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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.1 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen jetzt per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten und nach den Vorgaben des neuen ZUGFeRD-Standards 2.4 anzeigen und validieren!
Wenn Sie zu viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen, brauchen Sie Unterstützung bei der Organisation Ihres Posteingangs. Dabei könnten Ihnen Outlook-Funktionen wie der Regel-Assistent helfen, mit dem Sie bestimmte Nachrichten von vornherein aussortieren und in andere Ordner verschieben. Oder Sie setzen gleich unseren komfortablen SmartTools AutoFiler ein. Dennoch werden etliche E-Mails im Posteingang verbleiben. Und darum geht es in diesem Tipp: Wie gestalten Sie Ihren Posteingang übersichtlicher, damit Sie schnell die Nachrichten finden, die Sie gerade brauchen?
FRAGE Wenn ich durch meinen Posteingang blättere, werden die E-Mails meist automatisch als "gelesen" markiert. Da ich üblicherweise die E-Mail-Inhalte im Vorschaubereich überfliege, ist das eigentlich in Ordnung. Manchmal möchte ich den Status einzelner E-Mails aber wieder auf "ungelesen" setzen, um sie gewissermaßen zu markieren und damit ich weiß, welche E-Mails ich später noch einmal genauer lesen muss. Wie kann ich den E-Mail-Status möglichst schnell wieder auf ungelesen setzen?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie Termine mehrerer Monate zum Beispiel aus dem Standardkalender in einen anderen Kalenderordner verschieben möchten. Outlook bietet allerdings nur eine Monatsansicht des Kalenders an, in der das Markieren der gewünschten Termine zudem sehr unbequem ist. Wir zeigen in diesem Tipp eine komfortable Technik, um eine Vielzahl von Terminen schnell in einen anderen Ordner zu verschieben oder zu kopieren.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen alle Empfänger offen im An-Feld einer E-Mail aufgelistet sind. Um selbst neue E-Mails möglichst schnell an die jeweilige Gruppe schicken zu können, möchten Sie die Empfänger in einer Verteilerliste speichern. Tatsächlich gibt es leider keinen Befehl, mit dem sich alle E-Mail-Empfänger automatisch zu einer Verteilerliste hinzufügen ließen. Durch geschicktes Kopieren und Einfügen können Sie das Erstellen einer Verteilerliste aus den E-Mail-Adressen im An-Feld dennoch recht komfortabel gestalten. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Ich vermisse in meinem Outlook 365 die Anzeige des aktuellen Postfach- und Ordnernamens in der Titelleiste. In früheren Outlook-Versionen wurde in der Titelleiste zum Beispiel "Posteingang - user@provider.de" angezeigt, wenn ich mich im Posteingang des entsprechenden Postfachs befunden habe, oder "Posteingang - max.muster@hotmail.com", nachdem ich den Posteingang eines anderen Postfachs aktiviert hatte. Das war eine willkommene Orientierungshilfe, insbesondere weil ich den Ordnerbereich aus Platzgründen meist minimiert anzeigen lasse. Haben Sie einen Tipp, wie ich die Titelleiste von Outlook 365 wieder so einrichten kann wie in den Vorgängerversionen – also mit Anzeige von Ordnername und Postfach?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.5 kann jetzt unter anderem die Websuche in die KI-Antworten einbeziehen. Außerdem stehen Ihnen mit Mistral AI, Open WebUI und Ollama gleich drei neue KI-Modelle zur Auswahl, die ausschließlich europäische oder Ihre eigenen Server nutzen.
Das letzte Windows-Sicherheitsupdate aus dem Januar führt zu erheblichen Problemen mit Outlook. Nach der Installation können regelmäßigige Abstürze auftreten und es passiert immer wieder, dass Outlook plötzlich nicht reagiert. Nach Angaben von Microsoft ist häufig auch ein Neustart von Outlook nicht möglich, weil eine Instanz geöffnet bleibt, die man zunächst über den Taskmanager beenden muss. Mittlerweile steht ein Bugfix zur Verfügung.
FRAGE Wenn ich eine E-Mail schreibe, führt Outlook automatisch eine Rechtschreibprüfung durch. Falsch geschriebene Wörter werden dann automatisch mit einer geschlängelten Linie unterstrichen und somit als fehlerhaft markiert. Im Grunde ist das natürlich sehr hilfreich. Da die Texte meiner E-Mails aber häufig Fachbegriffe und Fremdwörter enthalten, bemängelt Outlook viele Wörter, die gar nicht falsch geschrieben sind. Aus diesem Grund möchte ich die Rechtschreibprüfung permanent deaktivieren. Können Sie mir sagen, wie das im neuen Outlook geht?
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet haben, ist das häufig gleichbedeutend mit mehreren separaten Posteingängen, insbesondere wenn es sich um IMAP-Konten handelt. Umso aufwändiger ist es dann allerdings, die einzelnen Posteingänge nach neuen E-Mails abzusuchen. Effektiver wäre eine gemeinsame Posteingangsliste für alle E-Mail-Konten. Wie Sie das erreichen, erfahren Sie in diesem Tipp der Woche.
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