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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung per E-Mail empfangen haben.
In den Optionen einer neuen E-Mail lässt sich die Übermittlung der Nachricht bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit verzögern. Auch wenn Sie die Angaben individuell anpassen kann, sind sie anfangs immer auf das aktuelle Datum und auf 17:00 Uhr eingestellt. Das sogar, wenn es zum Beispiel bereits 19 Uhr ist. Viele Anwender suchen daher nach einer Möglichkeit, den Zeitpunkt der Übermittlungsverzögerung automatisch vorzugeben. Zum Beispiel auf den nächsten Tag um 9:00 Uhr.
FRAGE In Outlook konnte ich PDF-Dateianhänge immer per Doppelklick öffnen. Danach erschien zwar erst ein Fenster mit einem Sicherheitshinweis, aber darin konnte ich auf Öffnen klicken, um die PDF-Datei anzuschauen. Das geht plötzlich nicht mehr. Der Doppelklick auf einen PDF-Anhang öffnet jetzt ein Fenster mit einer Sicherheitswarnung, in dem ich nur noch auf Auf Datenträger speichern oder Abbrechen klicken kann. Ein direktes Öffnen der PDF-Datei ist nicht mehr möglich. Woran liegt das? Und wie kann ich den alten Zustand wiederherstellen?
Wenn Sie Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, möchten Sie sie häufig aus dem Standard-Aufgabenordner in einen anderen Ordner verschieben. Automatisch ist das nicht ohne weiteres möglich, denn Regeln können Sie nur für E-Mail-Nachrichten definieren. Um die Arbeit mit Aufgaben zu automatisieren, können Sie auf die VBA-Lösung aus diesem Tipp zurückgreifen. Eine Aufgabe aus dem Standardordner "Aufgaben" wird automatisch in den darunter befindlichen Unterordner "Erledigte Aufgaben" verschoben, sobald Sie die Aufgabe als "Erledigt" markieren.
FRAGE In meinem Outlook-Kalender habe ich ein seltsames Phänomen beobachtet. Meistens zeigt mir Outlook in der Monatsansicht fünf Wochen an. Irgendwann kam es aber dazu, dass plötzlich sechs Wochen gleichzeitig angezeigt wurden. Ich weiß nicht, wie das passieren konnte. Aber ich fand es ganz praktisch, einen Überblick über insgesamt sechs anstelle der üblichen fünf Wochen zu haben. Als ich das nächste Mal wieder in den Kalender wechselte, konnte ich wieder nur fünf Wochen sehen. Haben Sie eine Erklärung für das Phänomen? Und ist es möglich, die Anzeige von sechs Wochen zu erzwingen?
Haben Sie immer alle anstehenden Geburts- und Jahrestage im Blick? Mit der neuesten Version 9.5 unserer SmartTools Geburtstags-Erinnerung für Outlook verpassen Sie in Zukunft keinen Ehrentag – egal aus welchem Kontakte-Ordner: Der Assistent prüft Ihre Kontakte auf eventuell vermerkte Geburtstage und zeigt Ihnen die Geburtstagskinder in einem übersichtlichen Dialog an. Dabei können Sie gezielt beispielsweise die Geburtstage von heute, den nächsten drei Tagen, dieser Woche oder dieses Monats mit einem Mausklick anzeigen und zusätzlich für jedes Geburtstagskind Zusatzinformationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ablesen und sogar per Mausklick eine Geburtstagsmail abschicken!
Wenn Sie Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, möchten Sie sie häufig aus dem Standard-Aufgabenordner in einen anderen Ordner verschieben. Automatisch ist das nicht ohne weiteres möglich, denn Regeln können Sie nur für E-Mail-Nachrichten definieren. Um die Arbeit mit Aufgaben zu automatisieren, können Sie auf die VBA-Lösung aus diesem Tipp zurückgreifen. Eine Aufgabe aus dem Standardordner "Aufgaben" wird automatisch in den darunter befindlichen Unterordner "Erledigte Aufgaben" verschoben, sobald Sie die Aufgabe als "Erledigt" markieren.
FRAGE Ich habe Probleme mit meinem Google-Konto, das ich in Outlook eingerichtet habe. Beim Zugriff auf das Konto erscheint zwar keine Fehlermeldung. Ganz unten in der Statusleiste von Outlook wird aber "Übermittlungsfehler" angezeigt. Wenn ich auf diesen Text klicke, öffnet sich ein Fenster mit dem Fehlerwert "0x800CCC0E" und dem Hinweis, dass keine Verbindung zum Server hergestellt werden kann. Damit kann ich nichts anfangen. Wissen Sie, wie ich die Verbindung zu meinem Google-Konto wiederherstellen kann?
Wir haben in einem vergangenen Tipp einmal beschrieben, wie man erledigte Aufgaben per Makro in einem Outlook-Ordner archivieren kann. Etwas Ähnliches wünschen sich einige Anwender für Termine. Sie nutzen beispielsweise Termine ohne Dauer (dieselbe Zeit für Anfang und Ende), um Aufgaben in den Kalender einzutragen. Es würde den Kalender dann wesentlich übersichtlicher machen, wenn Sie die erledigten "Aufgabentermine" ausblenden könnten, so dass sie aus dem Kalender verschwinden. Dieser Tipp zeigt Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
Microsoft hält derzeit noch an seinen Plänen fest, das klassische Outlook irgendwann in den nächsten Jahren durch das neue Outlook zu ersetzen. Das neue Outlook ist allerdings keine Weiterentwicklung, sondern ein komplett neues Programm, das auf einer universellen Codebasis für verschiedene Plattformen beruht. Es fehlen weiterhin zahlreiche elementare Funktionen und es gibt erhebliche Datenschutzbedenken, die immer noch nicht beseitigt sind. Viele Anwender und Unternehmen sind extrem unzufrieden mit dem neuen Outlook. Man kann nur vermuten, dass das einer der Gründe ist, warum Microsoft bei der Umstellung nun deutlich auf die Bremse drückt.
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