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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.6 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Sie können die neue Version 1.6 für 90 Tage kostenlos nutzen.
Wir haben in SmartTools Outlook Weekly bereits beschrieben, wie sich E-Mails mit Hilfe einer Regel immer zeitversetzt senden lassen. Dieses Verfahren hat allerdings den Nachteil, dass die E-Mails nur mit einem gleichbleibenden zeitlichen Abstand verschickt werden können. Denn in der Regel können Sie nur die Anzahl an Minuten festlegen, um die der E-Mail-Versand verzögert wird. Viele Anwender möchten aber bestimmte E-Mails immer zu einer genau festgelegten Zeit versenden, - zum Beispiel am nächsten Tag um 7:30 Uhr. Unser Tipp hilft weiter.
FRAGE Ich möchte die OST-Datei, in der Outlook die (Offline-)Informationen meines Standardkontos speichert, aus Platzgründen auf ein anderes Laufwerk verschieben. Anleitungen zum Verschieben der vormals üblichen PST-Dateien habe ich bereits gefunden. Diese scheinen bei OST-Dateien aber nicht zu funktionieren. Haben Sie eine Lösung für mich, wie ich meine OST-Datei aus dem Standardordner verschieben kann?
Neue Termine trägt Outlook immer mit dem Status "Gebucht" ein. In vielen Fällen möchten Sie Termine aber zunächst "Mit Vorbehalt" in meinen Kalender aufnehmen. Darum müssen Sie jedes Mal erst die Auswahl im Dropdownfeld Anzeigen als ändern, bevor Sie den neuen Termin speichern. Ideal wäre eine Programmeinstellung, mit der Sie die Standardauswahl im Feld Anzeigen als ändern können, aber die gibt es leider nicht. Sie können allerdings ein neues Terminformular mit dem gewünschten Standardwert anlegen und dieses dann zum Standard-Formular Ihres Kalenders machen. Dann öffnen sich neue Termine automatisch mit dem eingestellten Status – zum Beispiel "Mit Vorbehalt". Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Auf meinem alten PC hatte ich Outlook 2013 im Einsatz und ein Konto für meinen E-Mail-Provider eingerichtet. Wegen Windows 11 habe ich mir nun einen neuen PC angeschafft und darauf Office 2024 installiert. In Outlook 2024 wollte ich dasselbe E-Mail-Konto wie auf meinem alten PC einrichten, was daran scheiterte, dass ich das Kennwort nicht mehr weiß. In den alten Kontoeinstellungen sehe ich zwar die Serveradressen und meine E-Mail-Adresse, aber als Kennwort werden nur Sternchen angezeigt. Können Sie mir sagen, wie ich das Kennwort auslesen kann, um es dann wieder in Outlook 2024 einzusetzen?
Wenn Sie zum Beispiel jede Woche eine bestimmte Datei, die jeweils mit aktuellen Daten gefüllt wird, an eine andere Abteilung Firma schicken müssen, bieten Outlook-Startparameter eine wenig bekannte Möglichkeit, diese Standardaktion deutlich zu vereinfachen. Mit Startparametern beeinflussen Sie, was beim Starten von Outlook passiert. Sie können Outlook zum Beispiel über die Windows-Eingabeaufforderung starten und hinter dem Dateinamen OUTLOOK.EXE einen Parameter wie "/resetnavpane" eingeben, um die Ordnerliste zurückzusetzen. Mehr dazu im aktuellen Tipp.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.2 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen! Außerdem wurde die Integration der Claude-Sprachmodelle verbessert.
Wir hatten vor einiger Zeit eine Leseranfrage beantwortet, in der es um die Anzeige der erweiterten Kontoeinstellungen insbesondere bei IMAP- oder POP-Konten ging. Die aktuellen Outlook-Versionen zeigen standardmäßig nur ein aufs Wesentliche reduziertes Dialogfenster an, in dem Sie Einstellungen wie Port-Nummern für den E-Mail-Abruf bzw. -Versand oder Verschlüsselungsverfahren nicht ändern können. Das geht nur über die Profilverwaltung, aber in diesem Tipp zeigen wir Ihnen eine wenig bekannte Möglichkeit, den alten Einstellungsdialog für E-Mail-Konten wieder zu aktivieren!
FRAGE Sie hatten einen Tipp veröffentlicht, in dem es um einen zeitverzögerten E-Mail-Versand mit Hilfe einer Regel ging, und dazu bereits einen Nachtrag herausgebracht. Darin beschreiben Sie, wie eine E-Mail trotz verzögerter Zustellung sofort gesendet werden kann. Mich stört daran ein wenig, dass ich die im Postausgang abgelegte E-Mail erst öffnen und dann manuell verschiedene Einstellungen vornehmen muss, um den sofortigen Versand auszulösen. Lässt sich nicht ein Makro entwickeln, das diese Einstellungen setzt. Idealerweise muss ich für den Sofortversand im Postausgang nur die gewünschte E-Mail markieren und das Makro ausführen. Können Sie dafür eine Lösung anbieten?
In allen aktuellen Outlook-Versionen sollte es die früheren Probleme mit PST-Dateien, deren Größe 2 Gigabyte erreicht oder überschreitet, nicht mehr geben. Bei vielen Anwendern ist die Verwunderung daher sehr groß, wenn trotz einer aktuellen Outlook-Version plötzlich eine Meldung angezeigt wird, die auf die Überschreitung der 2 GB-Größe hinweist. Was viele Anwender nicht wissen: der Einsatz von Outlook 365, 2024, 2021, 2019 2016 oder 2013 alleine reicht nicht aus, um die Erweiterung der PST-Dateien zu nutzen. Auch die PST-Datei muss das neue Format aufweisen und genau das ist beispielsweise nicht der Fall, wenn Sie Ihre Installation von einer älteren Outlook-Installation aktualisiert haben. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Ihre Daten aus dem alten in das neue PST-Format übernehmen.
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