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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen, aber bei Office 2021 hat sich der Zeitraum auf nur noch 5 Jahre halbiert.
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine erinnern lassen, gibt es immer wieder das lästige Problem, dass das Erinnerungsfenster von anderen Anwendungen verdeckt wird. Zumindest in Outlook 365 können Sie das Problem endlich mit einer wenig bekannten Option beheben. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp nicht nur wo Sie die Option finden, sondern liefern auch eine passende Lösung für ältere Outlook-Versionen.
FRAGE Ich wollte kürzlich meinen Urlaub für das nächste Jahr planen. Dabei schaue ich auch immer nach den Feiertagen. Wenn bewegliche Feiertage günstig liegen, kann das den einen oder anderen Urlaubstag sparen. Jetzt musste ich aber feststellen, dass im Feiertagskalender von Outlook gar nicht alle Feiertage für 2027 enthalten sind. Es fehlen zum Beispiel Ostern und Pfingsten. Der "Tag der Arbeit" am 1. Mai ist dagegen vorhanden. Haben Sie eine Erklärung dafür, dass nicht alle Feiertage im Kalender stehen? Oder wissen Sie, wie ich sie nachrüsten kann?
Wenn Sie zum Beispiel jede Woche eine bestimmte Datei, die jeweils mit aktuellen Daten gefüllt wird, an eine andere Abteilung Firma schicken müssen, bieten Outlook-Startparameter eine wenig bekannte Möglichkeit, diese Standardaktion deutlich zu vereinfachen. Mit Startparametern beeinflussen Sie, was beim Starten von Outlook passiert. Sie können Outlook zum Beispiel über die Windows-Eingabeaufforderung starten und hinter dem Dateinamen OUTLOOK.EXE einen Parameter wie "/resetnavpane" eingeben, um die Ordnerliste zurückzusetzen. Mehr dazu im aktuellen Tipp.
FRAGE Ich arbeite mit dem neuen Outlook und möchte möglichst viel Platz für die Bearbeitung meiner E-Mails haben. Nach etlichem Suchen habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, die Ordnerliste auszublenden: Ansicht-Layout-Ordnerbereich-Ordnerliste-Ausblenden. Jetzt stehe ich aber vor dem nächsten Problem. Wenn ich aus dem Posteingang in einen anderen E-Mail-Ordner – zum Beispiel den Ordner "Gesendete Elemente" – wechseln will, muss ich über den Ansichtsbefehl erst wieder die Ordnerliste einblenden. Dann kann ich den gewünschten Ordner auswählen, und für eine optimale Bearbeitung blende ich die Ordnerliste anschließend wieder aus. Geht das nicht einfacher?
Wir haben in Outlook Weekly bereits gezeigt, wie sich das Alter einer Person berechnen und im Kontaktordner anzeigen lässt. Viele Anwender erfassen Geburtstage und Jubiläen aber nur im Kalender und möchten dann natürlich die Altersberechnung auch im Outlook-Kalender durchführen. Wie Sie das Alter bei Geburtstagen auch im Kalender anzeigen lassen, dass erklären wir Schritt für Schritt in diesem Tipp.
FRAGE Ich nutze ein E-Mail-Konto bei einem lokalen Provider. Der Provider hat nun die Sicherheitseinstellungen geändert und deshalb andere Verschlüsselungsmethoden und Ports eingerichtet. Wenn ich in Outlook aber Datei-Kontoeinstellungen-Kontoeinstellungen aufrufe und für mein E-Mail-Konto die Schaltfläche Ändern anklicke, kann ich nur allgemeine Einstellungen anpassen. An Details wie die Portzuweisung gelange ich auf diesem Weg nicht. Können Sie mir verraten, wie ich die erweiterten E-Mail-Einstellungen erreiche?
In Kalenderapps auf SmartPhones können Sie zu einem Termin die Wegzeit berechnen lassen, damit vor und nach dem Termin eine entsprechende Zeit geblockt wird. Anwender wünschen sich eine solche Funktion bereits seit längerer Zeit auch für Outlook, aber bisher wurde sie noch nicht umgesetzt oder zumindest angekündigt. In diesem Tipp stellen wir eine Lösung vor, die diese Lücke endlich schließt und eine realistische Terminplanung inkl. Wegzeiten ermöglicht.
Für eine schnelle Suche nach bestimmten E-Mails ist es häufig hilfreich, den Posteingang nach der Absenderdomäne zu sortieren oder zu gruppieren. Das funktioniert aber nicht auf Anhieb, da Outlook kein Feld dafür anbietet. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie die Domäne aus einer Absenderadresse extrahieren und in ein benutzerdefiniertes Ordnerfeld schreiben, um auf dieser Basis eine entsprechend gruppierte Ordneransicht zu erstellen.
FRAGE Ich erfasse im Outlook-Kalender Tätigkeiten für verschiedene Projekte. Für die Abrechnung lasse ich den Kalender in einer Listenansicht anzeigen, die ich projektweise filtere. Anschließend markiere ich alle angezeigten Termine und kopiere sie über die Zwischenablage in eine Excel-Tabelle. Das funktioniert so weit gut, nur dass Excel die Zeitangaben nicht verwerten kann. In der Excel-Tabelle erhalte ich zum Beispiel Einträge wie "Pressemitteilung Di 12.09.2026 08:00 Di 12.09.2026 11:30". Mit den Zeitangaben kann ich aber nicht rechnen, um zum Beispiel die Dauer einer Tätigkeit zu ermitteln. Haben Sie eine Idee, wie ich Termindetails so aus Outlook kopieren kann, dass damit auch Zeitdifferenzen berechnet werden können?
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