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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.1 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen jetzt per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten und nach den Vorgaben des neuen ZUGFeRD-Standards 2.5 anzeigen und validieren!
In der Ansicht "Aktive Termine" können Sie sich zwar einen Überblick über alle anstehenden Termine in Ihrem Kalender verschaffen, wenn Sie allerdings schnell einmal wissen möchten, wie viel Zeit noch für Termine bei einem bestimmten Kunden oder in einem bestimmten Zeitraum (diese Woche, nächsten Monat) anfällt oder wie viele Stunden Sie für bestimmte Termine in Rechnung stellen können, lässt Outlook Sie im Stich. Die Lösung: Mit einem kleinen Makro aus diesem Tipp können Sie sich ganz einfach die Gesamtdauer der Termine anzeigen lassen, die in der aktuellen Ansicht markiert sind.
FRAGE Wenn ich eine Besprechung plane und die Teilnehmer in die Felder Erforderlich oder Optional eintrage, führt das dazu, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmenden sehen. Mitunter schicke ich Besprechungsanfragen aber auch an private E-Mail-Adressen, die nicht für alle sichtbar sein sollen. Wie kann ich verhindern, dass die E-Mail-Adressen der Besprechungsteilnehmer öffentlich angezeigt werden?
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 2.5 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Die aktuelle Version 2.5 unterstützt jetzt den neuesten ZUGFeRD-Standard 2.5!
Jeder Outlook-Anwender hat das schon erlebt: Sie möchten eine E-Mail aus dem Posteingang in einen anderen Ordner verschieben und ziehen sie dazu mit der Maus aus der Posteingangsliste in den Ordnerbereich. Sie lassen dann aber die Maustaste zu früh los, so dass die E-Mail nicht im beabsichtigten Zielordner landet , sondern in irgendeinem anderen Outlook-Ordner. Und Sie wissen dann nicht genau, über welchem Ordner Sie die Maustaste losgelassen haben. Müssen Sie jetzt alle Ordner manuell durchsuchen, um die verschollene E-Mail wiederzufinden?
FRAGE Seit einiger Zeit tauchen in meinem Outlook Schaltflächen für Copilot, also die KI-Funktionen von Microsoft, auf. So bietet mir Outlook zum Beispiel im E-Mail-Fenster an, den Inhalt zusammenzufassen. Aus Datenschutzgründen möchte ich aber keinen Gebrauch von der künstlichen Intelligenz machen, vor allem weil manche E-Mails vertrauliche Informationen enthalten. Deshalb meine Frage: Kann ich Copilot in Outlook ausschalten? In den Programmoptionen habe ich keine Einstellungen für Copilot gefunden.
Haben Sie immer alle anstehenden Geburts- und Jahrestage im Blick? Mit der neuesten Version 9.5 unserer SmartTools Geburtstags-Erinnerung für Outlook verpassen Sie in Zukunft keinen Ehrentag – egal aus welchem Kontakte-Ordner: Der Assistent prüft Ihre Kontakte auf eventuell vermerkte Geburtstage und zeigt Ihnen die Geburtstagskinder in einem übersichtlichen Dialog an. Dabei können Sie gezielt beispielsweise die Geburtstage von heute, den nächsten drei Tagen, dieser Woche oder dieses Monats mit einem Mausklick anzeigen und zusätzlich für jedes Geburtstagskind Zusatzinformationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ablesen und sogar per Mausklick eine Geburtstagsmail abschicken!
Wenn Sie mehrere Kalender angelegt haben, die nun in einen Standardkalender zusammengeführt werden sollen, hilft Outlook zunächst einmal nicht weiter. Es gibt keinen direkten Befehl für das Kopieren oder Verschieben aller Termine in einen anderen Kalender. Ihnen stehen aber zwei Alternativmethoden zur Verfügung: Sie kopieren die Termine aus einer Listenansicht in den gewünschten Zielkalender oder Sie nutzen die Export/Import-Funktion, um Termine zu übertragen.
FRAGE In unserer Firma setzen wir ein Business-Paket von Microsoft 365 ein und ich bin für die Verwaltung der Benutzerkonten verantwortlich. Für einige Benutzer habe ich E-Mail-Aliase eingerichtet, damit sie E-Mails sowohl über ihre persönliche E-Mail-Adresse als auch über allgemeine Adressen wie "sekretariat@<unsere_Domäne>.de" oder "buchhaltung@<unsere_Domäne>.de" verschicken können. Das funktioniert leider nicht: Die Benutzer können beim Erstellen einer neuen E-Mail zwar über das Von-Feld eine alternative E-Mail-Adresse auswählen. Beim Empfänger erscheint als Absender aber trotzdem die Hauptadresse des Benutzers. Wissen Sie, warum der Einsatz der E-Mail-Aliase nicht funktioniert?
Viele Anwender möchten von Zeit zu Zeit Kontakte aus dem Outlook-Kontaktordner in eine Excel-Datei exportieren. Wenn Sie es mit der Listenansicht des Kontaktordners versuchen, in der alle Einträge markiert und dann per Zwischenablage in eine Excel-Tabelle kopiert werden, gibt es ein Problem mit den Telefonnummern: Es fehlen Nullen am Anfang oder die Rufnummern werden in Exponentialschreibweise angezeigt. Wir zeigen in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie der Export ganz einfach klappt.
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