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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Während der Urlaubszeit nutzen viele Anwender die in Outlook eingebaute Funktion Automatische Antworten, um eingehende E-Mails automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten zu lassen. Abwesenheitsnotizen werden allerdings auch bei eingehenden Spam-Nachrichten verschickt und genau das sollten Sie möglichst verhindern. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Wenn ich für Termine oder andere Outlook-Elemente eine Erinnerungszeit eingestellt habe, zeigt mir Outlook zur vorgegebenen Zeit das Erinnerungsfenster mit den entsprechenden Elementen an. Normalerweise sind die Einträge logisch sortiert: erst die zukünftigen Einträge (bei mir für den nächsten Tag), danach die aktuellen Einträge von heute und zum Schluss die vergangenen, noch nicht geschlossenen Einträge. Aber ab und zu bringt Outlook die Reihenfolge durcheinander, so dass ich manchmal einen Termin übersehe. Haben Sie eine Erklärung dafür?
In einem früheren Tipp haben wir gezeigt, wie Sie eine Terminserie vorzeitig beenden können, ohne alte Einträge zu löschen. Das gilt allerdings nur für die Standardeinträge der Terminserie. Alle Abweichungen und alle Änderungen im Text eines Einzeltermins der Serie gehen dabei aber doch verloren. Outlook setzt die zurückliegenden Terminserien-Elemente einfach komplett auf die Standardwerte der Terminserie zurück. Auch die zurückliegenden Abweichungen oder Textanmerkungen gehen verloren. Immerhin warnt Sie Outlook vor diesem Verhalten, so dass Sie den Vorgang gegebenenfalls abbrechen können. Unmöglich ist eine Bearbeitung der Terminserie ohne Verlust individueller Einzelterminanpassungen aber nicht. Es sind nur diverse Zwischenschritte erforderlich. Wie Sie genau vorgehen müssen, zeigen wir in diesem Tipp.
FRAGE Ich setze seit einiger Zeit das neue Outlook ein. Dabei stört mich die automatische Rechtschreibprüfung. Verständlicherweise werden bestimmte Fachbegriffe oder spezielle Schreibweisen von Ortsnamen bemängelt. Deshalb möchte ich diese Begriffe in ein persönliches Wörterbuch aufnehmen, um sie in Zukunft von der Rechtschreibprüfung auszunehmen. Im klassischen Outlook konnte ich dazu einfach das vermeintlich falsch geschriebene Wort anklicken und Zum Wörterbuch hinzufügen anwählen. Eine solche Option habe ich im neuen Outlook noch nicht gefunden. Können Sie mir sagen, wo sich die Option versteckt oder wo das persönliche Wörterbuch für das neue Outlook hinterlegt ist?
Sie können mit Outlook problemlos Dateianhänge verschicken, die auf OneDrive gespeichert sind. Viele Anwender verwenden allerdings Google Drive als Cloudspeicher und da gibt es keine offensichtliche Möglichkeit der schnellen Nutzung. Es gab einmal ein Outlook Plug-In, aber das steht für neuere Outlook-Versionen nicht mehr zur Verfügung. Auch als "verbundener Dienst", den Sie per Datei-Office-Konto hinzufügen könnten, lässt sich Google Drive nicht einbinden. Unser Tipp zeigt, wie Sie dennoch zum Ziel kommen.
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen, aber bei Office 2021 hat sich der Zeitraum auf nur noch 5 Jahre halbiert.
Immer wieder erhalten wir Anfragen von Lesern, die Probleme mit der Anzeige von Bildern aus E-Mails wie Newslettern haben. In diesem Tipp zeigen wir, mit welchen Einstellungen Sie die perfekte Balance zwischen Komfort und Sicherheit finden, wenn es um das automatische Nachladen von Bildern geht. Ob Bilder automatisch geladen und angezeigt werden, richtet sich zunächst einmal nach den Sicherheitseinstellungen im Trust Center von Outlook.
FRAGE In meiner E-Mail-Signatur hatte ich früher einen Link für Skype-Anrufe. So konnten mich E-Mail-Empfänger schnell per Mausklick über Skype kontaktieren. Jetzt, da es Skype nicht mehr gibt, möchte ich gerne einen Link einfügen, mit dem mich andere direkt per Teams erreichen können. Ist das machbar? Und wenn ja, können Sie mir eine schrittweise Anleitung geben, wie ich eine Signatur mit integriertem Teams-Link erstellen kann?
Im klassischen Outlook können Sie mit wenig Aufwand verschiedene E-Mail-Profile einrichten, um Outlook zum Beispiel entweder mit meinen geschäftlichen oder mit meinen privaten E-Mail-Konten zu starten. Im neuen Outlook findet sich zunächst einmal keine Möglichkeit, E-Mail-Profile anzulegen. Wenn Sie aber zum Beispiel geschäftliche und private E-Mail-Konten nutzen und diese möglichst weiterhin voneinander trennen möchten, wäre das ein deutlicher Rückschritt. Wir zeigen daher in diesem Tipp, wie Sie die versteckten E-Mail Profile im neuen Outlook nutzen.
FRAGE Um Zeit zu sparen, habe ich für verschiedene Zwecke Outlook-Vorlagen (OFT-Dateien) erstellt. Umständlich finde ich aber den Einsatz dieser Vorlagen. Ich muss dazu immer erst Start-Neu-Neue Elemente-Weitere Elemente-Formular auswählen anwählen und dann im Formular-Dialog nach "Vorlagen im Dateisystem" suchen, bevor ich die gewünschte Vorlage öffnen kann. Gibt es da nicht eine schnellere Methode?
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