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Wenn Sie eine Besprechungsanfrage per E-Mail erhalten, trägt Outlook den Termin schon automatisch in den Kalender ein, obwohl Sie noch gar nicht auf die Anfrage reagiert haben. Auch wenn der Termin gräulich und gewissermaßen als inaktiv dargestellt wird, irritiert das bei der allgemeinen Terminplanung. Der Kalender sieht dadurch voller aus als er ist. In diesem Tipp zeigen wir, wie Besprechungen erst dann im Kalender erscheinen, wenn Sie zugesagt haben.
FRAGE Ich habe den Kalender meines alten PCs in einer Datendatei gespeichert. Nun möchte ich die gespeicherten Termine in den Outlook-Kalender auf meinem neuen PC einfügen. Mit meinen bisherigen Versuchen konnte ich den alten Kalender leider nur als Unterordner mit dem Namen "Kalender 1" in mein aktuelles Outlook importieren. So fehlen mir natürlich wichtige Funktionen wie zum Beispiel Terminerinnerungen. Haben Sie einen Tipp, wie ich die alten Termine in den Standardkalender meines neuen Outlooks einfügen kann?
Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. Genau diese fehlende Outlook-Erweiterung steht ab sofort mit SmartTools E-Rechnung Freezum kostenlosen Download zur Verfügung.
Wenn Sie im Outlook-Kalender ganztägige Ereignisse anlegen, werden diese immer als "Frei" angezeigt. Das zu Terminkonflikten führen, weil andere Mitarbeiter bei der Terminplanung die "freien" Ereignisse ignorieren und Besprechungen an Tagen ansetzen, an denen Sie den ganzen Tag außer Haus sind. Besser wäre es deshalb, wenn Outlook ganztägige Ereignisse automatisch als "Abwesend" kennzeichnen würde. Mit Bordmitteln lässt sich die Einstellung allerdings nicht ändern. Aber mit unserer Makrolösung kommen Sie weiter.
FRAGE Es gibt einige Firmen, die mir mehrmals am Tag Spamnachrichten (Junk-E-Mails) schicken. Es reicht hier leider nicht aus, den Absender zu blockieren, da die Absenderadresse jedes Mal leicht variiert – zum Beispiel erst "abc@spamfirma.de", dann "def@spamfirma.de" usw. Gleich bleibt nur die Absenderdomäne. Deshalb meine Frage: Gibt es in Outlook die Möglichkeit, alle Absender einer Domäne auf einmal zu blockieren?
Es kommt immer wieder vor, dass Sie den aktuellen Inhalt der Zwischenablage per E-Mail verschicken möchten. Normalerweise legen Sie dazu zunächst eine neue Mail an, klicken in das Nachrichtenfenster und fügen dann den Inhalt der Zwischenablage ein. Wenig bekannt ist die folgende nützliche Abkürzung: Nachdem Sie die gewünschten Informationen beispielsweise aus dem Browserfenster oder aus einem Dokument in die Zwischenablage kopiert haben, wechseln Sie nach Outlook und wechseln in den Posteingang (sofern er nicht bereits aktiv ist).
Wenn Sie von einem anderen Outlook-Benutzer eine Verteilerliste als Anhang einer E-Mail erhalte, können Sie sie leider nicht in Ihren Kontaktordner einfügen. Ein Doppelklick auf die angehängte Datei öffnet nur ein neues E-Mail-Fenster mit einer seltsamen Absenderadresse. Und wenn Sie die angehängte Datei/Verteilerliste mit der Maus in den Kontaktordner ziehen, öffnet sich ein neuer Einzelkontakt, der ebenfalls rätselhafte Angaben enthält. Eine Verteilerliste erhalten Sie aber in keinem der beiden Fälle.
FRAGE Einzelne Termine oder auch Besprechungen aus meinem eigenen Outlook-Kalender möchte ich gerne an unsere Arbeitsgruppe übermitteln. Für die gemeinsame Terminplanung haben wir schon einen eigenständigen Kalender eingerichtet, der bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Outlook eingebunden ist. Wie schaffe ich es am schnellsten, Termine aus meinem Kalender in den gemeinsamen Kalender zu kopieren? Einen Kopierbefehl habe ich weder im Menüband noch im Kontextmenü eines Termins gefunden.
FRAGE Auf unserem Exchange Server haben wir als öffentlichen Ordner einen "Teamkalender" angelegt, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Um schnell die allgemeinen Termine kontrollieren zu können, möchte ich Outlook dazu bringen, sofort nach dem Start unseren Teamkalender anzuzeigen. In den Outlook-Optionen kann ich als "Startordner" aber keine öffentlichen Ordner auf unserem Exchange Server auswählen. Ich hatte dann die Idee, eine Desktop-Verknüpfung anzulegen, die Outlook startet und automatisch in den öffentlichen Teamkalender wechselt. Ist das machbar?
Viele Anwender haben mehrere Konten in Outlook eingerichtet und somit entsprechend viele Posteingangsordner. Idealerweise würde man sich natürlich wünschen, alle Konten in einem globalen Posteingangsordner zusammenführen zu können. Ein solcher gemeinsamer Posteingang für alle eingerichteten E-Mail-Konten ist ein sehr häufig nachgefragter Wunsch. Leider ist das in Outlook derzeit nicht machbar, aber wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie zumindest schnell zwischen den einzelnen Posteingangsordnern wechseln können.
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