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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wir halten unseren kostenlosen Outlook-Turnierplaner zur WM 2026 immer auf dem neuesten Stand. Es wurden nicht nur die Ergebnisse aktualisiert, sondern auch alle bisher bekannten Begegnungen der nächsten Runde ergänzt. Per Mausklick werden jeden Tag die neuesten Ergebnisse nachgetragen. Übernehmen Sie dann gezielt nur die für Sie wichtigen Spiele in den Outlook-Kalender. Wählen Sie ein Land aus und merken Sie alle Termine vor, an denen Ihr Team bis zum Finale spielen könnte.
Bei vielen Anwendungen ist es sinnvoll, Kalenderdaten zur weiteren Verarbeitung von Outlook nach Excel übertragen zu können. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Arbeitszeiten täglich in den Outlook-Kalender eintragen. Nun möchten Sie diese Daten in eine Excel-Arbeitsmappe übernehmen, wobei für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt ausgegeben werden soll. Der Export von Kalenderdaten in eine CSV-Datei hilft weiter. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt wie Sie vorgehen müssen.
FRAGE Aus meinem alten Outlook bin ich es gewohnt, neue E-Mails in einem eigenen Fenster zu bearbeiten. Soweit ich weiß, musste ich dafür auch keine Programmoptionen ändern. Im neuen Outlook, mit dem ich inzwischen arbeiten muss, öffnen sich neue E-Mails aber immer im Lesebereich des Posteingangs. Das ist hinderlich, wenn ich auf Texte aus anderen E-Mails Bezug nehmen will oder Texte daraus kopieren möchte. Ich kann die neue E-Mail im Lesebereich zwar über ein Symbol in der oberen rechten Ecke in einem neuen Fenster anzeigen lassen. Besser wäre es aber, wenn sich neue E-Mails sofort in einem eigenen Fenster öffnen ließen. Gibt es dafür eine Lösung?
Nehmen wir an, dass sich in einem Ordner E-Mails befinden, aus denen Sie die Adressen der Absender auslesen und zur weiteren Verarbeitung auslesen und speichern möchten. Um das manuelle Abtippen zu vermeiden, können Sie ein kleines VBA-Makro nutzen. Unser Programmcode demonstriert die generelle Vorgehensweise. Damit überprüfen Sie alle Elemente in einem von Ihnen ausgewählten Ordner und schreiben jeweils den Absendernamen sowie seine E-Mail-Adresse in das Direktfenster des Visual Basic-Editors.
FRAGE Anscheinend haben Spam-Versender eine neue Masche gefunden: In meinem Posteingang landen in letzter Zeit immer wieder Besprechungsanfragen von unbekannten Personen mit dubiosen Terminvorschlägen. Es wäre schön, wenn ich diese Einladungs-Mails einfach ablehnen oder löschen könnte, zumal im Kalender automatisch ein entsprechender Termin angelegt wird. Im neuen Outlook, das ich seit kurzem einsetze, geht das aber nur, wenn ich gleichzeitig eine Antwort an den Organisator der Besprechung schicke. Selbstverständlich möchte ich den Spammern nicht auf diesem Weg bestätigen, dass meine E-Mail-Adresse gültig ist und aktiv genutzt wird. Wie schaffe ich es also, die Einladungs-Mail und den zugehörigen Termin im Kalender zu beseitigen, ohne dass die Spammer davon erfahren?
Wir haben in einem vergangenen Tipp einmal beschrieben, wie man erledigte Aufgaben per Makro in einem Outlook-Ordner archivieren kann. Etwas Ähnliches wünschen sich einige Anwender für Termine. Sie nutzen beispielsweise Termine ohne Dauer (dieselbe Zeit für Anfang und Ende), um Aufgaben in den Kalender einzutragen. Es würde den Kalender dann wesentlich übersichtlicher machen, wenn Sie die erledigten "Aufgabentermine" ausblenden könnten, so dass sie aus dem Kalender verschwinden.
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.2 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten und nach den Vorgaben des neuen ZUGFeRD-Standards 2.4 anzeigen und validieren!
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Wir zeigen, wie Sie Anlagen wieder verwenden können.
FRAGE Mit großem Interesse habe ich vor kurzem Ihren Tipp zur Wiederherstellung gelöschter Elemente auf dem Exchange-Server gelesen. Es ist mir nämlich tatsächlich schon das eine oder andere Mal passiert, dass ich eine wichtige E-Mail oder einen wichtigen Termin versehentlich komplett gelöscht habe, weil ich den Ordner "Gelöschte Elemente" geleert habe. Leider schaffe ich es aber nicht, Ihren Tipp in die Praxis umzusetzen, denn in meinem Outlook gibt es kein Menü Extras. Insofern finde ich auch den Befehl Gelöschte Elemente wiederherstellen nicht. Liegt das an meiner Outlook-Version? Oder hat sich etwas in Outlook geändert?
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen! Word alleine kann keine Serienmails über das neue Outlook versenden! Der SmartTools Serienmailer löst das Problem: Sie versenden aus Word direkt über die Microsoft 365-Server und alle verschickten Serienmails erscheinen danach in den gesendeten Elementen des neuen Outlook!
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