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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Der Einsatz von Outlook mit mehreren Personen an einem System, führt immer wieder zu Problemen. Oft gelingt es noch, E-Mails mit Hilfe von Regeln in personenspezifische Ordner zu verteilen. Aber spätestens bei der Terminplanung oder der Pflege des Kontaktordners kommt es bei einer gemeinsamen Nutzung von Outlook zum großen Chaos. Dabei ist es gar nicht so schwer, einen einzigen PC so einzurichten, dass jeder Anwender sein eigenes Outlook hat. Die Details erfahren Sie in diesem Tipp.
FRAGE Ich habe vor ein paar Tagen mit Hilfe des Befehls Ordner-Neu-Neuer Ordner einen neuen Unterordner in meinem Posteingang angelegt. Im Ordnerbereich taucht dieser Ordner allerdings nicht auf. Ja, ich weiß, dass ich erst den Ordner "Posteingang" erweitern muss, damit die untergeordneten Elemente eingeblendet werden. Das hilft aber nichts. Andere Unterordner zeigt Outlook wie erwartet an. Nur dieser eine neue Unterordner ist unauffindbar. Gibt es irgendwelche Namenseinschränkungen? Oder haben Sie eine andere Erklärung dafür, dass der Ordner nicht im Ordnerbereich erscheint?
Immer mehr Lieferanten, Dienstleister und Behörden verschicken ihre Rechnungen inzwischen als E-Rechnung. Im Posteingang fällt das oft gar nicht auf: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht aus wie ein ganz normales PDF-Dokument, und eine XRechnung kommt als unscheinbare XML-Datei im Anhang an. Wer nur das PDF öffnet, ausdruckt und bucht, übersieht leicht, dass die eigentliche Rechnung in einer strukturierten Datei steckt – und dass deren Inhalt für den Rechnungsbetrag maßgeblich ist. Mit dem kostenlosen SmartTools E-Rechnung Prüfer 2.6 für Outlook sehen Sie auf einen Blick, ob eine E-Mail eine E-Rechnung enthält und in welchem Format sie vorliegt. Wir zeigen in diesem Beitrag, wie der Prüfer arbeitet und warum er gerade jetzt wichtig ist.
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen, aber bei Office 2021 hat sich der Zeitraum auf nur noch 5 Jahre halbiert.
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine erinnern lassen, gibt es immer wieder das lästige Problem, dass das Erinnerungsfenster von anderen Anwendungen verdeckt wird. Zumindest in Outlook 365 können Sie das Problem endlich mit einer wenig bekannten Option beheben. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp nicht nur wo Sie die Option finden, sondern liefern auch eine passende Lösung für ältere Outlook-Versionen.
FRAGE Ich wollte kürzlich meinen Urlaub für das nächste Jahr planen. Dabei schaue ich auch immer nach den Feiertagen. Wenn bewegliche Feiertage günstig liegen, kann das den einen oder anderen Urlaubstag sparen. Jetzt musste ich aber feststellen, dass im Feiertagskalender von Outlook gar nicht alle Feiertage für 2027 enthalten sind. Es fehlen zum Beispiel Ostern und Pfingsten. Der "Tag der Arbeit" am 1. Mai ist dagegen vorhanden. Haben Sie eine Erklärung dafür, dass nicht alle Feiertage im Kalender stehen? Oder wissen Sie, wie ich sie nachrüsten kann?
Wenn Sie zum Beispiel jede Woche eine bestimmte Datei, die jeweils mit aktuellen Daten gefüllt wird, an eine andere Abteilung Firma schicken müssen, bieten Outlook-Startparameter eine wenig bekannte Möglichkeit, diese Standardaktion deutlich zu vereinfachen. Mit Startparametern beeinflussen Sie, was beim Starten von Outlook passiert. Sie können Outlook zum Beispiel über die Windows-Eingabeaufforderung starten und hinter dem Dateinamen OUTLOOK.EXE einen Parameter wie "/resetnavpane" eingeben, um die Ordnerliste zurückzusetzen. Mehr dazu im aktuellen Tipp.
FRAGE Ich arbeite mit dem neuen Outlook und möchte möglichst viel Platz für die Bearbeitung meiner E-Mails haben. Nach etlichem Suchen habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, die Ordnerliste auszublenden: Ansicht-Layout-Ordnerbereich-Ordnerliste-Ausblenden. Jetzt stehe ich aber vor dem nächsten Problem. Wenn ich aus dem Posteingang in einen anderen E-Mail-Ordner – zum Beispiel den Ordner "Gesendete Elemente" – wechseln will, muss ich über den Ansichtsbefehl erst wieder die Ordnerliste einblenden. Dann kann ich den gewünschten Ordner auswählen, und für eine optimale Bearbeitung blende ich die Ordnerliste anschließend wieder aus. Geht das nicht einfacher?
Wir haben in Outlook Weekly bereits gezeigt, wie sich das Alter einer Person berechnen und im Kontaktordner anzeigen lässt. Viele Anwender erfassen Geburtstage und Jubiläen aber nur im Kalender und möchten dann natürlich die Altersberechnung auch im Outlook-Kalender durchführen. Wie Sie das Alter bei Geburtstagen auch im Kalender anzeigen lassen, dass erklären wir Schritt für Schritt in diesem Tipp.
FRAGE Ich nutze ein E-Mail-Konto bei einem lokalen Provider. Der Provider hat nun die Sicherheitseinstellungen geändert und deshalb andere Verschlüsselungsmethoden und Ports eingerichtet. Wenn ich in Outlook aber Datei-Kontoeinstellungen-Kontoeinstellungen aufrufe und für mein E-Mail-Konto die Schaltfläche Ändern anklicke, kann ich nur allgemeine Einstellungen anpassen. An Details wie die Portzuweisung gelange ich auf diesem Weg nicht. Können Sie mir verraten, wie ich die erweiterten E-Mail-Einstellungen erreiche?
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