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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem neuen SmartTools AutoFiler 6.7 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff - ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: die beliebte Erweiterung wird bereits von Tausenden Anwendern und Hunderten Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn sie passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.7 verfügbar, in der wir neben Dutzenden von Optimierungen nach Kundenwünschen die Schnellablage radikal überarbeitet und erweitert haben. E-Mails lassen sich jetzt spontan in wenigen Sekunden als PDF oder MSG ablegen, ohne dass Sie Jobs konfigurieren müssen. Die neue Schnellablage ist nach der Installation sofort einsatzbereit.
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2026 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Wenn Sie das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen öffnen, zeigt Outlook die angelegten Regeln leider nicht in alphabetischer Reihenfolge an. Das wäre das beim Bearbeiten und Verwalten allerdings sehr nützlich. Eine vorgefertigte Option zum Sortieren der Regeln gibt es leider nicht. Dafür wäre das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen auch nicht der geeignete Ort. Unser Tipp liefert eine effektive Lösung.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.6 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Sie können die neue Version 1.6 für 90 Tage kostenlos nutzen.
Wir haben in SmartTools Outlook Weekly bereits beschrieben, wie sich E-Mails mit Hilfe einer Regel immer zeitversetzt senden lassen. Dieses Verfahren hat allerdings den Nachteil, dass die E-Mails nur mit einem gleichbleibenden zeitlichen Abstand verschickt werden können. Denn in der Regel können Sie nur die Anzahl an Minuten festlegen, um die der E-Mail-Versand verzögert wird. Viele Anwender möchten aber bestimmte E-Mails immer zu einer genau festgelegten Zeit versenden, - zum Beispiel am nächsten Tag um 7:30 Uhr. Unser Tipp hilft weiter.
FRAGE Ich möchte die OST-Datei, in der Outlook die (Offline-)Informationen meines Standardkontos speichert, aus Platzgründen auf ein anderes Laufwerk verschieben. Anleitungen zum Verschieben der vormals üblichen PST-Dateien habe ich bereits gefunden. Diese scheinen bei OST-Dateien aber nicht zu funktionieren. Haben Sie eine Lösung für mich, wie ich meine OST-Datei aus dem Standardordner verschieben kann?
Neue Termine trägt Outlook immer mit dem Status "Gebucht" ein. In vielen Fällen möchten Sie Termine aber zunächst "Mit Vorbehalt" in meinen Kalender aufnehmen. Darum müssen Sie jedes Mal erst die Auswahl im Dropdownfeld Anzeigen als ändern, bevor Sie den neuen Termin speichern. Ideal wäre eine Programmeinstellung, mit der Sie die Standardauswahl im Feld Anzeigen als ändern können, aber die gibt es leider nicht. Sie können allerdings ein neues Terminformular mit dem gewünschten Standardwert anlegen und dieses dann zum Standard-Formular Ihres Kalenders machen. Dann öffnen sich neue Termine automatisch mit dem eingestellten Status – zum Beispiel "Mit Vorbehalt". Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Auf meinem alten PC hatte ich Outlook 2013 im Einsatz und ein Konto für meinen E-Mail-Provider eingerichtet. Wegen Windows 11 habe ich mir nun einen neuen PC angeschafft und darauf Office 2024 installiert. In Outlook 2024 wollte ich dasselbe E-Mail-Konto wie auf meinem alten PC einrichten, was daran scheiterte, dass ich das Kennwort nicht mehr weiß. In den alten Kontoeinstellungen sehe ich zwar die Serveradressen und meine E-Mail-Adresse, aber als Kennwort werden nur Sternchen angezeigt. Können Sie mir sagen, wie ich das Kennwort auslesen kann, um es dann wieder in Outlook 2024 einzusetzen?
Wenn Sie zum Beispiel jede Woche eine bestimmte Datei, die jeweils mit aktuellen Daten gefüllt wird, an eine andere Abteilung Firma schicken müssen, bieten Outlook-Startparameter eine wenig bekannte Möglichkeit, diese Standardaktion deutlich zu vereinfachen. Mit Startparametern beeinflussen Sie, was beim Starten von Outlook passiert. Sie können Outlook zum Beispiel über die Windows-Eingabeaufforderung starten und hinter dem Dateinamen OUTLOOK.EXE einen Parameter wie "/resetnavpane" eingeben, um die Ordnerliste zurückzusetzen. Mehr dazu im aktuellen Tipp.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.2 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen! Außerdem wurde die Integration der Claude-Sprachmodelle verbessert.
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