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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Für eine schnelle Suche nach bestimmten E-Mails ist es häufig hilfreich, den Posteingang nach der Absenderdomäne zu sortieren oder zu gruppieren. Das funktioniert aber nicht auf Anhieb, da Outlook kein Feld dafür anbietet. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie die Domäne aus einer Absenderadresse extrahieren und in ein benutzerdefiniertes Ordnerfeld schreiben, um auf dieser Basis eine entsprechend gruppierte Ordneransicht zu erstellen.
FRAGE Ich erfasse im Outlook-Kalender Tätigkeiten für verschiedene Projekte. Für die Abrechnung lasse ich den Kalender in einer Listenansicht anzeigen, die ich projektweise filtere. Anschließend markiere ich alle angezeigten Termine und kopiere sie über die Zwischenablage in eine Excel-Tabelle. Das funktioniert so weit gut, nur dass Excel die Zeitangaben nicht verwerten kann. In der Excel-Tabelle erhalte ich zum Beispiel Einträge wie "Pressemitteilung Di 12.09.2026 08:00 Di 12.09.2026 11:30". Mit den Zeitangaben kann ich aber nicht rechnen, um zum Beispiel die Dauer einer Tätigkeit zu ermitteln. Haben Sie eine Idee, wie ich Termindetails so aus Outlook kopieren kann, dass damit auch Zeitdifferenzen berechnet werden können?
Kürzlich fragte uns ein Leser unseres Newsletters, wie es denn möglich sei, den Posteingang nach den Domänen der E-Mail-Absender zu gruppieren. Was nach einer einfach zu lösenden Aufgabe klang, stellte sich schließlich doch etwas komplizierter heraus. Aber wir haben eine Lösung gefunden, von der wir denken, dass sie auch andere Leserinnen und Leser interessieren könnte. Herausgekommen ist dieser zweiteilige Tipp.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich E-Mails mit einem kurzen, standardisierten Text beantworte – so etwas wie "Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich kümmere mich darum und melde mich später." Auf die Dauer ist es lästig, diese Standardtexte immer wieder einzutippen. Schön wäre es, wenn es so etwas wie eine Vorlagensammlung gäbe, in der ich nur den passenden Textbaustein auswählen und per Mausklick in meine Antwort-Mail einfügen könnte. Haben Sie eine Idee, wie sich das realisieren ließe?
Mit dem neuen SmartTools Monatskalender 2027 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Die brandneue Version 2027 bietet ein neues Kalenderdesign und eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Außerdem können Sie jetzt beliebig viele Kalender einfügen, so dass zum Beispiel komplette Jahresübersichten möglich sind.
Es passiert leider immer wieder, dass Outlook Erinnerungen für einen Termin anzeigt, den Sie längst gelöscht haben. Wenn Sie den Termin zu der Erinnerung öffnen oder die Erinnerung schließen, erscheint die Fehlermeldung "Outlook kann diese Erinnerung nicht abschalten.". Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie das Problem durch einen Befehlszeilenparameter beheben, der Outlook zum Bereinigen bestimmter Informationen bewegt.
FRAGE Ich möchte in einem Mail-Ordner alle Nachrichten hervorheben, die ich vor mehr als 14 Tagen erhalten habe. Das Problem ist dabei vor allem die Datumsangabe, denn die soll dynamisch sein, damit ich nicht immer selbst das Datum eingeben muss, das 14 Tage zurückliegt. In den Zeitkriterien habe ich schon Einträge wie "heute", "diese Woche", "letzten Monat" usw. gesehen. So etwas wie "älter als 14 Tage" gibt es aber offenbar nicht. Wissen Sie, wie ich ein dynamisches Datumskriterium in die Ansichtsdefinition eines E-Mail-Ordners einbauen kann?
Bis vor kurzem konnten Sie ICS-Dateien, - also Kalenderdateien, die zum Beispiel die Termindetails eines Meetings enthalten -, direkt per Doppelklick aus einer E-Mail öffnen. Wenn Sie alle aktuellen Outlook-Updates installiert haben, erscheint jetzt immer zuerst ein Sicherheitshinweis, der Sie vor einem potenziellen Sicherheitsrisiko warnt. Sie können diesen Hinweis zwar mit einem Klick auf Ja ignorieren, aber natürlich stört diese zusätzliche Aktion. Wir zeigen, wie Sie die die Warnung vor "gefährlichen" ICS-Dateien ausschalten können.
FRAGE Manchmal suche ich nach E-Mails mit bestimmten Dateianhängen. Das gestaltet sich oft sehr mühsam, da ich diese E-Mails mitunter in Unterordnern des Posteingangs abgelegt habe und ich somit verschiedene Ordner durchsuchen muss. Praktisch wäre es, wenn ich eine Liste aller E-Mails erstellen könnte, die Dateianhänge enthalten. Und das unabhängig vom Ablageort. Haben Sie eine Idee, wie ich eine solche Suche einrichten könnte?
Ein Doppelklick auf einen Dateianhang öffnet die Datei normalerweise in der Anwendung, die zum Dateityp des E-Mail-Anhangs passt. Das ist bei Word-, Excel oder PowerPoint-Dokumenten nicht anders. Nur hier werden die Dokumente standardmäßig in der so genannten "geschützten Ansicht" geöffnet. Eine Bearbeitung ist darin nicht möglich und - schlimmer noch - Sie können die Datei nicht einmal ausdrucken.
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