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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Nehmen wir an, dass sich in einem Ordner E-Mails befinden, aus denen Sie die Adressen der Absender auslesen und zur weiteren Verarbeitung auslesen und speichern möchten. Um das manuelle Abtippen zu vermeiden, können Sie ein kleines VBA-Makro nutzen. Unser Programmcode demonstriert die generelle Vorgehensweise. Damit überprüfen Sie alle Elemente in einem von Ihnen ausgewählten Ordner und schreiben jeweils den Absendernamen sowie seine E-Mail-Adresse in das Direktfenster des Visual Basic-Editors.
FRAGE Anscheinend haben Spam-Versender eine neue Masche gefunden: In meinem Posteingang landen in letzter Zeit immer wieder Besprechungsanfragen von unbekannten Personen mit dubiosen Terminvorschlägen. Es wäre schön, wenn ich diese Einladungs-Mails einfach ablehnen oder löschen könnte, zumal im Kalender automatisch ein entsprechender Termin angelegt wird. Im neuen Outlook, das ich seit kurzem einsetze, geht das aber nur, wenn ich gleichzeitig eine Antwort an den Organisator der Besprechung schicke. Selbstverständlich möchte ich den Spammern nicht auf diesem Weg bestätigen, dass meine E-Mail-Adresse gültig ist und aktiv genutzt wird. Wie schaffe ich es also, die Einladungs-Mail und den zugehörigen Termin im Kalender zu beseitigen, ohne dass die Spammer davon erfahren?
Wir haben in einem vergangenen Tipp einmal beschrieben, wie man erledigte Aufgaben per Makro in einem Outlook-Ordner archivieren kann. Etwas Ähnliches wünschen sich einige Anwender für Termine. Sie nutzen beispielsweise Termine ohne Dauer (dieselbe Zeit für Anfang und Ende), um Aufgaben in den Kalender einzutragen. Es würde den Kalender dann wesentlich übersichtlicher machen, wenn Sie die erledigten "Aufgabentermine" ausblenden könnten, so dass sie aus dem Kalender verschwinden.
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.2 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten und nach den Vorgaben des neuen ZUGFeRD-Standards 2.4 anzeigen und validieren!
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Wir zeigen, wie Sie Anlagen wieder verwenden können.
FRAGE Mit großem Interesse habe ich vor kurzem Ihren Tipp zur Wiederherstellung gelöschter Elemente auf dem Exchange-Server gelesen. Es ist mir nämlich tatsächlich schon das eine oder andere Mal passiert, dass ich eine wichtige E-Mail oder einen wichtigen Termin versehentlich komplett gelöscht habe, weil ich den Ordner "Gelöschte Elemente" geleert habe. Leider schaffe ich es aber nicht, Ihren Tipp in die Praxis umzusetzen, denn in meinem Outlook gibt es kein Menü Extras. Insofern finde ich auch den Befehl Gelöschte Elemente wiederherstellen nicht. Liegt das an meiner Outlook-Version? Oder hat sich etwas in Outlook geändert?
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen! Word alleine kann keine Serienmails über das neue Outlook versenden! Der SmartTools Serienmailer löst das Problem: Sie versenden aus Word direkt über die Microsoft 365-Server und alle verschickten Serienmails erscheinen danach in den gesendeten Elementen des neuen Outlook!
Es geht nichts über einen aufgeräumten Posteingang. Vielleicht haben Sie sogar schon Regeln angelegt, die E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner verteilen. Doch Outlook kann noch mehr. Mit automatischen Formatierungen kann Outlook bestimmte Nachrichten farblich kennzeichnen oder in einer größeren Schrift anzeigen, so dass Sie sie sofort erkennen. Sie müssen Outlook nur mitteilen, welche Nachrichten hervorgehoben werden sollen. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Tipp.
FRAGE Unsere Firma hat ein Postfach eingerichtet, das alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe gemeinsam nutzen. E-Mails an dieses Postfach gelangen automatisch in die Posteingänge der Mitarbeiter. Wenn jetzt aber eines der Arbeitsgruppenmitglieder eine E-Mail verschickt, die im Cc auch an das gemeinsam genutzte Postfach gerichtet ist, erhält die Person diese eigene E-Mail selbst wieder in ihrem Posteingang. Das ist oft irritierend und überflüssig. Wissen Sie, wie sich die Zustellung eigener E-Mails umgehen lässt?
Der Countdown zur WM 2026 vom 11.6.2026 bis 19.7.2026 läuft. Aber wissen Sie schon, wann wer gegen wen spielt? Haben Sie sich alle Gruppenspiele und auch die Termine aller denkbaren Partien der K.O.-Runde Ihrer Lieblingsmannschaft freigehalten? Die Lösung ist unsere neue Planungshilfe zur WM 2026. Wählen Sie einfach Ihre Lieblingsmannschaft aus und merken Sie die Termine aller denkbaren Spiele im Kalender vor!
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