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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.5 kann jetzt unter anderem die Websuche in die KI-Antworten einbeziehen. Außerdem stehen Ihnen mit Mistral AI, Open WebUI und Ollama gleich drei neue KI-Modelle zur Auswahl, die ausschließlich europäische oder Ihre eigenen Server nutzen.
Das letzte Windows-Sicherheitsupdate aus dem Januar führt zu erheblichen Problemen mit Outlook. Nach der Installation können regelmäßigige Abstürze auftreten und es passiert immer wieder, dass Outlook plötzlich nicht reagiert. Nach Angaben von Microsoft ist häufig auch ein Neustart von Outlook nicht möglich, weil eine Instanz geöffnet bleibt, die man zunächst über den Taskmanager beenden muss. Mittlerweile steht ein Bugfix zur Verfügung.
FRAGE Wenn ich eine E-Mail schreibe, führt Outlook automatisch eine Rechtschreibprüfung durch. Falsch geschriebene Wörter werden dann automatisch mit einer geschlängelten Linie unterstrichen und somit als fehlerhaft markiert. Im Grunde ist das natürlich sehr hilfreich. Da die Texte meiner E-Mails aber häufig Fachbegriffe und Fremdwörter enthalten, bemängelt Outlook viele Wörter, die gar nicht falsch geschrieben sind. Aus diesem Grund möchte ich die Rechtschreibprüfung permanent deaktivieren. Können Sie mir sagen, wie das im neuen Outlook geht?
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet haben, ist das häufig gleichbedeutend mit mehreren separaten Posteingängen, insbesondere wenn es sich um IMAP-Konten handelt. Umso aufwändiger ist es dann allerdings, die einzelnen Posteingänge nach neuen E-Mails abzusuchen. Effektiver wäre eine gemeinsame Posteingangsliste für alle E-Mail-Konten. Wie Sie das erreichen, erfahren Sie in diesem Tipp der Woche.
FRAGE In einer der letzten Ausgaben Ihres Newsletters ging es darum, E-Mails zu einer festgelegten Uhrzeit am nächsten Tag zu verschicken. Wie Sie sagen, funktioniert das nur mit Konten aus Microsoft 365-Geschäftsabos und nur, wenn das Konto im Online-Modus eingebunden ist. Beide Voraussetzungen sind in meinem Fall erfüllt. Mich ärgert aber, dass ich die Übermittlungsverzögerung in jeder E-Mail manuell einstellen muss. Geht das nicht einfacher – zum Beispiel mit einem VBA-Makro?
Im Posteingang von Outlook können Sie über Ansicht-Layout-Aufgabenleiste am rechten Rand einen Kalender in einer Agenda-Ansicht und Ihre nächsten Aufgaben anzeigen lassen. Outlook zeigt Kalender und Aufgaben aber immer übereinander an. Auch mit dem Verbreitern der Aufgabenleiste lassen sich Kalender und Aufgaben nicht nebeneinander anzeigen. In diesem Tipp zeigen wir eine Technik, mit der Sie zum Ziel kommen.
FRAGE Ich möchte meine Kontakte als Telefonliste ausdrucken und dabei auch das Geburtsdatum ausgeben. Um alle Informationen auf eine Seite zu bekommen, habe ich die Breite der Spalten so weit wie möglich reduziert. Was mich jetzt stört, ist das lange Datumsformat der Geburtstagsspalte. Wie kann ich hier ein kurzes Datumsformat wie "12.12.1978" (statt "12. Dezember 1978") einstellen, damit ich die Spaltenbreite anschließend weiter verkleinern kann?
Wenn Sie das Kontaktformular eines Outlook-Kontakts öffnen (Doppelklick im Outlook-Kontaktordner), können Sie neben der Adresse auf die Schaltfläche Karte klicken, um sich die Lage des Ortes auf einer Online-Karte anzusehen. Outlook verwendet dabei aber immer Microsoft Bing als Kartendienst. Vielen Anwender wäre es lieber, wenn der Ort in Google Maps angezeigt würde. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie den Kartendienst von Outlook ändern.
Der Anteil von verschickten E-Rechnungen steigt in den letzten Monaten stark an, aber viele Unternehmen bemerken das gar nicht. Das Hauptproblem: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nicht ohne weiteres als E-Rechnung erkennbar. Sie erscheint zunächst wie eine normale PDF-Datei, aber es genügt nicht, wie gewohnt nur das PDF-Dokument anzuzeigen! In der PDF befindet sich auch die eigentliche E-Rechnung als strukturierte Textdatei. Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen in PDF und E-Rechnung übereinstimmen, denn der Inhalt der E-Rechnung ist ausschlaggebend für den in Rechnung gestellten Betrag. Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Prüfer hilft weiter: er integriert sich in Outlook, prüft die Anhänge in der aktuell angezeigten Nachricht und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein. Ab sofort ist die meine Version 1.5 mit zahlreichen Optimierungen verfügbar.
Erledigen Sie Ihre Terminplanung meistens mithilfe des Outlook-Kalenders? Dann kennen Sie das Problem: Standardmäßig sind keine Feiertage und Ferientermine im Kalender eingetragen. Mit dem kostenlosen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2026 für Outlook können Sie Ferientermine nach Bundesländern oder Kantonen bis zum Schuljahr 2026/2027 und Feiertage bis zum Jahr 2027 in Ihre Outlook-Kalender einfügen. In diesem Tipp stellen wir die wichtigsten Funktionen unserer beliebten Outlook-Erweiterung vor.
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