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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Auf den ersten Blick gibt es in Outlook keine Möglichkeit, aus den E-Mails eines Outlook-Ordners nur die Absenderdaten auszulesen, um aus den Daten zum Beispiel anschließend eine Kontaktliste zu machen. Unser Tipp zeigt wie es geht: Sie können die Absenderdaten (Anzeigename und E-Mail-Adresse) in eine CSV-Datei exportieren. Die Datei lässt sich anschließend in Excel bearbeiten, um etwa Duplikate herauszufiltern oder andere Anpassungen vorzunehmen.
Die meisten Outlook-Kalender enthalten auch eine Reihe von Terminserien. Wenn Sie sich den Kalender in der Listenansicht ansehen, werden aber immer nur die ersten Termine einer Serie angezeigt. Für die Terminplanung wäre es sinnvoll, auch die Einzeltermine der Serien in einem bestimmten Zeitraum aufzulisten. In den Listenansichten von Outlook können Sie Einzeltermine von Serien allerdings nicht sichtbar machen. So bleibt Ihnen nur eine VBA-Lösung, mit der Sie alle Termine eines Zeitraums inklusive der darin auftretenden Einzeltermine in eine Textdatei ausgeben lassen.
FRAGE Wenn ich mir im neuen Outlook die Kontakte anzeigen lassen will und dazu in der Navigationsleiste auf das Symbol Personen klicke, passiert leider nichts. Ich sehe nur die moderne Sanduhr (den drehenden Kreis). Die angelegten Kontakte zeigt Outlook nicht an. In den Einstellungen des neuen Outlook finde ich unter Personen auch keine Möglichkeit, das Problem zu lösen. Haben Sie eine Idee, warum Outlook nicht in meinen Personen-Ordner wechseln will?
Der Anteil von verschickten E-Rechnungen steigt in den letzten Monaten stark an, aber viele Unternehmen bemerken das gar nicht. Das Hauptproblem: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nicht ohne weiteres als E-Rechnung erkennbar. Sie erscheint zunächst wie eine normale PDF-Datei, aber es genügt nicht, wie gewohnt nur das PDF-Dokument anzuzeigen! In der PDF befindet sich auch die eigentliche E-Rechnung als strukturierte Textdatei. Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen in PDF und E-Rechnung übereinstimmen, denn der Inhalt der E-Rechnung ist ausschlaggebend für den in Rechnung gestellten Betrag. Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Prüfer hilft weiter: er integriert sich in Outlook, prüft die Anhänge in der aktuell angezeigten Nachricht und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein. Ab sofort ist die meine Version 1.5 mit zahlreichen Optimierungen verfügbar.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die auf einem Outlook-Konto alle Nachrichten doppelt erhalten. Es sind dann häufig noch andere Konten in Outlook eingerichtet, bei denen der Posteingang ganz normal funktioniert. Die Einstellungen sind bei allen Konten nahezu identisch. Sie unterscheiden sich nur durch die Benutzernamen und Kennwörter sowie durch Adressen der jeweiligen Posteingangs-/ausgangsserver. Eine Universallösung für unerwartete E-Mail-Duplikate gibt es leider nicht, aber die Lösungsansätze aus diesem Tipp helfen weiter.
FRAGE In Ihrem Newsletter hatte ich kürzlich einen Tipp für eine interessante Kalenderansicht gefunden. Mit der Ansicht "Vorschau" sollte es möglich sein, nicht nur die Uhrzeit eines Termins und dessen Betreffzeile anzuzeigen, sondern auch Details, die ich im Notizfeld eingegeben habe. Leider schaffe ich es nicht, diese Kalenderansicht zu aktivieren. Sie wird in meinem Outlook nicht angeboten, wenn ich Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansicht ändern aufrufe. Liegt hier ein Fehler vor oder muss ich die Vorschauansicht erst selbst anlegen?
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.1 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen jetzt per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten und nach den Vorgaben des neuen ZUGFeRD-Standards 2.5 anzeigen und validieren!
In der Ansicht "Aktive Termine" können Sie sich zwar einen Überblick über alle anstehenden Termine in Ihrem Kalender verschaffen, wenn Sie allerdings schnell einmal wissen möchten, wie viel Zeit noch für Termine bei einem bestimmten Kunden oder in einem bestimmten Zeitraum (diese Woche, nächsten Monat) anfällt oder wie viele Stunden Sie für bestimmte Termine in Rechnung stellen können, lässt Outlook Sie im Stich. Die Lösung: Mit einem kleinen Makro aus diesem Tipp können Sie sich ganz einfach die Gesamtdauer der Termine anzeigen lassen, die in der aktuellen Ansicht markiert sind.
FRAGE Wenn ich eine Besprechung plane und die Teilnehmer in die Felder Erforderlich oder Optional eintrage, führt das dazu, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmenden sehen. Mitunter schicke ich Besprechungsanfragen aber auch an private E-Mail-Adressen, die nicht für alle sichtbar sein sollen. Wie kann ich verhindern, dass die E-Mail-Adressen der Besprechungsteilnehmer öffentlich angezeigt werden?
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 2.5 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Die aktuelle Version 2.5 unterstützt jetzt den neuesten ZUGFeRD-Standard 2.5!
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