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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Im klassischen Outlook können Sie mit wenig Aufwand verschiedene E-Mail-Profile einrichten, um Outlook zum Beispiel entweder mit meinen geschäftlichen oder mit meinen privaten E-Mail-Konten zu starten. Im neuen Outlook findet sich zunächst einmal keine Möglichkeit, E-Mail-Profile anzulegen. Wenn Sie aber zum Beispiel geschäftliche und private E-Mail-Konten nutzen und diese möglichst weiterhin voneinander trennen möchten, wäre das ein deutlicher Rückschritt. Wir zeigen daher in diesem Tipp, wie Sie die versteckten E-Mail Profile im neuen Outlook nutzen.
FRAGE Um Zeit zu sparen, habe ich für verschiedene Zwecke Outlook-Vorlagen (OFT-Dateien) erstellt. Umständlich finde ich aber den Einsatz dieser Vorlagen. Ich muss dazu immer erst Start-Neu-Neue Elemente-Weitere Elemente-Formular auswählen anwählen und dann im Formular-Dialog nach "Vorlagen im Dateisystem" suchen, bevor ich die gewünschte Vorlage öffnen kann. Gibt es da nicht eine schnellere Methode?
Wenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten, setzen Sie in Outlook sicherlich auch freigegebene Postfächer ein, auf die mehrere Personen zugreifen können. Sie können dann aus Outlook die Postfächer öffnen und zum Beispiel die E-Mails im Posteingang lesen. Manchmal gelingt es bei einem freigegebenen Postfach jedoch nicht, E-Mails zu senden. Sie erhalten dann eine Unzustellbarkeitsnachricht und die E-Mail kommt nie beim gewählten Empfänger an. In diesem Tipp zeigen wir, wo das Problem liegt.
FRAGE Ich habe ein Problem mit einem meiner E-Mail-Konten, die ich beim Provider meiner Internetdomäne eingerichtet habe. Wenn ich aus Outlook auf das Konto zugreife, werden die gesendeten Nachrichten nicht im Ordner für "Gesendete Elemente" gespeichert. Sie verschwinden einfach. Mir ist bekannt, dass es in den Outlook-Optionen die Einstellung Nachrichtenkopien im Ordner "Gesendete Elemente" speichern gibt. Die Option habe ich kontrolliert, und sie ist aktiviert. Auf das Verhalten des E-Mail-Kontos scheint das aber keinen Einfluss zu haben. Merkwürdig ist außerdem, dass die gesendeten Nachrichten bei drei anderen Konten meiner Domäne wie erwartet unter "Gesendete Elemente" abgelegt werden. Können Sie mir vielleicht weiterhelfen?
Verschicken Sie immer wieder dieselben Anhänge mit Preislisten, Produktbeschreibungen, Techinfos usw.? Sparen Sie sich in Zukunft die manuelle Suche nach den Dateien und nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Anhang-Assistenten. Mit der neuen Version 6.0 können Sie jetzt auch Verzeichnisse mit wichtigen Anhängen per Mausklick aufrufen. So bleiben Sie flexibel und können zum Beispiel beim Ausführen einer Aktion immer genau die richtige Datei aus dem passenden Verzeichnis auswählen.
In älteren Outlook-Versionen ließ sich problemlos eine E-Mail-Signatur mit dem aktuellen Datum erstellen. Dazu musste man bei der Signaturdefinition lediglich ein Word-Datumsfeld einfügen – zum Beispiel per Strg + F9 und Eingabe des Feldnamens "DATE". In den neueren Outlook-Versionen funktioniert das offensichtlich nicht mehr. Bei der Signaturdefinition ist das Einfügen von Word-Feldfunktionen nicht mehr möglich. Unser Tipp zeigt, wie Sie Signaturen mit einem automatisch aktualisierbaren Datum auch in den aktuellen Outlook-Versionen einsetzen können.
FRAGE Ich möchte gerne eine Wochenansicht meiner Kalender drucken. Im Prinzip bietet Outlook dafür unter Datei-Drucken ein "Wochenagendaformat" oder ein "Wochenkalenderformat" an. Allerdings möchte ich nicht nur die Termine aus meinem Standardkalender drucken, sondern die Termine aus allen Kalendern, die ich im Kalenderbereich von Outlook ausgewählt habe. Dort lasse ich die Kalender überlagert anzeigen, so dass ich sofort alle Termine im Blick habe. Es scheint aber nicht möglich zu sein, diese Bildschirmansicht in eine Druckausgabe zu übertragen. Denn wenn ich die Druckoptionen öffne, kann ich immer nur einen einzigen Kalender auswählen. Eine Option wie "alle angezeigten Kalender" gibt es nicht. Kennen Sie irgendeinen Trick, mit dem ich doch alle ausgewählten Kalender auf einmal ausdrucken kann?
Manchmal suchen Sie im Kontaktordner nach einer Person, um sie anzurufen und gleich einen Termin mit dieser Person zu vereinbaren. Da wäre es praktisch, wenn Sie den Termin direkt aus dem Kontakt heraus anlegen könnten. Es gibt zwar keinen Terminbefehl im Kontaktformular aber Sie können aus dem Kontaktordner heraus einen Kontakt mit der Maus auf den Outlook-Kalender ziehen, um einen neuen Termin mit den Kontaktinformationen anzulegen. Wir zeigen in diesem Tipp wie es geht.
Wenn Sie im Navigationsbereich von Outlook alle Ordner Ihres E-Mail-Kontos einblenden, stoßen Sie häufig auf einige Ordner, deren Zweck sich nicht sofort erschließt. Eingehende Nachrichten legt Outlook normalerweise im "Posteingang" ab und ausgehende Nachrichten landen im Ordner "Gesendete Elemente". Daneben gibt es aber auch "Gelöschte Elemente", "Entwürfe" oder "Gesendete Objekte" sowie "Gelöschte Objekte". Die Ordner sind dann aber häufig leer. Wir bringen in unserem Tipp Licht ins Dunkel.
FRAGE In meiner früheren Outlook-Version gab es neben jeder E-Mail im Posteingang kleine Symbole, an denen man den Status (gelesen/ungelesen, weitergeleitet usw.) erkennen konnte. Im aktuellen Outlook enthält die Posteingangsliste fast nur noch Textinformationen, was sie in meinen Augen recht unübersichtlich macht. Die einzelnen Einträge sind nur durch einen kleinen Abstand getrennt. Kann ich nicht wenigstens Trennlinien zwischen den einzelnen E-Mails anzeigen lassen?
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