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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.2 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten und nach den Vorgaben des neuen ZUGFeRD-Standards 2.4 anzeigen und validieren!
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Wir zeigen, wie Sie Anlagen wieder verwenden können.
FRAGE Mit großem Interesse habe ich vor kurzem Ihren Tipp zur Wiederherstellung gelöschter Elemente auf dem Exchange-Server gelesen. Es ist mir nämlich tatsächlich schon das eine oder andere Mal passiert, dass ich eine wichtige E-Mail oder einen wichtigen Termin versehentlich komplett gelöscht habe, weil ich den Ordner "Gelöschte Elemente" geleert habe. Leider schaffe ich es aber nicht, Ihren Tipp in die Praxis umzusetzen, denn in meinem Outlook gibt es kein Menü Extras. Insofern finde ich auch den Befehl Gelöschte Elemente wiederherstellen nicht. Liegt das an meiner Outlook-Version? Oder hat sich etwas in Outlook geändert?
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen! Word alleine kann keine Serienmails über das neue Outlook versenden! Der SmartTools Serienmailer löst das Problem: Sie versenden aus Word direkt über die Microsoft 365-Server und alle verschickten Serienmails erscheinen danach in den gesendeten Elementen des neuen Outlook!
Es geht nichts über einen aufgeräumten Posteingang. Vielleicht haben Sie sogar schon Regeln angelegt, die E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner verteilen. Doch Outlook kann noch mehr. Mit automatischen Formatierungen kann Outlook bestimmte Nachrichten farblich kennzeichnen oder in einer größeren Schrift anzeigen, so dass Sie sie sofort erkennen. Sie müssen Outlook nur mitteilen, welche Nachrichten hervorgehoben werden sollen. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Tipp.
FRAGE Unsere Firma hat ein Postfach eingerichtet, das alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe gemeinsam nutzen. E-Mails an dieses Postfach gelangen automatisch in die Posteingänge der Mitarbeiter. Wenn jetzt aber eines der Arbeitsgruppenmitglieder eine E-Mail verschickt, die im Cc auch an das gemeinsam genutzte Postfach gerichtet ist, erhält die Person diese eigene E-Mail selbst wieder in ihrem Posteingang. Das ist oft irritierend und überflüssig. Wissen Sie, wie sich die Zustellung eigener E-Mails umgehen lässt?
Der Countdown zur WM 2026 vom 11.6.2026 bis 19.7.2026 läuft. Aber wissen Sie schon, wann wer gegen wen spielt? Haben Sie sich alle Gruppenspiele und auch die Termine aller denkbaren Partien der K.O.-Runde Ihrer Lieblingsmannschaft freigehalten? Die Lösung ist unsere neue Planungshilfe zur WM 2026. Wählen Sie einfach Ihre Lieblingsmannschaft aus und merken Sie die Termine aller denkbaren Spiele im Kalender vor!
Standardmäßig speichert Outlook seine Datendatei "Outlook.pst" in der Ordnerstruktur "C:\Dokumente und Einstellungen" bzw. "C:\Benutzer". Häufig soll die Datendatei aber zur Entlastung des Laufwerks "C:" auf einem anderen Laufwerk wie zum Beispiel "D:" oder "E:" abgelegt oder im Netzwerk gespeichert werden, um beispielsweise die Datensicherung zu vereinfachen oder um eine abwechselnde Nutzung der Outlook-Daten von verschiedenen Rechnern aus zu ermöglichen. Wenn Sie die Datendatei mit dem Windows-Explorer an den gewünschten Speicherort verschieben und Outlook starten, erhalten Sie leider keine Abfrage nach der vermissten Datendatei. Stattdessen legt Outlook kurzerhand am ursprünglichen Speicherort eine neue, leere Datendatei an. Wie Sie das verhindern und Outlook dazu bewegen können, die verschobene Datendatei vom neuen Speicherort aus zu nutzen, verrät dieser Tipp der Woche.
FRAGE Wenn ich eine E-Mail schreibe, gebe ich im Feld An meist die ersten Buchstaben der Empfängeradresse ein und warte, bis Outlook entsprechende Vorschläge macht. In dieser, offenbar "AutoVervollständigen-Liste" genannten Auswahl konnte ich bislang immer rechts neben einem Eintrag auf ein X-Symbol klicken, um den Eintrag aus der Liste zu löschen. So ließen sich schnell veraltete E-Mail-Adressen aus der Liste entfernen. Seit einem der letzten Outlook-Updates scheint es das X-Symbol nicht mehr zu geben. Wie kann ich jetzt eine einzelne, nicht mehr gültige E-Mail-Adresse aus der AutoVervollständigen-Liste löschen?
Während der Urlaubszeit nutzen viele Anwender die in Outlook eingebaute Funktion Automatische Antworten, um eingehende E-Mails automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten zu lassen. Abwesenheitsnotizen werden allerdings auch bei eingehenden Spam-Nachrichten verschickt und genau das sollten Sie möglichst verhindern. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
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