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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
In früheren Versionen von Outlook konnten Sie Informationen aus den unterschiedlichsten Dateitypen importieren. Dazu zählten unter anderen Excel-, Access- und Lotus Organizer-Dateien sowie verschiedene Arten von CSV- bzw. Textdateien ("Kommagetrennte Werte", "Tabulatorgetrennte Werte"). Die neueren Outlook-Versionen bieten beim Import aus externen Dateien nur noch "Durch Trennzeichen getrennte Werte" und "Outlook-Datendatei (.pst)" an.
FRAGE Manchmal muss ich E-Mails auch in englischer Sprache schreiben. Die Rechtschreibprüfung von Outlook bemängelt dann allerdings fast jedes Wort, weil sie offenbar davon ausgeht, dass der Nachrichtentext auf Deutsch geschrieben ist. Kann ich die Rechtschreibprüfung in diesem Fall vielleicht ausschalten? Oder was noch besser wäre: Kann ich die Rechtschreibprüfung bei Bedarf irgendwie auf Englisch umschalten?
Ein Wiedervorlagesystem hilft dabei, die Bearbeitung wichtiger E-Mails nicht zu vergessen. Wie Sie ein solches System in Outlook einrichten, haben wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps gezeigt. Doch nicht immer funktioniert das System so, wie es geplant ist. Wenn Nachrichtenkennzeichnungen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen und sich Erinnerungen gar nicht erst setzen lassen, müssen Sie auf Tricks zurückgreifen. Diese Tricks stellen wir Ihnen in diesem zweiten Teil unseres Tipps vor.
FRAGE Seit ein paar Tagen haben sich drei neue App-Symbole in meiner Windows-Taskleiste eingenistet, die offenbar zu Outlook bzw. OneDrive gehören. Sie heißen People, Calendar und Files. Ich brauche diese zusätzlichen Mini-Apps nicht, denn meine Kontakte und Termine verwalte ich direkt in Outlook. Und wenn ich mit Dateien arbeiten will, nutze ich den Explorer oder öffne meinen OneDrive-Speicher online im Browser. Ich möchte die drei Apps dauerhaft loswerden. Wissen Sie, wie das geht? Denn wenn ich die Apps schließe, sind sie beim nächsten Start meines PCs automatisch wieder da.
Die Zeit ist oft knapp und vermutlich schaffen auch Sie es nicht, alle eingehenden E-Mails immer sofort zu bearbeiten. Was also tun, um die weitere Bearbeitung einer E-Mail nicht zu vergessen? Richten Sie doch einfach eine Wiedervorlage ein. Wie das geht, verraten wir Ihnen in diesem Tipp. Wenn Sie sich von Outlook an etwas erinnern lassen wollen, müssen Sie nur eine Erinnerungszeit setzen. Das kennen Sie vielleicht von Terminen oder Aufgaben. Das geht aber genauso gut mit E-Mails. Hier nutzen Sie die Nachrichtenkennzeichnung, mit der Sie nicht nur ein Fälligkeitsdatum, sondern auch eine konkrete Erinnerungszeit einstellen können.
FRAGE Im Outlook-Kalender möchte ich immer die nächsten 8 Tage im üblichen Zeitraster anzeigen lassen, - ausgehend vom aktuellen Datum. Das Umschalten der Ansicht gelingt mir auch, indem ich im Datumsnavigator die gewünschten Tage markiere. Nur leider merkt sich Outlook diese Einstellung nicht. Es reicht schon, wenn ich aus dem Kalender in meinen Posteingang wechsle und dann zum Kalender zurückkehre. Manchmal zeigt Outlook dann nur noch das aktuelle Datum in der Tagesansicht an, manchmal erscheint die ganze Woche – aber immer von Montag bis Sonntag. Wie kann ich die Kalenderansicht dauerhaft auf die nächsten 8 Tage ab dem aktuellen Datum umstellen?
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine erinnern lassen, gibt es immer wieder das lästige Problem, dass das Erinnerungsfenster von anderen Anwendungen verdeckt wird. Zumindest in Outlook 365 können Sie das Problem endlich mit einer wenig bekannten Option beheben. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp nicht nur wo Sie die Option finden, sondern liefern auch eine passende Lösung für ältere Outlook-Versionen.
Wenn Ihnen eine der eingebauten Standardansichten nicht gefällt, können Sie sie zwar individuell umgestalten, indem Sie zum Beispiel Felder hinzufügen oder entfernen, die Gruppierung oder Sortierung beeinflussen usw. Die Standardansichten lassen sich aber nicht komplett entfernen. In diesem Tipp zeigen wir aus diesem Grund, wie Sie mit kleinen VBA-Makros dafür sorgen, dass beim Wechsel in einen Kontaktordner automatisch eine bestimmte Ansicht ausgewählt wird.
FRAGE Immer wieder zeigt mir Outlook Terminerinnerungen an, die ich gar nicht brauche. Das ist vor allem bei Terminserien lästig, weil Outlook wiederkehrend überflüssige Erinnerungen anzeigt. Wenn ich dann aber versuche, in dem Termin bzw. der Terminserie die Erinnerung auf "Ohne" zu setzen, erhalte ich beim Speichern die Meldung: "Änderungen am Inhalt dieses schreibgeschützten Ordners sind nicht möglich." Wie kommt das? Und wie kann ich die unnötigen Terminerinnerungen endgültig beseitigen?
Mit dem neuen SmartTools AutoFiler 6.7 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff - ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: die beliebte Erweiterung wird bereits von Tausenden Anwendern und Hunderten Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn sie passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.7 verfügbar, in der wir neben Dutzenden von Optimierungen nach Kundenwünschen die Schnellablage radikal überarbeitet und erweitert haben. E-Mails lassen sich jetzt spontan in wenigen Sekunden als PDF oder MSG ablegen, ohne dass Sie Jobs konfigurieren müssen. Die neue Schnellablage ist nach der Installation sofort einsatzbereit.
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