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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Informationen aus der Datenquelle direkt in einen Serienbrief zu übernehmen ist kein Problem, aber wie sieht es aus, wenn Sie Daten flexibel berechnen möchten? Zum Beispiel soll ein Feld mit dem Datum in 14 Tagen verwendet werden. Mit den Datumsfeldern von Word können Sie tatsächlich keine Berechnungen anstellen. Am einfachsten ist es, das zukünftige Datum per VBA-Makro berechnen zu lassen, und zwar mit einem Makro, das Word automatisch beim Zusammenführen von Datenquelle und Seriendruckdokument ausführt. Unser Tipp liefert eine fertige Lösung.
FRAGE Ich möchte mit dem Befehl Sendungen-Erstellen-Umschläge einen Briefumschlag vorbereiten und dabei die Schriftart der Absenderadresse ändern. Dazu habe ich im Dialog des genannten Befehls die Optionen geöffnet, die Schriftart der Absenderadresse angepasst und dann auf Als Standard festlegen geklickt. Leider ignoriert Word meine Änderung und behält weiterhin seine Standard-Schriftart bei. Haben Sie eine Idee, wie ich die Schriftart der Absenderadresse permanent ändern kann?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine Tabelle fest an einer bestimmten Stelle fixieren möchten. Zum Beispiel oben rechts auf der Seite, um dort bestimmte Bearbeitungsvermerke einzugeben. Der normale Text soll um die Tabelle herumfließen. Wir zeigen in unserem Tipp, wenn das mit wenig Aufwand gelingt. Tabellen können nämlich - ähnlich wie Abbildungen oder andere Grafikobjekte - frei auf einer Seite platziert werden.
Über das Menü Einfügen-Schnellbausteine-Feld können Sie viele nützliche Informationen wie das Druckdatum, Ihre Absenderangaben oder Pfad und Dateiname des Dokumentes an beliebiger Position (Text, Kopf-/Fußzeile, Tabelle) im Dokument ausgeben lassen. Zusätzlich zu diesen direkt über Feldfunktionen erreichbaren Informationen können Sie für ein Dokument über Datei-Informationen-Eigenschaften-Erweiterte Eigenschaften auf der Registerkarte "Anpassen" weitere Daten wie einen Abteilungsnamen, eine Projektbezeichnung oder Kontrollvermerke hinterlegen.
FRAGE Ich habe mehrere Bilder in der Zeichnungsebene eingefügt, so dass ich sie frei auf der Seite positionieren kann. Aus Grafikprogrammen kenne ich es, dass beim Verschieben eines Bildes automatisch Linien erscheinen, die beim Ausrichten an anderen Bildelementen helfen. Ein Bekannter sagte mir, dass dies in Word genauso sei. Bei mir ist das aber leider nicht der Fall. Wissen Sie, wie ich diese Ausrichtungsmöglichkeit in Word nutzen kann?
Wie viel Zeit haben Sie schon bei der Suche nach einem wichtigen Dokument verschwendet? Vergessen Sie die umständliche Suche nach Word-Dateien in den Verzeichnissen Ihrer Festplatte, im Netzwerk oder der Cloud: Unser kostenloses Add-In SmartTools QuickStart stellt Ihnen einen Schnellstartbereich in Word zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks ordnen Sie Dokumente in frei definierbaren Ordnern ein. Anschließend sind diese Dateien jederzeit abrufbereit, ohne dass Sie jemals wieder danach suchen oder in das entsprechende Verzeichnis wechseln müssen. Einzelne Dokumente lassen sich dabei ebenso wie eine Gruppe von bis zu drei Dateien mit einem Mausklick öffnen. Unser Tipp zeigt, wie einfach Sie mit der Word-Erweiterung Ihre Produktivität erhöhen.
Die Arbeit mit sehr umfangreichen Word-Dokumenten kann sehr langsam sein. Es bietet sich daher an, zum Beispiel eine Dokumentation auf mehrere Dokumente zu verteilen. Jedes Dokument entspricht einem Kapitel der Dokumentation. Nun benötigen Sie allerdings noch ein Inhaltsverzeichnis für die gesamte Dokumentation; also ein Inhaltsverzeichnis über alle zugehörigen Dokumente. Wir zeigen in diesem Tipp, wie das mit wenig Aufwand gelingt.
FRAGE Ich arbeite häufig mit der Kombination von Word und Excel. Dabei binde ich Daten aus Excel-Tabellen in ein Dokument ein. Dabei passiert es immer wieder, dass ich meine Dateien neu organisiere. Ist es irgendwie möglich, die Verknüpfung zu einer Excel-Tabelle automatisch zu erhalten, auch wenn die Excel-Datei in einen anderen Ordner oder auf ein anderes Laufwerk verschoben wird? Vielleicht gibt es ja eine Lösung in Form eines VBA-Makros.
Word bietet beim Seriendruck standardmäßig keine Möglichkeit, den Status eines Ja/Nein-Feldes automatisch als ein- oder ausgeschaltetes Kontrollkästchen anzuzeigen. Sie können sich aber behelfen und mit Word-Feldfunktionen prüfen, ob im Seriendruckfeld ein "x" steht, und dann je nach Feldzustand unterschiedliche Zeichen aus einer Symbolschriftart wie "Wingdings" ausgeben lassen. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE In einem Text sind bestimmte Spezialausdrücke nicht korrekt geschrieben. So wird zum Beispiel die Kurzform von Kohlenstoffdioxid immer als "CO2" geschrieben. Ich möchte aber die korrekte Schreibweise mit tiefergestellter 2 verwenden: CO2. Darum habe ich es mit einer Suchen-und-Ersetzen-Aktion versucht. Im Ersetzen-Dialog finde ich aber keine Möglichkeit, nur für einen Teil des Ersetzungstextes eine andere Formatierung einzustellen. Die Formatoptionen gelten immer für den gesamten Ersetzungstext. Wissen Sie, wie ich "CO2" schnell im gesamten Dokument durch "CO2" ersetzen kann?
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