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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
SmartTools Outlook Backup ist die Lebensversicherung für Ihr Outlook: Schützen Sie sich mit minimalem Aufwand vor dem Verlust Ihrer E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen aus Outlook. SmartTools Outlook Backup hat sich seit vielen Jahren bei zehntausenden von zufriedenen Anwendern bewährt. Es sichert voll automatisch nicht nur einfach die Datendateien von Outlook, sondern jedes noch so kleine Detail Ihrer Outlook-Installation. Auf diese Weise ist auch eine blitzschnelle Übertragung auf eine neue Windows 11-Installation möglich.
Manchmal passiert es, dass Sie einen Kontakt versehentlich aus Ihrem Kontaktordner löschen. Das geht in Outlook leider sehr schnell, weil dazu ein einfacher Druck auf die Entf-Taste genügt. Wenn Sie das Missgeschick sofort bemerken, können Sie es wieder rückgängig machen, indem Sie den Kontakt sofort aus dem Outlook-Ordner für gelöschte Elemente wiederherstellen. Das kann aber auch schnell in Vergessenheit geraten, und dann sind die Kontaktdaten weg. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie Outlook so einrichten, dass sich Kontakte erst nach vorheriger Rückfrage löschen lassen.
FRAGE Wenn ich meinen Kontaktordner öffne, sind die Adressen wie gewünscht nach dem Nachnamen sortiert. Wenn ich aber eine E-Mail schreibe und auf die An- bzw. die Cc-Schaltfläche klicke, zeigt mir Outlook die Adressen immer nach dem Vornamen sortiert an. Das passiert erst, seitdem ich zu einer aktuellen Outlook-Version gewechselt bin. Können Sie mir verraten, wie ich bei der Auswahl der E-Mail-Empfänger wieder die Sortierung "Nachname, Vorname" erhalte?
In vielen Bereichen werden täglich Nachrichten mit gleich lautenden Betreffzeilen an mehrere Empfänger verschickt. Wenn Sie dabei Lesebestätigungen anfordern, gibt es ein Problem: Da die Empfänger die Nachrichten nicht immer am gleichen Tag lesen, treffen die Bestätigungen häufig erst einige Tage später ein. Am Betreff ist dann nicht zu erkennen, auf welche Nachricht sich die Lesebestätigung bezieht. Zum Beispiel: Sie verschicken täglich aktuelle Preislisten mit dem Betreff "Anbei aktuelle Preisliste". Um das oben geschilderte Problem zu lösen, müsste bei jeder Nachricht das aktuelle Tagesdatum in den Betreff eingegeben werden, so dass Sie später am Betreff "Gelesen: Aktuelle Preisliste vom 16.8.25" erkennen können, dass der Empfänger die Preisliste erhalten hat. Dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe der VBA-Routine aus diesem Tipp vermeiden.
Outlook kann Sie effektiv beim Organisieren Ihrer E-Mails unterstützen. Was ist wichtig? Welche E-Mails können erst einmal warten? Wie bleibt der Posteingang überschaubar? Mit Hilfe von Regeln können Sie bestimmte E-Mails automatisch zur schnellen Beantwortung kennzeichnen. Oder Sie lassen E-Mails bestimmter Absender generell in entsprechende Unterordner verschieben, damit Sie sie später in Ruhe durchlesen können. Unser beliebtes E-Book zeigt, wie Sie Outlook-Regeln effektiv einsetzen.
In den E-Mail-Optionen von Outlook gibt es ein Kontrollkästchen namens Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt. Auch wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, erhalten Sie in der Regel dennoch keine Warnungen über fehlende Dateianhänge - selbst, wenn im E-Mail-Text Wörter wie "Anlage" oder "Dateianhang" verwendet werden und Sie tatsächlich vergessen habe, die entsprechende Datei anzuhängen. Das Problem: Die Option funktioniert, auch wenn es sie schon seit Outlook 2013 gibt, allenfalls bei englischen Texten. Auf deutsche Begriffe wie "Anlage" oder "angehängt" reagiert sie nicht. Unser Tipp hilft weiter.
FRAGE Ich muss sehr häufig Teams-Meetings planen. Daran nehmen sowohl Personen aus unserer Firma als auch externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teil. Wenn ich eine Besprechung in Outlook anlege, kann ich im Terminplanungs-Assistenten aber nur die Verfügbarkeit der firmeninternen Personen sehen. Das führt dazu, dass ich oft zum Telefonhörer greifen muss, um einen Termin zu finden, an dem auch die externen Teilnehmer Zeit haben. Oder es entwickelt sich ein zeitraubender E-Mail-Austausch für die Terminfindung. Geht das nicht auch einfacher?
Als Microsoft 365-Abonnent können Sie über Datei-Office-Konto am Insider-Programm teilnehmen. Outlook und die übrigen Office-Anwendungen werden daraufhin etwa einmal pro Woche im "Beta-Kanal" aktualisiert. Auf diese Weise erhalten Sie früheren Zugriff auf neue Funktionen, müssen aber in einigen Fällen auch mit Problemen rechnen, weil die Neuerungen noch nicht im Detail durchgetestet wurden. So gibt es mit dem letzten Update des Beta-Kanals erhebliche Probleme beim Start von Outlook. Die Anwendung startet entweder überhaupt nicht oder stürzt sofort ab. Inzwischen steht aber ein Bugfix zur Verfügung.
Bei empfangenen E-Mails können Sie bekanntlich via Menüband problemlos Kategorien zuweisen. Wenn Sie aber eine neue E-Mail erstellen, fehlt das Kategorie-Symbol im Menüband. Viele Anwender möchten aber auch beim Senden von E-Mails eine Kategorie zuweisen. Es ist wenig bekannt, aber tatsächlich ist das in den Nachrichtenoptionen auch beim E-Mail-Versand möglich. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Sie veröffentlichen immer wieder interessante Makros, die mir in meinem Outlook gute Dienste geleistet haben. Jetzt habe ich aber einen neuen PC bekommen und möchte die Makros auch in meiner neuen Outlook-Version nutzen. Wie schaffe ich das? Von meinem alten PC habe ich die Datei VBAPROJECT.OTM gesichert. Hilft mir das weiter? Wenn ja: Wie kann ich diese Makrodatei in das Outlook auf meinem neuen PC einbinden?
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