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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine erinnern lassen, gibt es immer wieder das lästige Problem, dass das Erinnerungsfenster von anderen Anwendungen verdeckt wird. Zumindest in Outlook 365 können Sie das Problem endlich mit einer wenig bekannten Option beheben. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp nicht nur wo Sie die Option finden, sondern liefern auch eine passende Lösung für ältere Outlook-Versionen.
Wenn Ihnen eine der eingebauten Standardansichten nicht gefällt, können Sie sie zwar individuell umgestalten, indem Sie zum Beispiel Felder hinzufügen oder entfernen, die Gruppierung oder Sortierung beeinflussen usw. Die Standardansichten lassen sich aber nicht komplett entfernen. In diesem Tipp zeigen wir aus diesem Grund, wie Sie mit kleinen VBA-Makros dafür sorgen, dass beim Wechsel in einen Kontaktordner automatisch eine bestimmte Ansicht ausgewählt wird.
FRAGE Immer wieder zeigt mir Outlook Terminerinnerungen an, die ich gar nicht brauche. Das ist vor allem bei Terminserien lästig, weil Outlook wiederkehrend überflüssige Erinnerungen anzeigt. Wenn ich dann aber versuche, in dem Termin bzw. der Terminserie die Erinnerung auf "Ohne" zu setzen, erhalte ich beim Speichern die Meldung: "Änderungen am Inhalt dieses schreibgeschützten Ordners sind nicht möglich." Wie kommt das? Und wie kann ich die unnötigen Terminerinnerungen endgültig beseitigen?
Mit dem neuen SmartTools AutoFiler 6.7 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff - ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: die beliebte Erweiterung wird bereits von Tausenden Anwendern und Hunderten Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn sie passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.7 verfügbar, in der wir neben Dutzenden von Optimierungen nach Kundenwünschen die Schnellablage radikal überarbeitet und erweitert haben. E-Mails lassen sich jetzt spontan in wenigen Sekunden als PDF oder MSG ablegen, ohne dass Sie Jobs konfigurieren müssen. Die neue Schnellablage ist nach der Installation sofort einsatzbereit.
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2026 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Wenn Sie das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen öffnen, zeigt Outlook die angelegten Regeln leider nicht in alphabetischer Reihenfolge an. Das wäre das beim Bearbeiten und Verwalten allerdings sehr nützlich. Eine vorgefertigte Option zum Sortieren der Regeln gibt es leider nicht. Dafür wäre das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen auch nicht der geeignete Ort. Unser Tipp liefert eine effektive Lösung.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.6 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Sie können die neue Version 1.6 für 90 Tage kostenlos nutzen.
Wir haben in SmartTools Outlook Weekly bereits beschrieben, wie sich E-Mails mit Hilfe einer Regel immer zeitversetzt senden lassen. Dieses Verfahren hat allerdings den Nachteil, dass die E-Mails nur mit einem gleichbleibenden zeitlichen Abstand verschickt werden können. Denn in der Regel können Sie nur die Anzahl an Minuten festlegen, um die der E-Mail-Versand verzögert wird. Viele Anwender möchten aber bestimmte E-Mails immer zu einer genau festgelegten Zeit versenden, - zum Beispiel am nächsten Tag um 7:30 Uhr. Unser Tipp hilft weiter.
FRAGE Ich möchte die OST-Datei, in der Outlook die (Offline-)Informationen meines Standardkontos speichert, aus Platzgründen auf ein anderes Laufwerk verschieben. Anleitungen zum Verschieben der vormals üblichen PST-Dateien habe ich bereits gefunden. Diese scheinen bei OST-Dateien aber nicht zu funktionieren. Haben Sie eine Lösung für mich, wie ich meine OST-Datei aus dem Standardordner verschieben kann?
Neue Termine trägt Outlook immer mit dem Status "Gebucht" ein. In vielen Fällen möchten Sie Termine aber zunächst "Mit Vorbehalt" in meinen Kalender aufnehmen. Darum müssen Sie jedes Mal erst die Auswahl im Dropdownfeld Anzeigen als ändern, bevor Sie den neuen Termin speichern. Ideal wäre eine Programmeinstellung, mit der Sie die Standardauswahl im Feld Anzeigen als ändern können, aber die gibt es leider nicht. Sie können allerdings ein neues Terminformular mit dem gewünschten Standardwert anlegen und dieses dann zum Standard-Formular Ihres Kalenders machen. Dann öffnen sich neue Termine automatisch mit dem eingestellten Status – zum Beispiel "Mit Vorbehalt". Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
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