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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Es hat lange gedauert, aber ab sofort haben endlich alle Excel 365-Anwender die Möglichkeit, schnell und komfortabel Kontrollkästchen in Tabellen zu verwenden. Sie markieren dazu einfach die gewünschten Zellen und klicken auf die neue Funktion Einfügen-Kontrollkästchen. In den Zellen wird daraufhin zentriert ein Kontrollkästchen angezeigt. Der Zellinhalt ändert jeweils auf "FALSCH". Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen per Mausklick oder über die Leertaste, ändert sich der Inhalt auf WAHR.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie die Ausrichtung von Zellinhalten davon abhängig machen möchten, ob es sich um Zahlen oder Text handelt. In einer Planungsübersicht möchten Sie beispielsweise Zahlenwerte zentriert in den Zellen ausrichten. Die Spaltenbreite haben Sie optimal für dreistellige ganze Zahlen angepasst. Wenn in der Planungstabelle aber Textwerte wie "Urlaub" oder "Konferenz" eingegeben werden, kann Excel den Inhalt aufgrund der zentrierten Ausrichtung nicht mehr vollständig anzeigen - zumindest wenn in der links angrenzenden Zelle etwas steht. Hilfreich wäre also eine bedingte Formatierung, die Zahlen zentriert und Textwerte im Standardformat bzw. linksbündig darstellt. So würden die Texte vollständig angezeigt, sofern rechts daneben genug Platz ist.
Mit GPT-4o (o = omni) hat OpenAI im Mai sein bisher leistungsfähigstes Sprachmodell vorgestellt. Obwohl die Preise in den letzten Monaten stark gefallen sind, kostet der Einsatz dieses KI-Modells immerhin ca. 4,60 € pro Million Input Token und ca. 13,80 € pro Million Output Token. Dabei entspricht 1 Million Token ungefähr der Textmenge von 2.500 Seiten eines Standardbuches. Mit GPT-4o mini steht ab sofort eine besonders kostengünstige Alternative zur Verfügung, die bereits deutlich leistungsfähiger ist als das Modell GPT 3.5 Turbo, das zu Beginn des KI-Hypes Ende 2022 für ChatGPT verwendet wurde. Für alltägliche Aufgaben in Word, Excel und Outlook wie dem Erstellen, Zusammenfassen, Optimieren und Übersetzen von Text oder der Analyse von Tabellendaten ist das kleine Sprachmodell optimal geeignet und es ist dabei über 20x günstiger als GPT-4o. Auch im Vergleich zu einem Abonnement von GPT Plus und Microsoft CoPilot ist der Einsatz des neuen Sprachmodells in den Office-Anwendungen besonders kostengünstig.
Mit Pivot-Tabellen werten Sie Tabellendaten im Handumdrehen nach beliebigen Kriterien aus. Meist sind aber doch ein paar zusätzliche Handgriffe erforderlich, bis die Pivot-Daten so angeordnet sind, dass sie Ihren Vorstellungen entsprechen. Vielleicht möchten Sie anstelle des Kurzformats lieber das Gliederungsformat verwenden, in dem alle Zeilenfelder in separaten Spalten angezeigt werden. Oder vielleicht möchten Sie Teilergebnisse am Anfang einer Gruppe ausgeben lassen und nicht am Ende. Das Festlegen eines Standardlayouts für Pivot-Tabellen kann daher viel Zeit und Arbeit sparen. In diesem Tipp der Woche verraten wir, wie Sie ein Standardlayout einsetzen und welche Vorteile die Funktion für Sie bringt.
FRAGE Ich führe eine Inventarliste für Elektrogeräte. In der Liste stehen das Kaufdatum, die Gerätebezeichnung sowie diverse andere Informationen. Nun möchte ich in einer weiteren Listenspalte das Ende der Garantielaufzeit (ausgehend vom Kaufdatum) berechnen lassen. Meist sind das 2 Jahre. Noch besser wäre es aber, wenn ich die Garantiezeit individuell eingeben könnte. Wenn die Garantie für ein Gerät abgelaufen ist, sollte das Datum mit dem Ende der Garantielaufzeit automatisch gelöscht werden. Können Sie mir bei dieser Aufgabe helfen?
Vor wenigen Tagen hat Microsoft zwei leistungsfähige neue Excel-Funktionen vorgestellt, die ab sofort allen Excel 365-Anwendern zur Verfügung stehen, die am Insider-Programm von Microsoft 365 teilnehmen (Beta-Kanal): SPRACHEERKENNEN und ÜBERSETZEN sind immer dann besonders hilfreich, wenn Sie mit Excel mehrsprachige Tabellen erstellen möchten. Mithilfe der Microsoft-Übersetzungsdienste können Sie sowohl die Sprache eines Strings erkennen als auch einen Text in eine von 100 Sprachen übersetzen lassen.
Microsoft hat Excel 365 und 2024 ein neues Rechenmodell spendiert. Zu den damit verbundenen Neuerungen zählen "dynamische Arrays" und darauf aufbauende Tabellenfunktionen wie FILTER, EINDEUTIG oder SORTIEREN. Mit der FILTER-Funktion können Sie zum Beispiel mit einer einzigen Formel alle Datensätze einer Liste ausgeben lassen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Normalerweise erhalten Sie dabei alle Spalten aus dem zu filternden Bereich. Mit einem genialen Trick können Sie die Ausgabe aber auch auf ganz bestimmte Spalten beschränken.
FRAGE Das Rechnen mit Kalenderwochen erscheint mir nicht so ganz einfach. Hier fehlt es meiner Meinung nach an fertigen Funktionen, die die entsprechenden Formeln deutlich vereinfachen würden. Ich habe zum Beispiel eine Liste erhalten, in der nur die Kalenderwochen als Liefertermine vermerkt sind. Ich möchte diese Informationen zur besseren Orientierung in echte Datumsangaben umwandeln. Wie kann ich das Datum des Montags der jeweiligen Kalenderwoche berechnen?
Microsoft hat Excel 365, 2024 und 2021 ein komplett neues Rechenmodell spendiert. Zu den damit verbundenen Neuerungen zählen "dynamische Arrays" und darauf aufbauende Tabellenfunktionen wie FILTER, EINDEUTIG oder SORTIEREN. Mit der FILTER-Funktion können Sie zum Beispiel mit einer einzigen Formel alle Datensätze einer Liste ausgeben lassen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Normalerweise erhalten Sie dabei alle Spalten aus dem zu filternden Bereich. Mit einem genialen Trick können Sie die Ausgabe aber auch auf ganz bestimmte Spalten beschränken.
FRAGE Ich arbeite seit Jahren mit Excel und kann ohne Probleme auch Formeln erstellen, in denen mit Datumswerten gerechnet wird. Nun bin ich aber an meine Grenzen gestoßen. In meinem neuesten Projekt möchte ich Stammbaumdaten analysieren. Naturgemäß habe ich es in diesem Fall mit Datumswerten zu tun, die sehr weit zurückliegen und da scheint Excel irgendwelche Probleme zu haben. Können Sie mir helfen?
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