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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Viele Anwender lassen sich von Outlook an Termine oder die Nachverfolgung von E-Mails erinnern. Wenn Sie zum Erinnerungszeitpunkt allerdings in einem anderen Programm arbeiten, können Sie nur am Blinken des Outlook-Symbols in der Taskleiste erkennen, dass Sie Outlook an etwas erinnern möchte. Erst über das Taskleistensymbol lässt sich das Erinnerungsfenster einblenden. So haben Sie vielleicht schon den einen oder anderen wichtigen Termin übersehen. Immer wieder fragen uns Leser danach, wie man Outlook dazu bringen kann, dass das Erinnerungsfenster immer im Vordergrund vor allen anderen Programmfenstern erscheint. Mit eingebauten Outlook-Einstellungen lässt sich das leider nicht regeln. Mit unserer VBA-Lösung können Sie das Erinnerungsfenster aber automatisch in den Vordergrund holen.
FRAGE Meine E-Mails verschicke ich normalerweise im HTML-Format. Bei manchen Empfängern – insbesondere auf Mobilgeräten – führt das aber dazu, dass der Text in einer winzigen Schriftgröße dargestellt wird und kaum zu lesen ist. Testweise habe ich den Empfängern E-Mails im Nur-Text- oder Rich Text-Format geschickt. Dabei war die Schriftgröße in Ordnung. Je nach Empfänger möchte ich meine Mails jetzt entweder im HTML- oder im Rich Text-Format verschicken. Wie ich gelesen habe, soll es eine entsprechende Einstellung in den Kontakten von Outlook geben. Aber wie erreiche ich die? Und wie kann ich das Nachrichtenformat dauerhaft für einzelne Kontakte ändern?
Sind Sie bereits Opfer der Zwangsumstellung auf das neue Outlook geworden? Dann besteht derzeit kein Grund zur Sorge, denn Sie können jederzeit zum klassischen Outlook zurückkehren. Aber vielleicht wollen Sie die Zwangsumstellung generell verhindern. Dann sollten Sie schnell handeln, denn selbst in den Business-Versionen von Microsoft 365 läuft aktuell die Phase, in der Sie ungefragt auf das neue Outlook umgestellt werden. Wie Sie das verhindern oder rückgängig machen, verraten wir Ihnen in diesem Teil unseres Tipps.
FRAGE Nachdem mein Outlook nicht mehr starten wollte und immer nur eine Fehlermeldung über ein "ungültiges XML" lieferte, habe ich versucht, den Fehler mit dem Startparameter "/resetnavpane" zu lösen. Dazu habe ich mit Windows + R das Dialogfenster Ausführen geöffnet und folgenden Befehl eingegeben: outlook.exe/resetnavpane. Das Starten dieses Befehls führt jedoch zu einer neuen Fehlermeldung, und zwar, dass die Datei nicht gefunden werden kann. Haben Sie eine Idee, wie ich Outlook reparieren kann?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der neue SmartTools AutoFiler 6.5 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
Das " neue Outlook" lässt leider immer noch sehr viele Wünsche offen. Einige der Nachteile hatten wir im ersten Teil dieses Tipps genannt. Was können Sie also tun, um möglichst lange beim gewohnten "klassischen Outlook" zu bleiben? Oder wie kehren Sie zum klassischen Outlook zurück, wenn Sie bereits ungewollt auf das neue Outlook umgestellt wurden? Mit diesen Fragen beschäftigen wir uns in diesem Tipp.
FRAGE Es kommt manchmal vor, dass ich auf eine E-Mail antworte und nach dem Versand feststelle, dass ich etwas vergessen habe. Also möchte ich meine Antwort überarbeiten und dann erneut senden. Wenn ich dazu im Posteingang auf die ursprüngliche Nachricht antworte, fehlt logischerweise mein bisheriger Antworttext. Und wenn ich im Ordner "Gesendete Elemente" auf meine eigene Antwort antworte, trägt Outlook den falschen E-Mail-Empfänger ein. Outlook will die Nachricht dann an mich selbst schicken und nicht an den eigentlichen Empfänger. Gibt es keinen einfacheren Weg, als den Inhalt der bisherigen Nachricht in eine ganz neue E-Mail zu kopieren, in der ich dann auch noch Betreffzeile und Empfänger erneut eingeben muss?
Es kommt häufig vor, dass Outlook die zuletzt eingegangenen E-Mails nicht sofort anzeigt. Auf dem Smartphone können Sie die E-Mails im Vergleich dazu zum Beispiel längst sehen. In Outlook nützt aber nicht einmal ein erzwungenes Senden und Empfangen. Erst nach einem Neustart von Outlook erscheinen die jüngsten E-Mails im Posteingang. In diesem Tipp beschreiben wir einige Lösungsansätze für das Problem.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.2 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Ab sofort steht die neue Version 1.2 mit einer komplett überarbeiteten besseren Darstellung für E-Rechnungen zur Verfügung.
Das neue Outlook ist weiter auf dem Vormarsch und vielleicht ist es auch schon auf Ihrem PC gelandet. Denn über eines der jüngsten Windows-Updates ersetzt es ungefragt die bisherige Windows Mail-App. Und selbst das Office-Paket aus Microsoft 365-Abonnements ist nicht sicher. Wenn Sie nicht gegensteuern, wird das klassische Outlook einfach durch das neue Outlook ersetzt, obwohl weiterhin zahlreiche essenzielle Funktionen fehlen und es keine Fortschritte beim Datenschutz gibt. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat sogar in einem aktuellen Rundschreiben explizit darauf hingewiesen, dass ein datenschutzkonformer Einsatz der Anwendung derzeit nicht möglich ist. Das nehmen wir zum Anlass für einen weiteren Tipp zur neuen Outlook-App, in dem wir uns mit den damit verbundenen Problemen auseinandersetzen und auf die Möglichkeiten eingehen, das neue Outlook im Zaum zu halten.
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