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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Verschicken Sie immer wieder dieselben Anhänge mit Preislisten, Produktbeschreibungen, Techinfos usw.? Sparen Sie sich in Zukunft die manuelle Suche nach den Dateien und nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Anhang-Assistenten. Mit der neuen Version 6.0 können Sie jetzt auch Verzeichnisse mit wichtigen Anhängen per Mausklick aufrufen. So bleiben Sie flexibel und können zum Beispiel beim Ausführen einer Aktion immer genau die richtige Datei aus dem passenden Verzeichnis auswählen.
In älteren Outlook-Versionen ließ sich problemlos eine E-Mail-Signatur mit dem aktuellen Datum erstellen. Dazu musste man bei der Signaturdefinition lediglich ein Word-Datumsfeld einfügen – zum Beispiel per Strg + F9 und Eingabe des Feldnamens "DATE". In den neueren Outlook-Versionen funktioniert das offensichtlich nicht mehr. Bei der Signaturdefinition ist das Einfügen von Word-Feldfunktionen nicht mehr möglich. Unser Tipp zeigt, wie Sie Signaturen mit einem automatisch aktualisierbaren Datum auch in den aktuellen Outlook-Versionen einsetzen können.
FRAGE Ich möchte gerne eine Wochenansicht meiner Kalender drucken. Im Prinzip bietet Outlook dafür unter Datei-Drucken ein "Wochenagendaformat" oder ein "Wochenkalenderformat" an. Allerdings möchte ich nicht nur die Termine aus meinem Standardkalender drucken, sondern die Termine aus allen Kalendern, die ich im Kalenderbereich von Outlook ausgewählt habe. Dort lasse ich die Kalender überlagert anzeigen, so dass ich sofort alle Termine im Blick habe. Es scheint aber nicht möglich zu sein, diese Bildschirmansicht in eine Druckausgabe zu übertragen. Denn wenn ich die Druckoptionen öffne, kann ich immer nur einen einzigen Kalender auswählen. Eine Option wie "alle angezeigten Kalender" gibt es nicht. Kennen Sie irgendeinen Trick, mit dem ich doch alle ausgewählten Kalender auf einmal ausdrucken kann?
Manchmal suchen Sie im Kontaktordner nach einer Person, um sie anzurufen und gleich einen Termin mit dieser Person zu vereinbaren. Da wäre es praktisch, wenn Sie den Termin direkt aus dem Kontakt heraus anlegen könnten. Es gibt zwar keinen Terminbefehl im Kontaktformular aber Sie können aus dem Kontaktordner heraus einen Kontakt mit der Maus auf den Outlook-Kalender ziehen, um einen neuen Termin mit den Kontaktinformationen anzulegen. Wir zeigen in diesem Tipp wie es geht.
Wenn Sie im Navigationsbereich von Outlook alle Ordner Ihres E-Mail-Kontos einblenden, stoßen Sie häufig auf einige Ordner, deren Zweck sich nicht sofort erschließt. Eingehende Nachrichten legt Outlook normalerweise im "Posteingang" ab und ausgehende Nachrichten landen im Ordner "Gesendete Elemente". Daneben gibt es aber auch "Gelöschte Elemente", "Entwürfe" oder "Gesendete Objekte" sowie "Gelöschte Objekte". Die Ordner sind dann aber häufig leer. Wir bringen in unserem Tipp Licht ins Dunkel.
FRAGE In meiner früheren Outlook-Version gab es neben jeder E-Mail im Posteingang kleine Symbole, an denen man den Status (gelesen/ungelesen, weitergeleitet usw.) erkennen konnte. Im aktuellen Outlook enthält die Posteingangsliste fast nur noch Textinformationen, was sie in meinen Augen recht unübersichtlich macht. Die einzelnen Einträge sind nur durch einen kleinen Abstand getrennt. Kann ich nicht wenigstens Trennlinien zwischen den einzelnen E-Mails anzeigen lassen?
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung per E-Mail empfangen haben.
In den Optionen einer neuen E-Mail lässt sich die Übermittlung der Nachricht bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit verzögern. Auch wenn Sie die Angaben individuell anpassen kann, sind sie anfangs immer auf das aktuelle Datum und auf 17:00 Uhr eingestellt. Das sogar, wenn es zum Beispiel bereits 19 Uhr ist. Viele Anwender suchen daher nach einer Möglichkeit, den Zeitpunkt der Übermittlungsverzögerung automatisch vorzugeben. Zum Beispiel auf den nächsten Tag um 9:00 Uhr.
FRAGE In Outlook konnte ich PDF-Dateianhänge immer per Doppelklick öffnen. Danach erschien zwar erst ein Fenster mit einem Sicherheitshinweis, aber darin konnte ich auf Öffnen klicken, um die PDF-Datei anzuschauen. Das geht plötzlich nicht mehr. Der Doppelklick auf einen PDF-Anhang öffnet jetzt ein Fenster mit einer Sicherheitswarnung, in dem ich nur noch auf Auf Datenträger speichern oder Abbrechen klicken kann. Ein direktes Öffnen der PDF-Datei ist nicht mehr möglich. Woran liegt das? Und wie kann ich den alten Zustand wiederherstellen?
Wenn Sie Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, möchten Sie sie häufig aus dem Standard-Aufgabenordner in einen anderen Ordner verschieben. Automatisch ist das nicht ohne weiteres möglich, denn Regeln können Sie nur für E-Mail-Nachrichten definieren. Um die Arbeit mit Aufgaben zu automatisieren, können Sie auf die VBA-Lösung aus diesem Tipp zurückgreifen. Eine Aufgabe aus dem Standardordner "Aufgaben" wird automatisch in den darunter befindlichen Unterordner "Erledigte Aufgaben" verschoben, sobald Sie die Aufgabe als "Erledigt" markieren.
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