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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Es kommt immer wieder vor, dass Betreffzeilen von Terminen nachträglich geändert werden müssen. Mit der Makrolösung aus diesem Tipp haben Sie dafür das perfekte Tool zur Hand. Damit können Sie mit einer simplen Suchen und Ersetzen-Aktion sämtliche Termine in Ihrem Kalender überarbeiten. Falls Ihnen die Vorgehensweise unseres Makros nicht gefällt, steht es Ihnen frei, den VBA-Code an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Als Hilfestellung erklären wir zum Abschluss unseres Tipps die programmiertechnischen Details.
FRAGE In einer früheren Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly haben Sie beschrieben, wie sich Termine durch das Ziehen mit der Maus im Kalender kopieren lassen. Zu diesem Zweck muss man gleichzeitig die Strg-Taste festhalten. Ich kenne eine Alternative: Ähnliches erreicht man doch auch durch das Ziehen mit der rechten Maustaste. Vielleicht können Sie diese Newsletter-Leser auch auf diese alternative Methode hinweisen.
In der Ordnerliste von Outlook erscheinen manchmal einige Ordner mit ihrer englischen Bezeichnung: zum Beispiel "Draft" anstelle von "Entwürfe", "Sent" anstelle von "Gesendete Elemente" oder "Trash" anstelle von "Gelöschte Elemente". Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die diese Ordner umbenennen oder auf einem anderen Weg die deutschen Bezeichnungen verwenden möchten. Wir zeigen in diesem Tipp, welche Möglichkeiten Sie dazu haben.
Mit dem neuen SmartTools Monatskalender 2026 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Die brandneue Version 2025 bietet ein neues Kalenderdesign und eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Außerdem können Sie jetzt beliebig viele Kalender einfügen, so dass zum Beispiel komplette Jahresübersichten möglich sind.
Dinge ändern sich. Manchmal betrifft das auch die Informationen in der Betreffzeile eines Outlook-Termins. Bei einem einzigen Termin ist das unproblematisch. Aber wenn Sie mehrere Termine bearbeiten und dabei immer wieder dieselben Änderungen vornehmen müssen, wird es anstrengend. Abhilfe schafft die Makrolösung, die wir in diesem Tipp vorstellen. Sie erlaubt ein einfaches Suchen und Ersetzen in allen Terminen Ihres Kalenders. Den Makrocode hatten Sie bereits im ersten Teil unseres Tipps eingegeben. Schauen Sie nun, wie Sie die Lösung in Outlook einsetzen.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter beschrieben, wie sich gelöschte E-Mails von einem Exchange-Server wiederherstellen lassen, nachdem sie aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt worden waren. Sie wiesen darauf hin, dass der Server die E-Mails bis zu 14 Tage vorhält. Kann man diesen Zeitraum erweitern, damit sich E-Mails im Notfall zum Beispiel auch nach 30 Tagen noch wiederherstellen lassen? Da wir in unserer Firma Microsoft 365 mit Exchange Online einsetzen, habe ich in den Exchange-Einstellungen schon nach einer entsprechenden Option gesucht, aber leider nichts gefunden.
Kommen Sie auch nicht ohne Ihren Outlook-Kalender aus? Der Terminplaner ist eine unschätzbare Hilfe beim Koordinieren Ihrer Arbeitsabläufe. Umso wichtiger ist es, dass Sie am Betreff eines Termins sofort erkennen, was zu tun ist und worum es bei dem Termin geht. Dazu geben Sie manchmal den Namen einer Kontaktperson oder eine Projektbezeichnung in die Betreffzeile des Termins ein. Doch was ist, wenn sich diese Informationen zwischenzeitlich ändern? Dann gibt es womöglich Dutzende Termine mit fehlerhaften Betreffzeilen. Es wäre mühsam, jeden Termin einzeln anzupassen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine Makrolösung vor, die ein automatisches Suchen und Ersetzen in den Betreffzeilen von Terminen durchführt, damit Sie wieder auf dem aktuellen Stand sind.
FRAGE Outlook zeigt nach dem Start standardmäßig den Ordner an, den ich in den Optionen ausgewählt habe. Ich würde nach dem Start gerne je nach Situation jeweils direkt einen anderen Ordner anzeigen. Gibt es eine Möglichkeit, mehrere Start-Symbole zu erstellen und dann individuell festzulegen, ob nach dem Start beispielsweise der Kalender, der Posteingang oder der Kontakteordner angezeigt werden soll?
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen. Dieser Zeitraum läuft in nur 2 Monaten aus. Gleichzeitig endet auch der Support für Office 2019, denn bei den aktuellen Versionen ist Microsoft nicht mehr so großzügig mit der Unterstützung durch Sicherheitsupdates.
Im Kalender von Outlook gibt es die vordefinierten Ansichten Woche und Arbeitswoche. Die "Arbeitswoche" ist besonders praktisch, weil die Wochenenden ausgeblendet sind und so mehr Platz für die eigentlichen Arbeitstage bleibt. Eine Ansicht "Arbeitsmonat", also eine Monatsübersicht ohne die Wochenenden, gibt es allerdings nicht. Sie können auch keine neue Ansicht definieren, die eine Monatsübersicht zeigt und automatisch die Wochenenden ausblendet. Aber es gibt zwei Methoden, die als Alternativen in Frage kommen. Unser Tipp zeigt, wie Sie vorgehen müssen.
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