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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen! Word alleine kann keine Serienmails über das neue Outlook versenden! Der SmartTools Serienmailer löst das Problem: Sie versenden aus Word direkt über die Microsoft 365-Server und alle verschickten Serienmails erscheinen danach in den gesendeten Elementen des neuen Outlook!
Es geht nichts über einen aufgeräumten Posteingang. Vielleicht haben Sie sogar schon Regeln angelegt, die E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner verteilen. Doch Outlook kann noch mehr. Mit automatischen Formatierungen kann Outlook bestimmte Nachrichten farblich kennzeichnen oder in einer größeren Schrift anzeigen, so dass Sie sie sofort erkennen. Sie müssen Outlook nur mitteilen, welche Nachrichten hervorgehoben werden sollen. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Tipp.
FRAGE Unsere Firma hat ein Postfach eingerichtet, das alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe gemeinsam nutzen. E-Mails an dieses Postfach gelangen automatisch in die Posteingänge der Mitarbeiter. Wenn jetzt aber eines der Arbeitsgruppenmitglieder eine E-Mail verschickt, die im Cc auch an das gemeinsam genutzte Postfach gerichtet ist, erhält die Person diese eigene E-Mail selbst wieder in ihrem Posteingang. Das ist oft irritierend und überflüssig. Wissen Sie, wie sich die Zustellung eigener E-Mails umgehen lässt?
Der Countdown zur WM 2026 vom 11.6.2026 bis 19.7.2026 läuft. Aber wissen Sie schon, wann wer gegen wen spielt? Haben Sie sich alle Gruppenspiele und auch die Termine aller denkbaren Partien der K.O.-Runde Ihrer Lieblingsmannschaft freigehalten? Die Lösung ist unsere neue Planungshilfe zur WM 2026. Wählen Sie einfach Ihre Lieblingsmannschaft aus und merken Sie die Termine aller denkbaren Spiele im Kalender vor!
Standardmäßig speichert Outlook seine Datendatei "Outlook.pst" in der Ordnerstruktur "C:\Dokumente und Einstellungen" bzw. "C:\Benutzer". Häufig soll die Datendatei aber zur Entlastung des Laufwerks "C:" auf einem anderen Laufwerk wie zum Beispiel "D:" oder "E:" abgelegt oder im Netzwerk gespeichert werden, um beispielsweise die Datensicherung zu vereinfachen oder um eine abwechselnde Nutzung der Outlook-Daten von verschiedenen Rechnern aus zu ermöglichen. Wenn Sie die Datendatei mit dem Windows-Explorer an den gewünschten Speicherort verschieben und Outlook starten, erhalten Sie leider keine Abfrage nach der vermissten Datendatei. Stattdessen legt Outlook kurzerhand am ursprünglichen Speicherort eine neue, leere Datendatei an. Wie Sie das verhindern und Outlook dazu bewegen können, die verschobene Datendatei vom neuen Speicherort aus zu nutzen, verrät dieser Tipp der Woche.
FRAGE Wenn ich eine E-Mail schreibe, gebe ich im Feld An meist die ersten Buchstaben der Empfängeradresse ein und warte, bis Outlook entsprechende Vorschläge macht. In dieser, offenbar "AutoVervollständigen-Liste" genannten Auswahl konnte ich bislang immer rechts neben einem Eintrag auf ein X-Symbol klicken, um den Eintrag aus der Liste zu löschen. So ließen sich schnell veraltete E-Mail-Adressen aus der Liste entfernen. Seit einem der letzten Outlook-Updates scheint es das X-Symbol nicht mehr zu geben. Wie kann ich jetzt eine einzelne, nicht mehr gültige E-Mail-Adresse aus der AutoVervollständigen-Liste löschen?
Während der Urlaubszeit nutzen viele Anwender die in Outlook eingebaute Funktion Automatische Antworten, um eingehende E-Mails automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten zu lassen. Abwesenheitsnotizen werden allerdings auch bei eingehenden Spam-Nachrichten verschickt und genau das sollten Sie möglichst verhindern. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Wenn ich für Termine oder andere Outlook-Elemente eine Erinnerungszeit eingestellt habe, zeigt mir Outlook zur vorgegebenen Zeit das Erinnerungsfenster mit den entsprechenden Elementen an. Normalerweise sind die Einträge logisch sortiert: erst die zukünftigen Einträge (bei mir für den nächsten Tag), danach die aktuellen Einträge von heute und zum Schluss die vergangenen, noch nicht geschlossenen Einträge. Aber ab und zu bringt Outlook die Reihenfolge durcheinander, so dass ich manchmal einen Termin übersehe. Haben Sie eine Erklärung dafür?
In einem früheren Tipp haben wir gezeigt, wie Sie eine Terminserie vorzeitig beenden können, ohne alte Einträge zu löschen. Das gilt allerdings nur für die Standardeinträge der Terminserie. Alle Abweichungen und alle Änderungen im Text eines Einzeltermins der Serie gehen dabei aber doch verloren. Outlook setzt die zurückliegenden Terminserien-Elemente einfach komplett auf die Standardwerte der Terminserie zurück. Auch die zurückliegenden Abweichungen oder Textanmerkungen gehen verloren. Immerhin warnt Sie Outlook vor diesem Verhalten, so dass Sie den Vorgang gegebenenfalls abbrechen können. Unmöglich ist eine Bearbeitung der Terminserie ohne Verlust individueller Einzelterminanpassungen aber nicht. Es sind nur diverse Zwischenschritte erforderlich. Wie Sie genau vorgehen müssen, zeigen wir in diesem Tipp.
FRAGE Ich setze seit einiger Zeit das neue Outlook ein. Dabei stört mich die automatische Rechtschreibprüfung. Verständlicherweise werden bestimmte Fachbegriffe oder spezielle Schreibweisen von Ortsnamen bemängelt. Deshalb möchte ich diese Begriffe in ein persönliches Wörterbuch aufnehmen, um sie in Zukunft von der Rechtschreibprüfung auszunehmen. Im klassischen Outlook konnte ich dazu einfach das vermeintlich falsch geschriebene Wort anklicken und Zum Wörterbuch hinzufügen anwählen. Eine solche Option habe ich im neuen Outlook noch nicht gefunden. Können Sie mir sagen, wo sich die Option versteckt oder wo das persönliche Wörterbuch für das neue Outlook hinterlegt ist?
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