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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Bis vor kurzem konnten Sie ICS-Dateien, - also Kalenderdateien, die zum Beispiel die Termindetails eines Meetings enthalten -, direkt per Doppelklick aus einer E-Mail öffnen. Wenn Sie alle aktuellen Outlook-Updates installiert haben, erscheint jetzt immer zuerst ein Sicherheitshinweis, der Sie vor einem potenziellen Sicherheitsrisiko warnt. Sie können diesen Hinweis zwar mit einem Klick auf Ja ignorieren, aber natürlich stört diese zusätzliche Aktion. Wir zeigen, wie Sie die die Warnung vor "gefährlichen" ICS-Dateien ausschalten können.
FRAGE Manchmal suche ich nach E-Mails mit bestimmten Dateianhängen. Das gestaltet sich oft sehr mühsam, da ich diese E-Mails mitunter in Unterordnern des Posteingangs abgelegt habe und ich somit verschiedene Ordner durchsuchen muss. Praktisch wäre es, wenn ich eine Liste aller E-Mails erstellen könnte, die Dateianhänge enthalten. Und das unabhängig vom Ablageort. Haben Sie eine Idee, wie ich eine solche Suche einrichten könnte?
Ein Doppelklick auf einen Dateianhang öffnet die Datei normalerweise in der Anwendung, die zum Dateityp des E-Mail-Anhangs passt. Das ist bei Word-, Excel oder PowerPoint-Dokumenten nicht anders. Nur hier werden die Dokumente standardmäßig in der so genannten "geschützten Ansicht" geöffnet. Eine Bearbeitung ist darin nicht möglich und - schlimmer noch - Sie können die Datei nicht einmal ausdrucken.
Vor einiger Zeit haben wir einen Tipp veröffentlicht, in dem es um die Ausgabe aller E-Mail-Adressen in einem bestimmten Outlook-Ordner ging. Die VBA-Lösung listete jeweils die Adressen aus dem per Dialogfenster ausgewählten Ordner auf. Wir haben zu dem Tipp mehrere Erweiterungswünsche erhalten: Das VBA-Makro soll so erweitert werden, dass gleichzeitig alle Adressen aus den Unterordnern des ausgewählten Ordners ausgegeben werden. Mit VBA ist viel möglich, so auch eine Erweiterung unseres Makros, mit der Sie bei der Adressenausgabe nicht nur einen einzigen Ordner, sondern auch alle Unterordner einbeziehen.
FRAGE Im klassischen Outlook konnte ich schnell aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen. Ich musste die E-Mail nur mit der Maus auf das Aufgaben-Symbol in der Navigationsleiste ziehen. Daraufhin öffnete sich ein Aufgabenfenster, in dem ich alle erforderlichen Details festlegen konnte. Betreff und Inhalt der E-Mail wurden automatisch in die Aufgabe übernommen. Im neuen Outlook steht mir diese Funktionalität nicht zur Verfügung. In der Navigationsleiste gibt es nicht einmal ein Aufgabensymbol. Angeblich arbeitet das neue Outlook jetzt mit "To Do" als Nachfolger des Aufgabenbereichs. Aber selbst dafür finde ich kein Symbol in der Navigationsleiste, und ich kann es auch nicht über den Bereich Weitere Apps hinzufügen. Können Sie mir einen Tipp geben, wie ich im neuen Outlook Aufgaben anlegen kann? Und am besten auch noch, wie ich aus einer E-Mail direkt eine Aufgabe anlege?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.8 kann jetzt unter anderem die Websuche in die KI-Antworten einbeziehen. Außerdem stehen Ihnen mit Mistral AI, Open WebUI und Ollama gleich drei neue KI-Modelle zur Auswahl, die ausschließlich europäische oder Ihre eigenen Server nutzen.
In einem vergangenen Tipp haben wir beschrieben, wie sich die Anzeige der Ordnerelemente, die in der Ordnerliste von Outlook hinter den Ordnernamen erscheint, per VBA-Makro schnell auf die Anzahl aller Elemente umschalten lässt. Das Makro sorgt dafür, dass diese Einstellung gleich auf alle Unterordner eines individuell auswählbaren Stammordners angewendet wird. Wie kehren Sie aber wieder zur Anzeige der Anzahl ungelesener Elemente zurück, ohne dafür die Eigenschaften jedes einzelnen Ordners manuell bearbeiten zu müssen? In diesem Tipp haben wir die Makrosteuerung überarbeitet. Die neue Lösung schaltet nicht starr auf eine bestimmte Anzeigeform um, sondern lässt Ihnen die Wahl, ob hinter den Ordnernamen die Anzahl aller Elemente oder die Anzahl ungelesener Elemente erscheint. Danach können Sie wie bisher den Outlook-Ordner auswählen, für den diese Einstellung gelten soll. Der VBA-Code bearbeitet anschließend diesen Ordner sowie alle Unterordner.
FRAGE In Kontaktformularen verwende ich das Notizfeld, um Bemerkungen zur jeweiligen Person festzuhalten. Es wäre hilfreich, wenn ich dort auch Links zu E-Mails aus dem Posteingang oder dem Ordner "Gesendete Elemente" einfügen könnte, damit ich die betreffenden E-Mails direkt aus dem Kontaktformular öffnen kann. Ich habe gehört, dass es diese Option früher einmal gab. Wissen Sie, wie das in den neuen Outlook-Versionen machbar ist?
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2027 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die ihre E-Mails generell ein wenig zeitversetzt verschicken möchten. Es sicherlich jedem schon häufiger passiert, dass zu voreilig die Senden-Schaltfläche angeklickt wurde. Wenn Outlook ein paar Minuten mit dem Versand warten würde, hätten Sie in solchen Fällen die Möglichkeit, die E-Mail noch einmal zu überarbeiten oder sie ganz zu löschen. Grundsätzlich können bei jeder E-Mail individuell die Übermittlung verzögern. Eine entsprechende Einstellung finden Sie in den Optionen der Nachricht. Wenn Sie aber generell alle E-Mails zeitversetzt senden wollen, nutzen Sie diesen Tipp.
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