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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.8 kann jetzt unter anderem die Websuche in die KI-Antworten einbeziehen. Außerdem stehen Ihnen mit Mistral AI, Open WebUI und Ollama gleich drei neue KI-Modelle zur Auswahl, die ausschließlich europäische oder Ihre eigenen Server nutzen.
In einem vergangenen Tipp haben wir beschrieben, wie sich die Anzeige der Ordnerelemente, die in der Ordnerliste von Outlook hinter den Ordnernamen erscheint, per VBA-Makro schnell auf die Anzahl aller Elemente umschalten lässt. Das Makro sorgt dafür, dass diese Einstellung gleich auf alle Unterordner eines individuell auswählbaren Stammordners angewendet wird. Wie kehren Sie aber wieder zur Anzeige der Anzahl ungelesener Elemente zurück, ohne dafür die Eigenschaften jedes einzelnen Ordners manuell bearbeiten zu müssen? In diesem Tipp haben wir die Makrosteuerung überarbeitet. Die neue Lösung schaltet nicht starr auf eine bestimmte Anzeigeform um, sondern lässt Ihnen die Wahl, ob hinter den Ordnernamen die Anzahl aller Elemente oder die Anzahl ungelesener Elemente erscheint. Danach können Sie wie bisher den Outlook-Ordner auswählen, für den diese Einstellung gelten soll. Der VBA-Code bearbeitet anschließend diesen Ordner sowie alle Unterordner.
FRAGE In Kontaktformularen verwende ich das Notizfeld, um Bemerkungen zur jeweiligen Person festzuhalten. Es wäre hilfreich, wenn ich dort auch Links zu E-Mails aus dem Posteingang oder dem Ordner "Gesendete Elemente" einfügen könnte, damit ich die betreffenden E-Mails direkt aus dem Kontaktformular öffnen kann. Ich habe gehört, dass es diese Option früher einmal gab. Wissen Sie, wie das in den neuen Outlook-Versionen machbar ist?
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2027 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die ihre E-Mails generell ein wenig zeitversetzt verschicken möchten. Es sicherlich jedem schon häufiger passiert, dass zu voreilig die Senden-Schaltfläche angeklickt wurde. Wenn Outlook ein paar Minuten mit dem Versand warten würde, hätten Sie in solchen Fällen die Möglichkeit, die E-Mail noch einmal zu überarbeiten oder sie ganz zu löschen. Grundsätzlich können bei jeder E-Mail individuell die Übermittlung verzögern. Eine entsprechende Einstellung finden Sie in den Optionen der Nachricht. Wenn Sie aber generell alle E-Mails zeitversetzt senden wollen, nutzen Sie diesen Tipp.
FRAGE Ich bin inzwischen auf das neue Outlook umgestiegen. Da ein zweiwöchiger Urlaub ansteht, möchte ich nun Abwesenheitsbenachrichtigungen einrichten, also automatische Antworten auf eingehende E-Mails mit einem kurzen Hinweis, dass ich erst ab einem bestimmten Datum wieder erreichbar bin. In den Einstellungen des neuen Outlook habe ich im Bereich Konten den Unterpunkt Automatische Antworten gefunden. Für mein E-Mail-Konto steht dort aber, dass automatische Antworten nicht unterstützt werden. Ist die Funktion noch nicht vollständig im neuen Outlook integriert? Oder kennen Sie eine andere Möglichkeit, für mein Konto automatische Abwesenheitsnachrichten einzurichten?
Mit den August 2026-Updates von Microsoft werden mehrere kritische Sicherheitslücken geschlossen, die Outlook 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 betreffen. Offiziell werden nur 3 Outlook-Sicherheitslücken aufgelistet, aber es gibt 10 kritische Lücken in Microsoft Office. Laut offizieller Dokumentation kann bereits der Aufruf einer manipulierten Datei im Vorschaufenster zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen.
Wenn Sie die Sofortsuche von Outlook nutzen, um E-Mails nicht nur im aktuellen Ordner sondern im gesamten Postfach zu suchen, gibt es Probleme beim Ausdruck der Trefferliste im Tabellenformat. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie über einen Suchordner zum Ziel kommen. Die Inhalte eines Suchordners lassen sich im Tabellenformat ausgeben, so dass tatsächlich nur die E-Mails gedruckt werden, die dem Suchkriterium entsprechen.
FRAGE Ich habe meine Outlook-Version vor kurzem neu installiert und dabei natürlich auch meine E-Mail-Konten neu hinzugefügt. Nun muss ich leider feststellen, dass E-Mails, die ich sende, gar nicht sofort verschickt werden, sondern im Postausgang hängenbleiben. Das war früher nicht so. Haben Sie eine Idee, was der Grund dafür sein kann? Und können Sie mir sagen, wie ich das Problem aus der Welt schaffe?
Auf den ersten Blick gibt es in Outlook keine Möglichkeit, aus den E-Mails eines Outlook-Ordners nur die Absenderdaten auszulesen, um aus den Daten zum Beispiel anschließend eine Kontaktliste zu machen. Unser Tipp zeigt wie es geht: Sie können die Absenderdaten (Anzeigename und E-Mail-Adresse) in eine CSV-Datei exportieren. Die Datei lässt sich anschließend in Excel bearbeiten, um etwa Duplikate herauszufiltern oder andere Anpassungen vorzunehmen.
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