nicht nur die Ergebnisse aktualisiert, sondern auch alle bisher bekannten Begegnungen der nächsten Runde ergänzt. Per Mausklick werden jeden Tag die neuesten Ergebnisse nachgetragen. Übernehmen Sie dann gezielt nur die für Sie wichtigen Spiele in den Outlook-Kalender. Wählen Sie ein Land aus und merken Sie alle Termine vor, an denen Ihr Team bis zum Finale spielen könnte.
Bei vielen Anwendungen ist es sinnvoll, Kalenderdaten zur weiteren Verarbeitung von Outlook nach Excel übertragen zu können. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Arbeitszeiten täglich in den Outlook-Kalender eintragen. Nun möchten Sie diese Daten in eine Excel-Arbeitsmappe übernehmen, wobei für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt ausgegeben werden soll. Der Export von Kalenderdaten in eine CSV-Datei hilft weiter. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt wie Sie vorgehen müssen.
FRAGE Aus meinem alten Outlook bin ich es gewohnt, neue E-Mails in einem eigenen Fenster zu bearbeiten. Soweit ich weiß, musste ich dafür auch keine Programmoptionen ändern. Im neuen Outlook, mit dem ich inzwischen arbeiten muss, öffnen sich neue E-Mails aber immer im Lesebereich des Posteingangs. Das ist hinderlich, wenn ich auf Texte aus anderen E-Mails Bezug nehmen will oder Texte daraus kopieren möchte. Ich kann die neue E-Mail im Lesebereich zwar über ein Symbol in der oberen rechten Ecke in einem neuen Fenster anzeigen lassen. Besser wäre es aber, wenn sich neue E-Mails sofort in einem eigenen Fenster öffnen ließen. Gibt es dafür eine Lösung?
Nehmen wir an, dass sich in einem Ordner E-Mails befinden, aus denen Sie die Adressen der Absender auslesen und zur weiteren Verarbeitung auslesen und speichern möchten. Um das manuelle Abtippen zu vermeiden, können Sie ein kleines VBA-Makro nutzen. Unser Programmcode demonstriert die generelle Vorgehensweise. Damit überprüfen Sie alle Elemente in einem von Ihnen ausgewählten Ordner und schreiben jeweils den Absendernamen sowie seine E-Mail-Adresse in das Direktfenster des Visual Basic-Editors.
FRAGE Anscheinend haben Spam-Versender eine neue Masche gefunden: In meinem Posteingang landen in letzter Zeit immer wieder Besprechungsanfragen von unbekannten Personen mit dubiosen Terminvorschlägen. Es wäre schön, wenn ich diese Einladungs-Mails einfach ablehnen oder löschen könnte, zumal im Kalender automatisch ein entsprechender Termin angelegt wird. Im neuen Outlook, das ich seit kurzem einsetze, geht das aber nur, wenn ich gleichzeitig eine Antwort an den Organisator der Besprechung schicke. Selbstverständlich möchte ich den Spammern nicht auf diesem Weg bestätigen, dass meine E-Mail-Adresse gültig ist und aktiv genutzt wird. Wie schaffe ich es also, die Einladungs-Mail und den zugehörigen Termin im Kalender zu beseitigen, ohne dass die Spammer davon erfahren?
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